Quatre bonnes raisons d’utiliser des fiches d’intervention dématérialisées !

12Juin, 2019

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Les fiches d’intervention : une source d’information trop souvent inexploitée !

Les fiches d’intervention sont des documents indispensables pour le travail en mobilité. Elles jouent le rôle de justificatif du travail accompli, de synthèse des observations ou encore d’aide-mémoire. Autrement dit, c’est un outil qui rend l’information accessible à tous les acteurs d’un projet. Les fiches d’intervention seront, à la condition qu’elles soient correctement complétées, une source de données précieuse pour analyser vos performances techniques. C’est précisément pour ces raisons qu’il convient de saisir pleinement les opportunités offertes par la dématérialisation des supports de travail. Il est désormais possible d’accroitre considérablement votre productivité en digitalisant et en exploitant pleinement les bons d’intervention. Une solution telle que Kizeo Forms vous permet de les dématérialiser simplement et d’ajouter à ceux-ci : de la géolocalisation, des photographies des conditions de validation de la saisie et bien d’autres options d’automatisation.

La fiche d’intervention digitale :

1- fluidifie la communication entre les partenaires, les clients et les prospects de l’entreprise

Une intervention réussie nécessite une organisation adaptée et une communication performante. Pour être certain du bon déroulement d’une intervention, il est indispensable de fournir aux techniciens, une série d’information en concordance avec la ou les missions à effectuer (nom, lieu d’intervention, mission à effectuer, etc.). Un travail nécessaire, mais chronophage qui pourrait être simplifié et automatisé au moyen d’une fiche d’intervention, digitale, préremplie et duplicable. Les rapports d’interventions dématérialisés vous ouvrent le champ des possibles. Ajoutez à vos documents de nombreuses fonctionnalités qui n’existent pas avec le papier.  Dès lors, il vous sera possible :

• D’uniformiser votre saisie d’informations.
• D’ajouter des photos, de la géolocalisation, lecteurs de code-barres.
• Attacher aux formulaires les procédures adaptées.
• Créer des enquêtes de satisfaction.
• Envoyer directement après votre intervention : le compte rendu, le devis ou la factures.

2-contribue à améliorer votre connaissance du terrain

Les comptes rendus de visites dématérialisés vous permettent de collecter, d’analyser et de stocker des informations clés sur vos interventions. Cet historique représente une source d’information stratégique pour votre entreprise. Si vous en êtes toujours au stade des fiches d’intervention papier, il vous sera quasiment impossible de répondre à ces questions instantanément :

• Quel est le taux de réussite de vos interventions ?
• Quelle est la durée moyenne des rendez-vous client ?
• Quel est le volume d’interventions réalisées par nature de travaux ?
• Quel est par intervention le temps de trajet moyen ?
• Quel est le niveau de satisfaction de vos clients ?

Alors qu’avec une application telle que Kizeo Forms il vous sera possible d’analyser très facilement toutes vos interventions et d’en conserver l’historique. Ce dernier représentant une source d’information essentielle et constituant le fondement d’un avantage concurrentiel. En améliorant votre « connaissance client », vous serez en mesure de proposer des services additionnels et de nouveaux produits adaptés aux besoins de vos clients.

3-Valorise votre image de marque en étant écoresponsable

La digitalisation de la gestion des interventions vous offre l’opportunité de supprimer les comptes rendus papier de votre entreprise. En retirant ce support de vos activités, vous allez non seulement effectuer des économies considérables mais aussi répondre aux attentes environnementales de vos clients. En valorisant votre dimension écoresponsable, avec une « politique zéro papier » vous aurez des nouveaux arguments à faire valoir dans vos opportunités d’affaires.

4- Génére plus de chiffre d’affaires pour votre entreprise

En utilisant l’application Kizeo Forms, il vous sera possible d’améliorer considérablement la productivité de vos techniciens. Il existe plusieurs justifications à cette affirmation :

• Le travail en temps réel : sur le terrain saisissez vos observations directement depuis votre smartphone et supprimez les étapes intermédiaires. Dites au revoir à la double saisie d’information du papier vers un support numérique.
• La standardisation : évitez les erreurs de saisie en uniformisant la prise de notes de vos équipes.
• Processus de travail simplifié : les documents importants peuvent être transférés automatiquement à vos prestataires, fournisseurs et responsables.
• Contrôle des résultats : avant l’envoi aux clients le manager peut valider les fiches d’interventions digitales

La dématérialisation de vos fiches d’intervention va libérer un temps de présence supplémentaire pour vos techniciens. Ce temps permettra par exemple d’assurer une ou plusieurs interventions en plus par jour tout en améliorant les conditions de travail de vos salariés.

Donnez à vos techniciens les bons outils pour qu’ils se concentrent sur leur cœur de métier. 

« Aujourd’hui, avec Kizeo Forms, nous traitons la partie administrative (les demandes de congés, les dérogations d’horaires, les demandes de personnel), la partie chantier (accueil du personnel, appréciation client, minute sécurité, devis) et le contrôle (contrôle des équipements en interne). Kizeo Forms permet d’allier efficience et simplicité. Nous avons ainsi déployé la «Mobilité» dans nos équipes. Avec Kizeo Forms, rien n’est impossible ».
Guillaume CALVET, Cegelec Picardie Industrie – Vinci Energies

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