Hoja de incidencias: ejemplos de plantillas con formularios digitales

La principal función de una hoja de incidencias es dejar constancia por escrito de no conformidades, incidentes, casi accidentes, averías de maquinaria o cualquier circunstancia que pueda suponer un impedimento para el normal funcionamiento de una empresa, un proyecto de obra, etc. De esta forma, el problema es comunicado a todas las partes involucradas, acelerándose su resolución y haciendo más difícil que pueda repetirse.

Aunque la normativa actual permite gestionar las hojas de incidencias tanto en papel como en digital, lo cierto es que esta última opción se está imponiendo claramente por sus numerosas ventajas, entre ellas: ahorro de tiempo, mayor seguridad en la custodia de datos y mucha más flexibilidad y comodidad.

¿Por qué es tan importante contar con una hoja de incidencias en tu empresa?

Disponer de un hoja de incidencias en tu empresa te va a aportar una serie de beneficios, que van más allá de cumplir con la normativa y evitar posibles multas y sanciones:

♦ Los incidentes registrados resultan de gran ayuda para que no vuelvan a repetirse y evitar nuevos problemas.

♦ Ayuda a minimizar las consecuencias de las incidencias y a poder volver cuanto antes al ritmo de producción y de trabajo habituales.

♦ Es una herramienta muy útil para prevenir y gestionar riesgos laborales.

♦ Facilita la determinación del grado de la incidencia.

♦ Sirve para elegir y poner en marcha las medidas correctivas más eficaces.

♦ Facilita la organización de las acciones y medidas necesarias para resolver el problema. Por ejemplo, evitando la duplicidad de funciones (es decir, que varias personas estén realizando las mismas tareas a la vez para resolver un problema) o, por el contrario, que  se estén dejando de ejecutar acciones imprescindibles para solucionar la incidencia.

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¿Quién debe cumplimentar la hoja de incidencias?

Por lo general, las hojas de incidencias suelen estar cumplimentadas y controladas por el profesional que haya sido elegido como coordinador en materia de seguridad y salud.

La normativa obliga a que en cada centro de trabajo haya un libro de incidencias con distintas hojas, en formato papel o digital. Por otro lado, a dicho documento deben tener acceso, además del coordinador elegido, la dirección facultativa, los responsables de contratas y subcontratas y los representantes de trabajadores y técnicos de órganos especializados.

Ejemplo de modelos de hojas de incidencias

Existen diversos  tipos de hojas e informes de incidencias, cada uno de ellos enfocados a un tipo de problema concreto. A continuación, explicamos brevemente los más comunes:

Informe de incidencias por casi accidentes

Este modelo se utiliza para dejar constancia de un posible peligro o incidente que todavía no ha provocado lesiones personales ni daños materiales. Puede  completarse por cualquier persona que quiera informar de este tipo de accidentes potenciales.

Informe de accidente de coche

Se usa para registrar cualquier siniestro en el que estén involucrados uno o varios vehículos. Se recopilan daños, lesiones, pruebas y todo tipo de información relacionada con el accidente.

Hoja de incidentes laborales 

Esta hoja sirve de control del personal: faltas, retrasos, incapacidades, omisiones de entrada o salida, situaciones de violencia física y laboral,  así como incidentes que hayan causado lesiones o problemas de salud. 

Informe de investigación sobre un incidente

Sirve para documentar el análisis de las causas que han provocado un incidente o accidente en un lugar de trabajo. Se utiliza para recopilar los datos necesarios y dejar constancia de todos los factores (técnicos, ambientales, humanos…) que han podido tener algo que ver con el incidente. 

Informe de no conformidad

Documento que se usa, normalmente, en el sector industrial y en las obras para documentar trabajos que, por algún motivo, no se han ejecutado con los estándares de calidad requeridos o pactados.

Reporte de incidencias:

Gestiona cualquier tipo de incidencias. Registra todo tipo de contratiempo detectado y deja por escrito cuándo y por qué sucedió la incidencia. Apta para todo tipo de industria y sector de actividad.

Con Kizeo Forms,  digitaliza el control de incidencias

Kizeo Forms es la solución idónea para rellenar un parte de incidentes sobre el terreno, ya sea desde una tablet o un smartphone. Con nuestra herramienta digital, conseguirás hacer un control adecuado de incidencias generando tu reporte automáticamente y enviándolo al personal a cargo. ¿Cómo conseguirlo?

• Crear un formulario fácilmente en el ordenador.
• Rellenarlo desde la aplicación móvil.
• Generar un reporte automático y enviarlo a  los responsables. 

El resultado no puede ser más satisfactorio: en unos minutos se registra el incidente, se informa a las personas interesadas para que puedan investigarlo y/o aplicar acciones correctivas ¡a tiempo!

¿Cómo hacer una hoja de incidencias con Kizeo Forms?

Con Kizeo Forms puedes crear y gestionar tus hojas de incidencias totalmente digital y enviarla al instante a los responsables. En el siguiente vídeo te explicamos el paso a paso para lograrlo y también los principales beneficios:

En resumen, digitaliza la gestión de las incidencias con Kizeo Forms de la siguiente forma:

• Regístrate en Kizeo Forms para acceder a la plataforma web o aplicación móvil.
• Crea tu formulario en tu ordenador para registrar una incidencia. Añade los campos que necesites y al terminar guarda el registro para que el personal en terreno pueda acceder a la hoja de incidencia con tan solo conectarse a la aplicación móvil de Kizeo Forms.
• Cuando se requiera llenar una hoja de incidencia, solo bastará con que el personal abra la app móvil y rellene los campos cómodamente desde su smartphone o tablet, incluso sin conexión a internet. Podrán añadir la información en el formato que quieran: fotos, audio, geolocalización, firma digital y más datos.
• Automáticamente, el sistemas crea un reporte o informe y lo envía a las personas involucradas al instante. 
• Posteriormente, puedes consultar y gestionar los informes en la propia plataforma de Kizeo o exportarlos como reporte consolidado en los formatos más habituales:  Word, Excel y PDF. Además, tienes la opción de integrar toda la información recopilada en los sistemas internos de la empresa y hacer los análisis e investigaciones que sean pertinentes.

Campos imprescindibles

Con Kizeo Forms podrás rellenar y capturar  digitalmente y con total comodidad campos con la siguiente información, así como cualquier dato adicional que creas conveniente: 

• Lugar, fecha y hora.
• Tipo de incidente.
• Empleados e importar la base de datos de ellos.
• Descripción de los hechos.
• Posibles causas.
• Inclusión de fotos, notas de voz, datos de geolocalización y otros datos que puedan ayudar a esclarecer lo ocurrido.

Modelos autoeditables de muy fáciles configuración 

Kizeo Forms incorpora una biblioteca de plantillas predefinidas para reportar accidentes e incidente. Puedes editarlas y personalizarlas en función de tus gustos y necesidades. Estos son algunos ejemplos:

 ¡Optimiza el proceso de gestión de hojas de incidentes digitalizando el sistema con Kizeo Forms!