OVH agiliza las auditorías de calidad en sus centrales de datos

Pregunta: ¿A qué se dedica la compañía OVH?

Respuesta: OVH es un proveedor mundial de cloud muy evolutivo que ofrece a las empresas un valor y un rendimiento ejemplar en el sector. La empresa fue fundada en 1999. Nuestra sede principal cuenta con 28 datacenters ubicados en 12 diferentes localidades a través de 4 continentes. Desplegamos nuestra propia red mundial de fibra óptica y gestionamos la totalidad de la cadena de hosting web. A través de sus propias infraestructuras, OVH propone herramientas y soluciones sencillas y potentes que ponen la tecnología al servicio de los profesionales y revolucionan las maneras de trabajar de más de un millón de clientes a través del mundo.

Hoy en día, OVH cuenta con 2 500 empleados en 18 países. Durante el año 2017, abrimos nuevos datacenters en Polonia, Singapur, Australia, Alemania, Reino Unido y EEUU.

P: ¿Cuéntenos a que tipo de problemas se enfrentaba OVH antes de usar la solución Kizeo Forms?

R: En OVH, ya hacíamos nuestras auditorías mediante formularios digitales. El programa informático que usábamos antes solo permitía el envío y la exportación de informes en formato PDF. Así que posteriormente, teníamos que pasar por toda una serie de procesamiento y recuperación de datos en diferentes archivos Excel antes de poder analizar los resultados. Además, los formularios estaban almacenados localmente: a cada actualización de formulario, teníamos que difundirlo en todos los dispositivos y luego acompañar a todos nuestros equipos en cada locación para asegurarnos del buen funcionamiento. Eso nos consumía demasiado tiempo.

Entonces, nos pusimos a buscar un programa que nos permitiera fluidificar y automatizar nuestro procedimiento de control. Nuestros requisitos eran el envío de correos electrónicos automáticos, la recuperación rápida de los datos y la posibilidad de vincular el programa con nuestras diferentes interfaces. Naturalmente, optamos por Kizeo Forms, que conocíamos muy bien ya que esta compañía formaba parte de nuestro programa de asesoramiento de startups, el « Digital Launch Pad » que usa la infraestructura de OVH.

«Para el área de calidad, eso representó alrededor de 15 horas de tiempo ahorrado por semana gracias a Kizeo Forms!»

Anthony Slimani, responsable de control de calidad en OVH

P: Cuéntenos como usa Kizeo Forms a diario en su trabajo:

R: Desplegamos la solución Kizeo Forms en numerosas áreas de OVH: en el departamento de calidad, en la producción, en «datacenters» y también en HSEQ (Higiene, Seguridad y Medio Ambiente). Hoy, tenemos 70 formularios digitales, de los cuales alrededor de 50 son funcionales y utilizados regularmente. Cada usuario es autónomo y puede crear sus propios formularios de acuerdo a sus necesidades.

La transición del papel al digital se hizo naturalmente. Era una necesidad expresada por numerosos departamentos y numerosos empleados de nuestra empresa. El papel implicaba una etapa adicional de introducción de datos manual, la mayoría del tiempo larga y fastidiosa.

El aprendizaje de Kizeo Forms fue fácil: la creación de formularios es intuitiva y sencilla (¡nada de programación ni código!). Los tutoriales son claros y exactos y nuestra ejecutiva de cuenta siempre está disponible y dispuesta a ayudarnos. La transición hacia Kizeo Forms también nos permitió extender nuestro campo de acción y agregar más formularios y checklists Excel o Word.

P: En su opinión, ¿Qué le brindó Kizeo Forms a su empresa?

R: El impacto de Kizeo Forms en nuestro trabajo diario es indiscutible. Al usar Kizeo Forms, pudimos extender nuestro campo de actividad y desplegar la calidad en zonas o departamentos donde todavía no estábamos presentes. ¡Para el área de calidad, eso representó alrededor de 15 horas de tiempo ahorrado por semana gracias a Kizeo Forms!

De manera general, la llegada de Kizeo Forms ha tenido el visto bueno de nuestros empleados. Siempre tratamos de crear formularios de la manera más lúdica y ergonomica posible.

P: ¿Tiene en mente ejemplos de proyecto o operación exitosa?

R: Por ejemplo, dentro de nuestro departamento de producción, los empleados apuntaban al final del día los resultados del control calidad de cada lote de productos en un cuadernito. Por eso mismo, teníamos pocos voluntarios para efectuar estos controles.

Con Kizeo Forms, creamos un formulario que cumple la misma función de seguimiento de los resultados del control de calidad. De ahora en adelante, los empleados entran las informaciones del día en menos de 5 minutos y todo se envía y se almacena automáticamente. Ahora, hay mucho más voluntarios para rellenar el formulario digital que los que había antes para escribir en el cuadernito.

P: ¿Cuál es su opción favorita de Kizeo Forms?

R: La configuración y el envío automático de correos electrónico representan un ahorro de tiempo enorme. Solo basta con configurar el modelo y todo es automatizado de acuerdo a cada caso de respuesta de formulario.

P: ¿En su opinión, qué se podría mejorar de Kizeo Forms?

R: Los usuarios de Kizeo Forms en OVH nos compartieron estos 4 ejes de mejora:

• Subrayar la respuesta seleccionada en el momento en que el usuario rellena el formulario en su tableta o celular (una casilla gris o a color sería mucho más visible que la palomita en la derecha)
• Integrar una calculadora de porcentajes. La herramienta cálculo permite hacerlo pero la configuración es más complicada.
• Mostrar un mensaje de confirmación cuando se registran los datos que indica « Su datos han sido guardados y enviados». Tenemos varios formularios duplicados porque los usuarios piensan que los datos no han sido registrados la primera vez.
• La opción de poner separadores en las tablas.

Anthony Slimani