5 consejos para conseguir formularios digitales que resulten efectivos para tu empresa

15Mar, 2021

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Durante los últimos años, el uso del papel para registrar y compartir información es cada vez menor y empieza a ser sustituido por documentos digitales. Esto obliga a las empresas a llevar a cabo una digitalización de la información para estar a la altura en sus respectivos mercados. Es por eso, que es necesario saber cómo realizar formularios óptimos para aumentar la eficiencia, agilizar procesos y disminuir costes. 

Los formularios digitales tienen un sinfín de aplicaciones que pueden ser aprovechadas para gestionar con eficacia aspectos muy diversos relacionados con la actividad de prácticamente cualquier empresa: desde el control de la factura a la organización del personal, entre otras muchas posibilidades. 

¿Qué es un formulario digital?

Un formulario digital puede definirse como la versión electrónica de un documento o formulario en papel. Se maneja desde un ordenador y/o aplicación móvil, lo que le confiere una gran flexibilidad, agilidad y comodidad del uso.

Destaca por tener la capacidad de recoger información en múltiples formatos, como textos, fotos, códigos de barra, audios, firmas digitales, geolocalización y más. Además, agiliza el flujo de la información entre los empleados y en tiempo real, con lo cual no hay trabajo que se pare en espera de un papel o informe.

Hablamos de una herramienta digital capaz de automatizar el registro y procesamiento de la información. Por tanto, es de gran utilidad para el funcionamiento de cualquier empresa que quiera mejorar sus gestiones, como reportes de inspecciones, informes de ventas,  partes de trabajo, levantamientos de inventarios y más.

Principales beneficios de los formularios digitales

El desarrollo de formularios digitales y su implantación a modo de herramienta de trabajo habitual en la empresa genera una serie de beneficios muy notables y evidentes:

• Reduce entre 10 y 15 horas semanales los trabajos administrativos, optimizando las tareas que aportan valor y eliminando las innecesarias.
• Optimización de procesos operativos tanto externos como internos.
• Aumenta la rentabilidad y productividad en la empresa.
• Reduce los costos.
• Mejora la calidad y precisión de la información recogida, evitando repeticiones y errores. 
• Reduce el uso del papel, lo que favorece el medioambiente.
• Ayuda a mejorar la coordinación y comunicación entre los distintos equipos de trabajo.
• Mejora tanto los servicios como la atención a clientes y proveedores , lo cual redunda en un refuerzo de la imagen corporativa y de marca de la empresa.

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5 consejos para crear un formulario digital efectivo

Un formulario digital realmente útil y ágil es aquel que te permite impactar positivamente la productividad y rentabilidad de una empresa. Es una herramienta potente, que te ayuda a recopilar información de valor y a hacer que la información fluya en tiempo real entre los diferentes departamentos.

Para crear un formulario con estas cualidades es imprescindible que realicemos un trabajo previo de elección de la información relevante, organización de la misma y selección de los mejores métodos para recopilarla. Es lo que se conoce como creación de los forms.

Si a todo este proceso le añadimos algunos tips o consejos a utilizar en el momento de recopilar los datos, vamos a conseguir como resultado la generación de formularios digitales muy efectivos y que se convertirán en unas importantes piezas  para el óptimo  funcionamiento de nuestra empresa. 

Estos son las principales claves a tener en cuenta en el trabajo para lograr formularios digitales efectivos:

Analiza cuáles son las necesidades y objetivos que persigues con los formularios digitales

Los formularios digitales deben responder a una estrategia ligada a objetivos específicos. De lo contrario, corremos el riesgo de dispersarnos entre las multitud de tipos de datos susceptibles de ser recogidos y analizados. 

En este sentido, algunos posibles usos de los formularios digitales son:

• Organización y control de todo tipo de trabajos de campo. 
• Asignación y gestión de partes de trabajo.
• Obtención de informes detallados en tiempo real.
• Mantenimiento de equipos.
• Datos sobre visibilidad de nuestros productos y marcas.
• Levantamiento de inventarios
• Inspecciones y auditorías.

Las posibilidades son casi infinitas, lo que hace necesario poner el foco en los datos o información que verdaderamente precisamos en un momento determinado. Hemos de tener en cuenta, además, que una vez hayamos configurado la estructura de los formularios y tengamos experiencia en su uso, nos será más fácil ampliar sus utilidades y campos de acción.

Tratar de ser los más concreto, específico y breve posible

Es fundamental intentar dotar de la máxima fluidez, rapidez y practicidad posible a la recopilación e introducción de datos en un formulario, De esta forma, lograremos optimizar el tiempo de los empleados de la empresa y evitaremos generar hastío o desinterés en clientes o proveedores. 

Los siguiente tips son muy útiles para lograr el objetivo de agilizar los formularios:

• Personalizar la información a capturar.
• Asegurarnos de que todas las preguntas son necesarias y recogen  información que nos genera valor.
• Generar preguntas condicionadas a respuestas anteriores, de esta forma logramos reducir la extensión del formulario y lo hacemos más específico.
• Trabajar con formularios pre llenados con  la base de datos datos de clientes o productos, así no tenemos que completar una y otra vez la información que ya conocemos.
• Optimizar la visibilidad, por ejemplo haciendo que solo aparezcan los campos que al usuario le quedan por rellenar.

Aprovecha el alcance de las nuevas tecnologías

Las nuevas tecnologías para crear formulario digitales ofrecen un nivel superior en utilidad y eficacia, además hacen que esta herramienta sea más amigable, intuitiva y práctica, tanto para el usuario que tiene que rellenar los campos como para quien se ocupará de interpretarlos posteriormente. 

Algunas posibilidades muy interesantes que ofrecen los softwares del mercado son:

• Uso de la geolocalización para detectar automáticamente en lugar exacto desde donde se está rellenado el formulario.
• Captura de fotos y audios.
• Creación de tablas
• Lectura de códigos de barra y QR.
• Funciones de cálculos automáticos de diferente tipos: matemáticos, probabilidades, medidas de superficie…
• Incorporación de formularios con firma digital.

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Incorpora funciones de automatización

En ciertos casos, puede ser muy interesante añadir funciones más complejas a los formularios digitales, como por ejemplo:

• Configuración de flujos de notificaciones en el transcurso de un proceso.
• Automatización de tareas relacionadas con el formulario, como la generación de informes personalizados y el envío de correos electrónicos.
• Programación y configuración de alarmas en determinadas situaciones.

Testear el formulario antes de ponerlo en marcha

No hay necesidad de precipitarse a la hora de poner en marcha un formulario digital, pues esto puede darnos malos resultados. Es mejor darse el tiempo para probar el formulario las veces que hagan falta, testear las funciones más avanzadas y ver si la información capturada nos sirve al 100%.

Con Kizeo Forms puedes digitalizar tus formularios en papel

Con Kizeo Forms es posible realizar y automatizar formularios digitales de forma fácil y muy intuitiva, sin que sean necesario tener conocimientos de programación. Además, es ideal para levantar información en terreno y en tiempo real gracias a su aplicación móvil.

¿Cómo funciona la aplicación de formularios Kizeo Forms? Un proceso sencillo dividido en 4 pasos

Paso 1: Creación de formularios

Los formularios se construyen desde una plataforma web, usando el sistema de “arrastrar y soltar”. Hay que subrayar que no se necesita ningún tipo de conocimientos en programación.

Paso 2: Definición de usuarios

Una vez hechos los formularios, también desde la plataforma web se pueden gestionar a los equipos que trabajarán con ellos. Se crean y organizan los usuarios y se define el nivel de acceso que tendrán a los formularios y a la información recopilada.

Paso 3. Diseño de reportes automáticos

Tienes la posibilidad de configurar y personalizar completamente el reporte que será enviado automáticamente tras rellenar un formulario. Se puede personalizar el logo, el encabezado y la información que quieres que aparezca.

Paso 4: Rellenar los formularios desde la App

Finalmente, solo tienes que descargar la aplicación en un móvil o tablet  y así comenzar a rellenar los formularios. Y recuerda que puedes hacerlo tengas o no acceso a internet. 

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