¿Cómo realizar una óptima gestión de servicios de campo?

01Feb, 2021

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Para las personas que gestionan servicios de campo, cada tarea como la asignación de trabajos a técnicos, creación de un reporte o el seguimiento de las actividades puede suponer un desafío.

La gestión de servicios de campo puede llegar a ser muy lenta e ineficiente, y en ocasiones, los gerentes se ven obligados a trabajar prácticamente a ciegas hasta recibir los reportes al final de cada jornada, con suerte. 

En este contexto, herramientas de gestión de servicios de campo como Kizeo Forms han sido una gran ayuda para la digitalización de procesos. Pero, ¿Qué debes tener en cuenta a la hora de conseguir una buena gestión de servicios de campo?

Consejos para una buena gestión de servicios de campo

Los softwares de gestión de campo (en inglés Field Service Management) son una herramienta de gran utilidad. Permiten crear y ejecutar órdenes de trabajo, monitorear y controlar el trabajo del personal en terreno y de los proveedores, identificar las necesidades de servicio, etc. Sin embargo, hay algunos consejos que debes seguir para conseguir una buena gestión de servicios de campo en tu empresa.

En primer lugar, debes cuidar la imagen que se da a los clientes con un trato rápido y eficaz. Crear un presupuesto en el mismo momento en que atiendes a un cliente, que este pueda firmarlo y aprobarlo al instante o que pueda recibir el informe de una inspección hecha en terreno en pocos minutos, es una buena forma de transmitir efectividad y acelerar el flujo de trabajo. Todo esto ahora es posible gracias a los softwares de gestión de campo.

Ser una empresa capaz de identificar y corregir rápidamente cualquier incidencia y mostrarse transparente ante los clientes también es crucial. Para que una gestión de servicios de campo sea efectiva, es importante estar constantemente al tanto de las operaciones en terreno, poder recibir en tiempo real el informe del servicio realizado y enviar una copia al cliente vía correo electrónico.

Además, la comunicación en tiempo real con un software de gestión de campo es una forma de hacer que el trabajo del personal en terreno destaque por contar con el equipo y tecnología que les permita llevar a cabo un trabajo mucho más eficiente.

En este caso, trabajar con un software de gestión en terreno que se pueda consultar en diferentes dispositivos y a tiempo real, puede hacer posible que los empleados de campo lleguen al lugar correcto, en el momento justo.

Todo resultaría imposible con sistemas tradicionales en los que la comunicación es lenta y poco eficiente. Es aquí donde la transformación digital deja de ser una idea para convertirse en algo tangible y beneficioso para las empresas.

Conseguir una buena gestión de servicios de campo también depende de continuas mejoras en todo el proceso. Para lograr esto, es necesario tener una buena trazabilidad de la información y que esta esté centralizada. Teniendo disponible toda la información de tus servicios podrás crear reportes más completos y analizar lo que tu empresa puede mejorar. Esta es la manera de encontrar los puntos débiles de la gestión de servicios de campo para mejorarlos poco a poco y hacer que la empresa sea cada día más productiva.

Utilizar un software de gestión en terreno es también una manera de ser más efectivos en cuanto a flujo de información y trabajo. En otras palabras, es la herramienta idónea para conseguir la digitalización de procesos operativos y administrativos; también, para hacer que las tareas cotidianas lleguen a ser aún más precisas y rápidas.

Planificación, asignación, movilización y análisis de la gestión de servicios de campo

La planificación es un punto clave en la gestión de servicios de campo. Cada uno de los empleados que forman parte de todo el personal en terreno debería contar con una programación con todos los trabajos a realizar. 

En cuanto a la asignación de tareas, es de gran valor contar con una herramienta que te permita hacer la gestión de equipos de campo. Por ejemplo, la secretaria en la oficina puede indicar al técnico que tiene hoy una instalación por realizar. El técnico recibe la notificación en su móvil o tablet, abre el formulario y allí encuentra la información necesaria para cumplir con el servicio.

La gestión de servicios de campo debe ser flexible. Contando con un software especializado en ello e integrado en dispositivos móviles es posible conseguir esa flexibilidad, de forma que, ante cualquier imprevisto, se pueda reasignar el trabajo a otro técnico. 

Como mencionamos antes, el análisis de los resultados es importante para ir mejorando cada día e identificar los puntos débiles del proceso. Por ello, sería una ventaja contar con una plataforma donde el personal en terreno pueda registrar toda la información de cada tarea de forma inmediata, de esta forma, el supervisor podrá analizar y corregir cualquier fallo de la manera más rápida posible.

Cómo puede ayudar Kizeo Forms a la gestión de servicios de campo

Con Kizeo Forms, es posible crear un servicio en terreno totalmente personalizado. Por ejemplo, crear una parte de trabajo digital, generar reportes automatizados, asignar tareas a los técnicos de campo y hacer seguimiento del trabajo realizado.

De esta forma, se evitará cualquier pérdida de información y el personal en terreno tendrá en la palma de sus manos una herramienta que le permite hacer su trabajo más rápido e informar a su superior en instantes.

Todo esto es posible dado que Kizeo Forms es un software en la nube, es decir, no debes instalar nada en tu ordenador. 

Su configuración es sencilla. Desde el ordenador se crea un formulario con campos inteligentes (geolocalización, firma electrónica, lector de código de barra, etc.) y se personaliza el reporte asociado. Seguidamente, se asigna dicho formulario al personal en campo, quienes lo rellenará con la aplicación móvil. Luego se revisa si el trabajo ha sido realizado y se exportan tantos los datos recolectados como el informe generado.

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