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15Abr, 2021
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¿Es necesario un ERP en una empresa?

En la actualidad, la mayoría de empresas se plantean contar con un software de gestión integrado y unificado, lo que se conoce como sistema ERP. El principal motivo de este interés es poder disponer de un sistema que permita compartir información entre los distintos departamentos de la empresa. La cuestión que nos planteamos en este artículo es: ¿realmente todas las empresas tienen la necesidad de contar un sistema ERP?

 

¿Qué es un sistema ERP?

ERP corresponde a las siglas en inglés Enterprise Resource Planning (Planificación de recursos empresariales) y  puede definirse como un software de gestión empresarial compuesto por diferentes módulos interrelacionados entre sí. Cada uno de estos módulos controla un área del negocio (contabilidad, ventas, marketing, gestión del cliente, RRHH…) y permite compartir información y automatizar procesos internos

Principales características de un ERP

Los ERP se diferencian de otros software de gestión empresarial principalmente en dos características: son modulares y configurables. Esto significa que un ERP está estructurado y organizado en una serie de módulos que gestionan los diferentes departamentos de la empresa. Además, estos módulos comparten información de una base de datos común, que funciona como elemento central de todo el funcionamiento del ERP.

Además de su estructura modular, la otra característica básica de los ERP es que pueden  adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, es decir, son configurables

Tipos de ERP en un empresa

Los sistemas ERP pueden clasificarse en diferentes tipos, atendiendo a parámetros como el diseño o la instalación

Un programa ERP puede diseñarse totalmente a medida, partiendo desde cero, pero lo más común es que la empresa adquiera un modelo predefinido, contrate los módulos o paquetes que necesite y los adapte a sus necesidades. Los ERP más comunes para grandes empresas son SAP o Microsoft Dynamics, mientras que para las PYMES son más prácticos otros sistemas ERP como: Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business One o  A3 ERP.

En cuanto a la instalación del ERP esta puede ser local (se instalan en la red informática de la empresa para ser usado en los equipos internos) o en la nube (permite trabajar en remoto desde cualquier lugar con acceso a internet).

 

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Los principales módulos ERP y sus funciones

Un programa de gestión ERP tienen la  capacidad de abordar todos los procesos de gestión de una empresa gracias a sus configuración en diferentes módulos, siendo algunos de los más importantes y utilizados:

  • Módulo de facturación. Solución informática para gestionar y llevar un control del envío y la recepción de facturas en las empresas. 
  • Módulo de gestión de inventarios. Permite llevar a cabo la planificación de los recursos empresariales y el control de los niveles de stock. 
  • Módulo de gestión de compras. Un software de gestión de compras ERP tiene capacidad para realizar la gestión del ciclo completo de compras. 
  • Módulo de contabilidad Gestiona facturas, movimientos bancarios, pagos pendientes, tickets o gastos. 
  • Módulo de Software de Servicio de Asistencia Técnica (SAT). Se utiliza en los distintos procesos y comunicaciones de asistencia técnica a los clientes, para gestionar los trabajos de mantenimiento, instalación y reparación.

Principales funciones y ventajas de un software ERP 

En conjunto, las principales funciones que realiza un software ERP son las siguientes:

  • Gestionar la contabilidad y las tareas administrativas.
  • Automatizar la creación y el envío de facturas, presupuestos, modelos tributarios, etc.
  • Obtener información del estado del negocio en tiempo real para una toma de decisiones acertada.
  • Administrar los materiales y recursos disponibles de manera eficiente.
  • Controlar el stock y mantener los niveles óptimos del almacén.
  • Realizar un seguimiento de las ventas y de las acciones comerciales.
  • Automatizar las órdenes de producción
  • Garantizar la seguridad de la información confidencial de los clientes y de la empresa.
  • Potenciar la comunicación interna de la compañía.
  • Gestionar los Recursos Humanos de la empresa. 
  • Supervisar los procesos logísticos.

 

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¿Realmente necesitas un sistema ERP en tu empresa?

Para responder a esta pregunta te puede ser muy útil plantearte las siguientes reflexiones y cuestiones. Así estarás en la pista correcta sobre si vale la pena invertir los recursos que requiere la adquisición e implementación de un software de este tipo, en términos de inversión económica, formación al equipo, etc.

¿Qué departamentos tiene mi empresa, cómo están organizados y qué volumen de trabajo tienen?

El número de departamentos y empleados, su organización (tanto actual como esperada) y el volumen de trabajo son aspectos a valorar antes de implementar un ERP. Por lo general, cuanto mayor sea la carga de trabajo y el número de departamentos implicados, más necesario será un ERP, y también se le podrá sacar un mayor partido. Eso sí, si es una empresa grande, será importante optar por una programa que te permita gestionar y limitar  los derechos de acceso a los datos, pues recuerda que con un ERP la base de datos será común.

¿Necesitas integrar todos los procesos de tu empresa en un solo sistema?

Si la respuesta es sí, el ERP es tu programa. Recuerda que no tienes por qué integrar todo de golpe, sino que puedes ir incorporando módulos de manera progresiva. 

¿Están tus empleados dispuestos a cambiarse a un sistema ERP?

No se puede pasar por alto que la implementación de un sistema ERP implica una completa transformación empresarial que requiere tiempo de aprendizaje y adoptar nuevos sistemas de trabajo. Antes de adquirir un programa de este tipo es importante que valores la formación previa, motivaciones y capacidad de adaptarse a los cambios de todos y cada uno de los profesionales de la organización.

¿De qué presupuesto dispones?

Este es un aspecto muy importante a la hora de decidir si realmente incorporo o no un software ERP en mi empresa y de qué tipo, ya que el precio y mantenimiento puede ser muy variable. 

¿Has notado algunos de los siguientes síntomas…?

Si tu empresa está experimentando problemas en los plazos de entrega, el inventario no está bien controlado, la comunicación interna es muy mejorable o existen problemas de tesorería es muy probable que un ERP te pueda ayudar. Se trata de señales que te avisan de que debes mejorar el sistema informático y organizativo de tu empresa. En estos casos un ERP puede ser una herramienta muy útil.

 

Kizeo Forms, una solución que puedes implementar en tu empresa

Kizeo Forms es una aplicación que permite desarrollar formularios inteligentes para ser completados en smartphones o tablets, que al instante se enviarán en forma de reporte individual o consolidado, listos para ser exportados o integrados con los sistemas de tu empresa.

Su principal ventaja es que es 100% personalizable, te permite digitalizar todos los procesos que hoy llevas en papel, como el control de calidad, gestión de pedidos, levantamiento de inventario, control de horario…. Todo lo que hoy haces con un formulario en papel y que luego debes llevar a reporte, lo podrás hacer en segundos con Kizeo Forms

Algunas de las principales funcionalidades de Kizeo Forms son:

  • Captura y recogida de datos en tiempo real y desde el terreno.
  • Acceso a la información en tiempo real y estando en cualquier lugar.
  • Generación y envío de reportes automatizados de forma inmediata, en formatos Excel, Word o PDF. 
  • Integración de datos a otros programas de la empresa.
  • Planning y asignación de tareas al personal en movilidad.
  • Creación de flujos de información con sistema de aprobación, es decir, la información recolectada en tiempo real se puede enviar al supervisor para que la apruebe y luego con un clic enviar a administración, por ejemplo.

Kizeo Forms tiene un doble valor: en algunos casos, permite sustituir un software ERP y, en otros, actuar de forma complementaria a este sistema.

 

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Por ejemplo, si las preguntas planteadas en el punto anterior no te han indicado que necesitas un ERP en tu empresa, puedes mejor decantarte por Kizeo Forms, ya que te permite digitalizar tus formularios en papel, obtener reportes al instante y agilizar la comunicación entre el personal móvil y el de oficina.

Por otro lado, a una empresa que ya tiene un ERP le puede interesar usar Kizeo Forms de forma complementaria, con el fin de generar y asignar formularios rápidamente para ser usados por el personal que se encuentra en movilidad o trabajando sobre el terreno. Con esta app, ellos podrán registrar su trabajo y enviar al instante un informe al supervisor. Esto es de gran utilidad para fábricas y sus controles de calidad o para técnicos que trabajen todos los días con partes de trabajo. 

Además, gracias a nuestra API (Application Programming Interfaces) es muy fácil la integración de Kizeo Forms con el software que se esté usando en tu empresa sin costo adicional.

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