Cómo optimizar la gestión de procesos operativos

16Ago, 2022

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La gestión de procesos es fundamental para sobrevivir en el mercado actual con tu negocio. En la época de la inmediatez, las nuevas tecnologías y con clientes cada vez más exigentes, tu negocio debe estar preparado para responder de forma ágil ante cualquier situación.

Y la única manera de enfrentarse a este reto es mediante la automatización y la implementación de herramientas tecnológicas. Así puedes gestionar mejor todo lo que ocurre en tu empresa, reducir tiempos y acelerar tareas. 

A continuación, desde Kizeo Forms te contamos cómo optimizar la gestión de procesos en tu empresa y lo que vas a conseguir si lo haces. Pero primero, ¿a qué nos referimos con optimización de procesos?

¿Qué es la optimización de procesos?

La optimización de procesos consiste en adaptar todos los procesos para minimizar los costes, maximizar el rendimiento y aumentar la productividad y la eficiencia de la empresa.

Para ello, tienes que ser capaz de auditar todos tus procesos empresariales en profundidad. Y así, eliminar los fallos que encuentres y buscar la manera de hacerlos más eficientes y eficaces. 

También te permite ver los puntos en los que tu empresa pierde mucho tiempo (y dinero). Incluso es muy probable que encuentres procesos que no sabías que podías optimizar. 

Entonces, ¿Cómo puedes analizar tus procesos para optimizarlos? Nosotros te echamos una mano.

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Cómo optimizar la gestión de procesos con Kizeo Forms

Kizeo Forms es una herramienta que te permite automatizar y agilizar todos los procesos basados en papel. Transforma todas tus operaciones a través de formularios móviles para recopilar datos, asignar tareas, generar reportes digitales y comunicarlos a la persona que quieras al instante.

Es un software cloud muy sencillo y versátil que se adapta a cualquier sector y empresa, que te ayuda a optimizar la gestión de incidencias y procesos. ¿Quieres saber cómo? 

Paso 1: Identifica el problema

Lo primero para optimizar un proceso es identificar los problemas que tiene. Para ello hay que hacer un análisis. Define muy bien el proceso y los recursos que conlleva (materiales, coste, tiempo, personas implicadas, etc.)

¿Dónde se pierde más tiempo? ¿Qué fallos aparecen durante el proceso? ¿Están los clientes o trabajadores descontentos en alguna parte del proceso?

Con Kizeo Forms puedes obtener todos estos datos. Solo tienes que crear formularios móviles adaptados al proceso que quieras analizar para llevar el control de las horas trabajadas, el  inventario, el seguimiento de las tareas que realiza cada empleado y el tiempo que invierte en ellas, etc. 

Así, puedes medir el rendimiento y averiguar los puntos de mejora del proceso.

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Paso 2: Redefine el proceso

Ahora que has detectado los puntos de mejora, tienes que redefinir el proceso. Elimina las fases que no sean necesarias, unifica todos los pasos posibles para reducir el tiempo necesario y digitaliza el desarrollo.

A través de checklists, listas de verificación y partes de trabajo de Kizeo Forms, puedes automatizar y eliminar etapas burocráticas y rutinarias (presupuestos, informes sobre el terreno, etc.). Además, podrás decir adiós al papel.

Paso 3: Implementa el nuevo proceso

Establece los objetivos y asigna las nuevas tareas a cada empleado para poner en marcha el nuevo proceso. 

Si automatizas la gestión de documentos puedes generar reportes de forma automática al finalizar cada tarea. Incluso enviar el documento por correo electrónico de manera inmediata. Así puedes comprobar si se cumplen los nuevos objetivos en tiempo real.

Paso 4: Supervisa el trabajo

Si el nuevo proceso no cumple con los objetivos marcados, vuelve al paso 2 y empieza de nuevo. 

Lo mejor de hacerlo con Kizeo Forms es que agiliza todo el proceso. Al estandarizar toda la recolección de datos de tus empleados en movilidad y mantenerte conectado con el equipo, te permite actuar de forma rápida y realizar los cambios necesarios.

Beneficios de optimizar la gestión de procesos

Optimizar la gestión de procesos con Kizeo Forms aumenta la rentabilidad de tu empresa y te posiciona en un ambiente digital adaptado al futuro. ¿Sabes por qué?

Ahorra tiempo

Kizeo Forms acelera la difusión de información y el flujo de comunicación de la empresa con sus empleados, proveedores y clientes. Puedes ahorrar entre 10 y 15 horas semanales de trabajo por empleado.

Recoge, envía y organiza en pocos clics todos tus datos y reportes. Los datos están centralizados y almacenados en nuestra plataforma de forma segura. Puedes acceder a ellos desde dónde y cuándo quieras.

Mejora la eficiencia

Kizeo Forms te ayuda a entregar tus productos y servicios con agilidad y calidad. Y al estandarizar y digitalizar tus procesos generas más con menos tiempo. 

Por ejemplo, tus empleados sobre el terreno pueden aumentar su productividad en un 30% al rellenar formularios y listas de verificación desde su móvil, lo que simplifica considerablemente su trabajo.

Y ahora que ya sabes cómo puedes optimizar la gestión de procesos en tu empresa y los beneficios que te aporta, ¿a qué esperas para probar Kizeo Forms? Accede a la plataforma durante 15 días de forma gratuita.