Cómo realizar un reporting de datos para revolucionar tu gestión empresarial

03Oct, 2022

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Un reporting de datos consiste en la generación de informes para elaborar nuevas estrategias y mejorar la toma de decisiones empresariales. Ya que muchas veces estas se toman sin tener en cuenta datos relevantes o sin la información necesaria.

En este sentido, un reporte de bases de datos permite a los diferentes departamentos y a sus empleados acceder a la información que necesitan de forma rápida y fácil. Por esto, son herramientas muy eficaces para mejorar la gestión empresarial, sobre todo si se trabaja con empleados en movilidad que deben estar en continuo contacto con la oficina.

Sin embargo, realizar informes de datos que presente la información de manera clara, precisa y fiable requiere formular las preguntas exactas. Y, así, obtener los datos que más te interesan en cada momento.

Pero, ¿cómo se hace un reporting de datos para sacar el máximo partido a la información? Vamos a verlo a continuación.

¿Qué es un reporting de datos?

Se trata de un conjunto de informes a partir del cual se extraen datos fundamentales para hacer previsiones y mejorar la toma de decisiones en la empresa.

Por esto, es importante seguir un proceso de reporte fiable que te permita integrar todas las áreas de la empresa. De esta manera, consigues una visión más amplia y es más fácil comprender y analizar la información. Así, puedes detectar los problemas y buscar sus soluciones. 

Por ejemplo, optimizar un proceso industrial requiere conocer el número de mantenimientos de los equipos, el consumo de energía, los gastos derivados, el rendimiento, etc. Y con un reporting obtienes una visión clara de toda esta información a corto, medio y largo plazo. Por lo que puedes controlar mejor su funcionamiento. 

Ventajas de realizar reportes de datos

Estructurar los datos de forma ágil, flexible y dinámica para analizar la información de forma sencilla ofrece muchas ventajas:

• Permite elaborar nuevas estrategias adaptadas a tus objetivos, ya que puedes gestionar y comparar informes para realizar análisis detallados.
• Jerarquizar la información en diferentes niveles genera una visión clara del rendimiento de tu empresa y del retorno de inversión. Lo que permite analizar tendencias y diseñar estrategias.
• Presenta la información de forma sencilla y mejora la experiencia de los empleados y de los clientes. Incluso puedes obtener gráficos, tablas y cálculos que facilitan la comprensión.
• El equipo puede acceder a la información de forma rápida y buscar los datos que necesite en cada momento. Además, puede compartirla y procesarla automáticamente, lo que aumenta la eficiencia.

Y ahora que conoces las ventajas, ¿cómo puedes hacerlo?

¿Cómo se hace un reporting de datos?

Para obtener datos fiables es necesario optimizar los procesos y canales por los que obtienes la información, así como su organización. Por lo que contar con una herramienta que permita recoger información y generar reportes.

Y, en este caso, Kizeo Forms puede ser de gran ayuda. Ya que se trata de un software cloud con una app móvil que permite digitalizar la gestión de procesos desde cualquier lugar y crear reportes al instante. 

Entonces, ¿qué pasos debes seguir para realizar un reporte de datos?

1. Identifica los puntos clave

El primer paso es definir los KPIs que más te interesan. Así estableces los datos que necesitas recopilar y los que no (horas trabajadas por un técnico, número de mantenimientos realizados a un cliente, etc.). 

Es importante tener en mente quién va a utilizar esos datos para adaptar el formato y su presentación. Para esto, Kizeo Forms permite crear  formularios, listas de verificación y flujos de trabajo personalizados para recoger la información que consideres relevante a través de la app móvil. 

2. Elige las fuentes de información

Una vez establecidos los datos que quieres recoger, es importante estandarizar la forma de recopilarlos. De manera que no falte información y siempre obtengas todos los datos que necesitas.

En la plataforma de Kizeo Forms puedes diseñar procesos e instrucciones adaptadas a cada tarea para recoger los datos adecuados. Fundamental si quieres conseguir información compatible y centralizarla, sobre todo si trabajas con personal técnico en movilidad.

3. Genera datos de calidad

Asegúrate de que la información es legible, sin errores, exacta y fiable. Esto lo puedes conseguir al digitalizar la toma de datos con Kizeo Forms. Ya que te permite incluir checklists, fotos, vídeos, audios, firmas digitales, etc.

Así conoces el origen de los datos e incluso puedes actualizarlos en tiempo real.

Descubre cómo mejorar la calidad de los datos

4. Registra el proceso de recopilación

Cuando se recopila información sobre el terreno, es muy probable que los datos queden dispersos o se pierda parte de la información. Por lo tanto, al digitalizar todos los documentos, el proceso queda registrado y almacenado en la nube. 

Así, cualquier persona con acceso puede seguir el mismo procedimiento para obtener información. Además, te permite optimizar el proceso y simplificar la recogida de datos.

5. Comunica los datos de forma clara

Una vez recopilados los datos en un formulario personalizado, con solo un par de clics, puedes generar un reporte de forma automática. Así, los datos se presenten en el formato que quieras: texto, gráficos, tablas, cálculos, etc.

Y estos reportes puedes enviarlos por correo electrónico al instante a las personas que quieras.

Por lo tanto, realizar un reporting de datos mejora la toma de decisiones que afectan al rendimiento de tu empresa. Ya que te permite conocer de dónde vienen los ingresos,

qué clientes son más importantes para la empresa, cómo se distribuye el talento humano y se usan los recursos de la empresa, etc. 

Y Kizeo Forms puede ayudarte a hacerlo de forma ágil y sencilla. ¿Quieres probarlo de forma gratuita durante 15 días? Accede por aquí.