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12Jun, 2019
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Cuatro buenas razones para digitalizar tus reportes de intervención

Los reportes de intervención: ¡una fuente de información a explotar!

Los reportes de intervención son documentos indispensables para el trabajo móvil. Sirven como justificativos de trabajos terminados, sintaxis de observaciones o registrar operaciones. En otras palabras, es una herramienta que hace la información accesible a todos los actores de un proyecto. Es además una fuente preciada de datos, en especial para analizar el desempeño operativo. Es por ello que conviene aprovechar las oportunidades que dan hoy las tecnologías para digitalizar soportes de trabajo como formularios e informes en papel. Actualmente, es posible crecer considerablemente en productividad digitalizando y explotando plenamente sus reportes de intervención.

Una solución como Kizeo Forms permite justamente crear formularios digitales para luego rellenarnos desde una aplicación móvil. Se puede entonces trabajar con formularios más completos que permiten agregar fotos, audios, geolocalización, cálculos automáticos, así como condiciones de validación y campos prellenados. Todo esto sin duda da como resultado un reporte de intervención más completo y fácil de crear.

Los reportes de intervención digitales

1- Mejora el flujo de información entre socios, empleados y clientes de tu empresa.

Une intervención exitosa necesita de una organización especial y de una comunicación eficaz. Para ello, los técnicos deben contar con una serie de información relevante a sus misiones como nombre, lugar de intervención, fecha, misión a efectuar, etc y con ello ir al terreno a pasar a la acción. Este trabajo de intervención si bien es necesario, toma mucho tiempo si se hace manualmente. Afortunadamente, hoy se puede simplificar y automatizar con reportes de intervenciones digitales, prellenados y duplicables. Los informes de intervención digitales abren nuevas opciones para este trabajo. Se pueden agregar numerosas funcionalidades que no existen en papel. Será posible:

  • Uniformizar y estandarizar la información a recolectar como nombre, lugar de intervención, fecha, misión a efectuar, entre otros.
  • Agregar fotos, geolocalización, lector de código de barras, etc..
  • Personalizar los formularios para que sean más fáciles de completar y con ello obtener reportes adaptado a las necesidades particulares.
  • Crear encuestas de satisfacción.
  • Enviar al instante sus documentos directamente después de la intervención: reportes, presupuestos o facturas.

2- Analiza y optimiza el trabajo en terreno

Los reportes digitales permiten recolectar, analizar y almacenar la información clave de las intervenciones. Este histórico de datos representa una fuente de información estratégica para las empresas. Si te queda usando reportes de intervención en papel, te será casi imposible responder a estas preguntas rápidamente:

  • ¿Cuál es la tasa de éxito de las intervenciones de tu empresa?
  • ¿Cuál es la duración promedio de tus reuniones con clientes?
  • ¿Qué volumen de intervenciones realiza según el tipo de trabajo?
  • ¿Cuál es el tiempo promedio por intervención?
  • ¿Cuál es el nivel de satisfacción de tus clientes ?

Con la aplicación Kizeo Forms podrás analizar fácilmente todas las intervenciones y conservar el histórico de estas; esto último es una fuente de información importante para diseñar estrategias empresariales que te permitirán diferenciarte de la competencia. Mejorando tu “conocimiento del cliente”, podrás diseñar servicios adicionales y nuevos productos adaptados a las necesidades de tus cliente, por ejemplo.

3-Valoriza la imagen de tu empresa siendo eco responsable

La digitalización del proceso de intervenciones es también una oportunidad para eliminar el uso del papel. Es una medida que no solamente te permite ahorrar considerablemente en costos sino que también responde a los clientes conscientes del medio ambiente. Prestándole atención a la dimensión eco responsable puedes llevar a cabo una política exitosa de “cero papel”, que luego te servirá para ampliar los ventajas de tu empresa en el mercado.

4- Eleva los ingresos de tu empresa

Utilizando la aplicación Kizeo Forms es posible mejorar la productividad del equipo móvil como los técnicos. Algunas razones que justifican esta afirmación son:

  • El trabajo en tiempo real: estando en el terreno, el equipo móvil puede hacer sus observaciones directamente desde su smartphone o tablet. Con ello suprime las etapas intermediarias, como tener que retranscribir la información en su ordenador al final de la jornada laboral.
  • La estandarización: evita los errores de transcripción uniformizando la captura de datos de tus equipos.
  • Simplificación del proceso de trabajo: los documentos importantes pueden transferirse automáticamente a tus prestadores, distribuidores y responsables.
  • Control de resultados: antes de enviar al cliente final, el manager puede validar los reportes de intervenciones digitales.

Digitalizar los reportes de intervención se traduce también en un tiempo suplementario para sus técnicos. Este tiempo a favor les permitirá, por ejemplo, realizar más intervenciones por día con la misma o aún mejor efectividad, todo ello mejorando las condiciones de trabajo de tu equipo.

Da a tus técnicos las buenas herramientas para que puedan dedicar más tiempo al centro de su actividad. 

« Hoy día, con Kizeo Forms, tramitamos la parte administrativa (solicitud de vacaciones, registro de las horas trabajadas, solicitudes del personal…). También, usamos Kizeo Forms para la operación en el terreno (hoja diaria, reporte de intervención, informe de seguridad, cotización…), y finalmente, digitalizamos la parte de control (control interno de los equipamientos). Kizeo Forms permite combinar a la vez eficiencia y simplicidad. Ahora podemos realmente implementar la ‘mobilidad‘ en nuestras operaciones. Con Kizeo Forms, nada es imposible ».
Guillaume CALVET, Cegelec Picardie Industrie – Vinci Energies 

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