¿Cómo los informes de mantenimiento digital pueden mejorar tus procesos?

03Jun, 2021

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Cada vez son más las empresas, de muy diversos sectores, que realizan un control exhaustivo de las tareas de mantenimiento de instalaciones, infraestructura y aparatos, con el fin de comprobar que se están realizando de forma correcta, ajustándose a la normativa vigente  y en base a las condiciones y el presupuesto pactado. 

Tradicionalmente, los resultados y conclusiones de este tipo de mantenimiento se plasmaban en informes escritos en papel, pero por cuestiones de practicidad y eficacia es muy recomendable digitalizar este tipo de procesos: es lo que se conoce como mantenimiento digital.

¿Qué son los informes de mantenimiento digital?

Los informes de mantenimiento son, como su nombre indica, resúmenes o formularios de las operaciones de mantenimiento de todo tipo: maquinarias, electricidad, etc., llevadas a cabo en una empresa, establecimiento o negocio.

En este tipo de informes deben quedar especificadas y registradas tanto las acciones de mantenimiento correctivo (reparación de averías sobre las instalaciones), como el mantenimiento preventivo (mantenimiento ejecutado sobre las instalaciones con una periodicidad definida previamente).

Para que sea objetivo y exhaustivo, un informe de mantenimiento debe rellenarse en distintos momentos de las operaciones. Antes de realizar el mantenimiento, es importante  introducir el tipo de servicio que se realizará. Durante el proceso, es necesario indicar todos los aspectos relacionados con la descripción del trabajo realizado. Al finalizar el mantenimiento, los datos recogidos pueden ser de gran utilidad para conocer el estado de las infraestructuras y máquinas, si es necesario reemplazar alguna y los costes derivados del mantenimiento y reparación de averías. 

Es un informe que debe incluir muchos y variados datos: información del cliente, tipo de servicio, descripción del trabajo, fechas y hora de realización, duración de las operaciones, incidencias y un sinfín de detalles más.

Un informe de mantenimiento suele ser largo e incluir una gran cantidad de información, por lo que el formato escrito requiere muchas horas de un trabajo farragoso y pesado. 

Los informes de mantenimiento digital se basan en formularios digitales predefinidos, los cuales son completados por los técnicos a los que las empresa encarga la realización de estos  informes. Dado que en la mayoría de ocasiones este trabajo se realiza sobre el terreno, el poder realizarse de forma digital facilita mucho el trabajo, convirtiendo la tarea en una mucho más fluida y evitando errores como: anotar la información de forma errónea, o bien olvidar datos importantes durante la recopilación.

Descubre los usos y beneficios de los informes digitales para tu empresa

Mejoras en los procesos de trabajo con los informes de mantenimiento digital

 El uso de una App que permita crear formularios e informes de mantenimiento digital optimiza la operativa de nuestra empresa, aportando mejoras como: 

Esta son las principales mejoras que se pueden lograr con una App para crear informes de mantenimiento digital:

• Generación de informes mucho más completos y detallados.
• Posibilidad de incluir campos avanzados como: firma digital, fotos, geolocalización o cálculo automático.
• Los informes digitales pueden ser completados sobre el terreno y firmados al momento por el responsable que realiza el mantenimiento, así como por el cliente.
• Posibilidad de usar tu base de datos de materiales o de clientes para que los informes contengan la información que precisas y la puedas exportar o conectar con los sistemas informáticos de la empresa.
• Permite aprovechar la información para realizar informes periódicos, por ejemplo.
• Exportación de datos Excel.
• Generación automática de informes personalizados en PDF y Word.
• Análisis de datos automatizado.
• Integraciones con el software centralizado de la empresa, tipo CRM o ERP. 

Beneficios del uso de formularios digitales de Kizeo Forms para tus informes de mantenimiento

Kizeo Forms es una herramienta digital con una plataforma web y una aplicación móvil que permite sustituir todo formato en papel. Con esta puede crearse su propia app de partes de trabajo capaz de capturar datos, asignar tareas y automáticamente generar informes de mantenimiento.

El funcionamiento de Kizeo Forms en el ámbito de los informes de mantenimiento digitales es el siguiente: 

• En primer lugar, desde la plataforma web (ordenador), se crea un formulario digital con todos los campos que necesite, como firma digital, foto, tablas, geolocalización y cálculo automático. En esta fase se puede incluir las bases de datos de la empresa para facilitar el llenado de los formularios.
• Seguidamente se asigna a los técnicos en terreno usando el planning. Des esta forma, el personal en movilidad, recibe en su móvil o tablet las tareas de mantenimiento a realizar. 
• Usando la App Kizeo Forms en el móvil o tablet, los técnicos rellenan, sobre el terreno y con total comodidad, los datos del informe de mantenimiento y al terminar, por ejemplo, un mantenimiento preventivo, lo envían al supervisor y al cliente. Vale saber que en esta etapa de recolección de datos la aplicación móvil puede funcionar sin conexión a Internet.

Por otro lado, podemos destacar el nivel de personalización de Kizeo Forms. Por ejemplo:

• Los informes automatizados de Kizeo Forms disponen de muchas opciones de personalización: inclusión de logo de la empresa, posibilidad de agregar o  descartar campos y elección de colores, tamaños de las imágenes, formatos de tablas… 
• Se puede definir los roles y permisos de los usuarios en la plataforma web, la aplicación móvil e, incluso en un formulario. De esta manera, se puede controlar el nivel de acceso a la información y el uso de la aplicación móvil.

Con todo lo que tiene Kizeo Forms para ti, sin duda reducirás tu tiempo en crear informes de mantenimiento, ya que ahora lo podrás hacer de manera digital y así mejorar tus procesos en tu empresa.