Digitalisation processus : Hidden Power passe de 300 à 900 élèves

Passer d’une après-midi de gestion à seulement une poignée de minutes par dossier : c’est le changement opéré par Dance School Hidden Power grâce à la digitalisation. En dématérialisant tous ses processus, l’école a simplifié son organisation, fiabilisé sa gestion et posé les bases d’une croissance rapide et maîtrisée.

Je suis Angel Pierret, cheffe d’entreprise à Bruxelles. Je dirige une école de danse spécialisée en K-pop qui est aujourd’hui la plus grande de sa catégorie en Belgique, ainsi qu’un centre de bien-être qui propose des massages et des soins paramédicaux. Nous proposons des cours sur plusieurs sites, avec plus de 900 élèves et une équipe d’environ 50 personnes, dont une quarantaine de professeurs.

J’utilise Kizeo Forms pour de nombreux usages :

• Gestion des présences
• Fiches analytiques pour les stages
• Création de mandats bancaires
• Contrats des professeurs
• Facturation
• Fiches de caisse
• Devis
• Suivi des recettes du bar
• Gestion des inventaires

J’ai connu Kizeo Forms lors d’une expérience professionnelle précédente dans une grande société de technique du bâtiment à Bruxelles. Je gérais les rapports terrain de l’entreprise. J’ai été formée et j’ai développé des centaines de formulaires, ce qui m’a permis d’acquérir une vraie expertise sur l’outil.

Kizeo Forms était déjà en place pour automatiser les rondes techniques et centraliser les informations des techniciens.  Concrètement, les chefs d’équipe envoyaient les formulaires aux techniciens, qui les complétaient directement sur tablette lors de leurs interventions. Une fois remplis, les formulaires étaient automatiquement renvoyés aux responsables. Cela permettait de centraliser toutes les données en temps réel, d’éviter les ressaisies et de faciliter le suivi administratif.

L’outil était utilisé pour suivre les prestations, les contrôles techniques et l’ensemble des interventions terrain, avec un niveau d’automatisation déjà très avancé.

Les processus avant la transformation digitale

Avant, toute l’organisation reposait sur du papier et une gestion très artisanale. Les professeurs géraient eux-mêmes leurs classes de A à Z : ils faisaient les présences à la main, collectaient les paiements directement auprès des élèves et s’occupaient aussi du suivi de leur caisse.

De mon côté, je devais centraliser toutes ces informations chaque semaine. Je récupérais les dossiers de tous les professeurs, je les ouvrais un par un, puis je reprenais manuellement toutes les données pour remettre les dossiers à jour. Cela impliquait de manipuler un grand volume de documents papier, de vérifier les informations et de redistribuer ensuite les dossiers dans les différentes salles pour la semaine suivante. Toute la gestion administrative était donc éclatée, peu structurée et très dépendante des professeurs, qui n’étaient pas forcément formés à ces tâches.

Des problématiques bloquantes

La principale problématique était le temps considérable que demandait cette organisation. Chaque semaine, je pouvais passer une après-midi entière uniquement à trier, vérifier et remettre à jour les dossiers. Cette gestion manuelle entraînait aussi beaucoup d’inefficacités. Les professeurs perdaient du temps sur des tâches administratives au lieu de se concentrer sur leurs cours, ce qui impactait directement la qualité et la fluidité de l’activité.

Il y avait également un manque de fiabilité dans le suivi : des erreurs pouvaient apparaître dans les paiements ou les dossiers, certains documents pouvaient être mal remplis ou incomplets, et il y avait même une perte d’argent liée à ce manque de rigueur. Enfin, l’organisation était difficilement scalable. Tout reposait sur des documents physiques, ce qui limitait le développement géographique et rendait la gestion multi-sites très complexe. L’ensemble du système était peu structuré, difficile à maintenir et clairement inadapté à une croissance importante.

J’ai commencé à utiliser Kizeo Forms pendant le Covid pour gérer les présences et respecter les restrictions. À partir de là, j’ai progressivement développé d’autres usages, jusqu’à couvrir toute la gestion de l’école avec l’outil.

J’utilise Kizeo Forms sur plusieurs types d’interventions qui structurent toute mon activité :

• Présences : je suis les élèves en temps réel, je contrôle les accès et je facilite la facturation.
  Le gain de temps est énorme et le suivi beaucoup plus fiable.
• Fiches stages enfants : j’accède immédiatement aux coordonnées des parents.
  La réactivité est meilleure en cas de besoin.
• Mandats bancaires : je génère automatiquement les documents en quelques minutes.
  C’est un gain de temps considérable sur toute la partie administrative.
• Contrats professeurs : je fais signer et envoyer les documents instantanément.
  Les démarches son simplifiées et me permettent de tout centraliser.
• Factures : j’envoie directement aux clients et à la comptabilité.
  Le suivi financier est clairement amélioré.
• Fiches de caisse : je trace toutes les ventes.
  Les erreurs sont fortement réduites et la gestion est fiabilisée.
• Devis : je crée rapidement des propositions pour les projets.
  La réactivité commercialle s’est améliorée.
• Recettes du bar : je les calcule automatiquement.
  La comptabilité au quotidien est simplifiée.
• Inventaire bar : je suis les stocks et les besoins.
  Les commandes sont efficacement anticipées.

Le processus digitalisé incontournable

L’école a mis en place un système de domiciliation avec différents abonnements (mensuel, trimestriel, semestriel) et périodicités variées. Le processus est le suivant :

1. Le client complète un rapide document
2. Le formulaire génère automatiquement un mandat bancaire programmé
3. Tous les champs se complètent automatiquement
4. Le document s’envoie au client et au secrétariat
5. Le dossier est finalisé en 5 minutes !

Les formulaires existent en trois langues : français, anglais et néerlandais, permettant de créer des mandats pour les élèves partout en Belgique. Ce système représente un gain de temps considérable pour gérer les nombreux dossiers avec seulement 3 personnes au bureau.

La gestion des données

Les données issues des formulaires sont principalement exploitées via la boîte mail, qui joue un rôle central dans l’organisation. Chaque formulaire déclenche automatiquement l’envoi d’informations aux bonnes personnes, ce qui permet un suivi fluide sans avoir besoin de passer systématiquement par des exports Excel.

Par exemple, pour les mandats bancaires, une fois le formulaire complété, un document est généré et envoyé automatiquement au client avec les pièces justificatives, tout en étant archivé côté administration. Plusieurs scénarios d’emails sont configurés selon les situations (dossier complet, paiement en attente, etc.), ce qui automatise une grande partie des échanges.

Au quotidien, les équipes utilisent donc les données directement dans leur gestion opérationnelle : elles consultent les informations, font des recherches dans les e-mails et suivent les dossiers au cas par cas. Cela permet une gestion centralisée, simple et rapide, sans multiplier les outils ni les manipulations.

Kizeo Forms a été un véritable levier de développement pour mon entreprise. En 5 ans, je suis passée de 300 à plus de 900 élèves, avec une forte croissance des équipes, et la possibilité de développer des cours sur plusieurs sites, y compris en dehors de Bruxelles.

L’outil m’a permis de créer un véritable secrétariat, ce qui n’existait pas auparavant, et de structurer toute l’organisation. Les tâches sont désormais mieux réparties : les professeurs se concentrent uniquement sur les cours, tandis que la gestion administrative et financière est centralisée et prise en charge par des personnes dédiées.

Cela a généré un gain de temps considérable et une organisation beaucoup plus fluide. Chacun peut se concentrer sur son expertise, ce qui a également amélioré la qualité des cours.

J’ai aussi pu standardiser mes processus sur tous mes sites, avec des méthodes identiques et une formation des équipes chaque saison, ce qui facilite la gestion multi-sites et rend les équipes plus autonomes.

Au niveau de la comptabilité, tout est désormais beaucoup plus structuré et fiable : les documents sont centralisés, accessibles et tracés, ce qui permet un meilleur suivi.

Enfin, il y a beaucoup moins d’erreurs, car chaque tâche est gérée par un spécialiste, avec un suivi clair et organisé.

Le comm’ sur Kizeo Forms

J’apprécie surtout l’adaptabilité de l’outil, sa simplicité de prise en main et la possibilité de créer facilement des formulaires. Les tutoriels permettent aussi de progresser rapidement et d’exploiter de plus en plus de fonctionnalités.