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06Oct, 2021
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¿Qué es un software ECM y qué beneficios puede aportar a tu empresa?

¿Cuántos procesos se trabajan todavía con papel en tu empresa? ¿Te has parado a pensar cuánto tiempo pierden tus empleados en tareas tediosas y con escaso valor añadido, como por ejemplo organizar la documentación generada en papel, notificar a los interesados o añadir esos datos en tus sistemas de información de forma manual?

En este artículo descubrirás: qué es un software ECM y cómo te puede ayudar a mejorar la captura, gestión o entrega de tu documentación vinculada a procesos empresariales.

 

¿Qué es un software ECM?

El término ECM (acrónimo del inglés Enterprise Content Management) es un concepto genérico que hace referencia tanto a los métodos y estrategias como al software y las herramientas necesarias para la gestión de contenidos y documentos relacionados con los procesos organizacionales. Incluye la captura de datos, así como también su archivo, centralizaciónguardado, entrega, cuando sea necesario y, en general, todo lo relacionado con la administración de datos y documentación. 

Se trata, por lo tanto, de un término global que ha sufrido una importante evolución. Históricamente, ha hecho referencia a la gestión documental en papel. Más tarde, con el desarrollo de la informática, pasó a estar más enfocado en la gestión de contenidos digitales: contenidos web, workflows documentales, archivos multimedia, etc. 

A partir del año 2010, se comenzó a utilizar el término ECM en un sentido mucho más amplio, abarcando todos aquellos contenidos, de cualquier formato, asociados con los procesos de una empresa u organización.

 

Software de gestión documental vs. soluciones ECM

Aunque con frecuencia se usan como sinónimos, existen ciertas diferencias entre un software de gestión documental y un software ECM.

Un software de gestión documental es una herramienta que se utiliza para todo el ciclo de vida de documentos con una cierta estructura y con unos formatos más o menos definidos, incluyendo su captura, almacenamiento, uso compartido de la información, publicación en otros canales, etc. 

Por su parte, la tecnología ECM se emplea para un uso más amplio, abarcando información tanto estructurada como no estructurada, en todo tipo de formatos:  vídeos, imágenes, correo electrónico, páginas web, etc.

En la actualidad, las plataformas o softwares ECM son muy completas y pueden ofrecer una gran variedad de funcionalidades, como:

  • Generación automática de informes y envío a las personas interesadas.
  • Creación de procesos de trabajo automatizados, lo que se conoce como workflows.
  • Creación de formularios digitales con campos personalizados.
  • Transformación y exportación de datos a los principales tipos de archivos: Word, PDF, Excel, etc.
  • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), lo que permite el escaneo de documentos en papel (incluso escritos a mano), su clasificación y transformación de archivos digitales editables, sobre los que trabajar.
  • Definición, estandarización y parametrización de plantillas, lo cual facilita enormemente la detección, clasificación y, en definitiva, el filtrado y posterior gestión de los datos que realmente nos interesan.

 

Ventajas de un software ECM

El uso, de la forma adecuada, de un software ECM puede llegar aportar mucho a una empresa, puesto que permite la digitalización de la información en cualquier formato, lo que aporta ventajas como:

  • Integrar toda la información de la empresa, lo que facilita su óptima clasificación y organización, permitiendo encontrar y acceder a los datos concretos que necesitamos en cada momento, de un modo rápido y fiable.
  • Capturar información en papel y otros formatos y reconocer los carácteres gracias a la función OCR.
  • Migrar y exportar documentos de forma ágil y eficaz, aunque se trate de grandes volúmenes.
  • Se evita el duplicado de información y se eliminan o minimizan errores de todo tipo: fiscales, contables, de RRHH…
  • Reducción de costes en muchas partidas: papel, consumibles de oficina, espacio de archivo, horas de trabajo sin valor añadido, etc. 
  • Ayuda a mejorar los niveles de rentabilidad y productividad de la empresa.

Algunos softwares ECM de referencia son:  ShareBase, SmartDocs R5, Templafy, TripTych o Ascend SmartTouch AP, entre otros. 

 

Kizeo forms, tu solución para la recolección de datos y la mejora de la gestión documental en tu empresa

Kizeo Forms es una solución informática , pensada para la recolección de datos en terreno y la generación de informes automáticos, por lo cual puede cubrir las necesidades de una empresa en busca de mejorar el tratamiento de sus datos, desde la captura hasta la exportación.

El gran valor de Kizeo Forms es que combina un uso flexible y ágil, ya que es una aplicación móvil apta para sistemas iOS y Android. Dispone de todas las funcionalidades de un software ECM, menos del Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Además, funciona muy bien para la organización y supervisión de equipos, pues cuenta con una funcionalidad de planning y de asignación de tareas. 

 

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En otras palabras, Kizeo Forms se traduce en la integración en una única herramienta de las principales funciones relacionadas con la gestión de información, con el consiguiente ahorro en tiempo y recursos. Asimismo, este software garantiza que la información gestionada pueda compartirse, incluso en tiempo real,  con los profesionales implicados.

 

¿Cómo funciona Kizeo Forms en la captura y gestión de información?

En primer lugar, con Kizeo Forms se pueden capturar datos a través de un único canal: los formularios digitales que se rellenan a través de un dispositivo como un móvil o tablet. Estos pueden crearse fácilmente en el ordenador y, luego, rellenar los distintos campos sobre el terreno con el móvil o la tablet del empleado.

aplicacion kizeo forms

Trabajar de esta forma no solo permite ganar en agilidad y rapidez a la hora de tomar datos, sino que también se consigue mejorar muchísimo la calidad de esta actividad. Se detectan duplicados y se minimizan los errores, además de asegurarnos de que tomamos todos los datos que necesitamos y que estos van a estar bien ordenados en diferentes campos.

 

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Otro aspecto muy potente y útil es que podemos recolectar datos en diferentes formatos: no solo texto, sino también fotos, vídeos, geolocalización y hasta notas de voz.

Kizeo Forms es mucho más que una aplicación para recoger datos, puesto que permite, una vez capturada la información, integrar y centralizar todos los datos en una única herramienta y en la nube. Esto es especialmente útil en las empresas, como las industriales, que generan documentación muy diversa, que están interrelacionada y ha de ser consultada y tratada por diversos departamentos o profesionales.

Otra ventaja de Kizeo Forms es su versatilidad, lo que permite su sencilla integración con los software de almacenamiento más usados en la actualidad

Kizeo Forms también te asegura la preservación de los datos, a través de la generación de copias de seguridad que permiten acceder a la información y recuperarla siempre que lo necesites.

Otro factor clave en la gestión de documentación es todo lo relacionado con la entrega de la información. Kizeo Forms te ayuda a asegurar que la información llegue a las personas que las necesitan de forma rápida, pero siempre que estén previamente autorizadas para ello, a través de una organización lógica de las diferentes carpetas.

Por último, ya que Kizeo Forms es un software en la nube, te va a permitir crear formularios digitales y reportes automatizados, así como asignar tareas al personal en terreno y armar flujos de información entre un empleado y su responsable. 

¿Alguna duda? Contacta con nosotros o inicia ya la prueba gratuita de 15 días para empezar a disfrutar de nuestra app. 

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