Notas de gastos: cómo digitalizarlas y plantillas – Kizeo Forms

01Abr, 2021

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No cabe duda que la gestión de las notas de gastos es un proceso muy tedioso que consume mucho tiempo en la empresa. Es por eso, que es muy importante optimizar esta tarea para así poder agilizar procesos y producir muchos beneficios en tu empresa. Hoy en día, existen soluciones como Kizeo Forms que te pueden ayudar a automatizar de manera más eficiente tus notas de gastos. ¡Descubre de qué manera podrás hacerlo en este post!

¿Qué son las notas de gastos?

Las notas de gasto son los documentos que utilizan los empleados de una empresa para solicitar el reembolso de los gastos que ha realizado en relación con su trabajo: kilometrajes, dietas, pernoctaciones en hoteles, taxis, parking, etc. 

El funcionamiento básico de las notas de gasto es un documento, ya sea en papel o en formato digital, donde se encuentran predefinidos los distintos campos con los conceptos que cada empresa considera como gastos de trabajo. A estos se les puede añadir campos adicionales para: imprevistos, gastos indefinidos, observaciones, aclaraciones, etc.

La gestión de las notas de gastos suele llevarse a cabo por el departamento de contabilidad o de administración de la empresa y, por lo general, es un proceso monótono que supone muchas horas de trabajo: el empleado tiene que rellenar el formulario con los gastos realizados (muchas veces a mano), pasarlo al departamento correspondiente, verificarse y posteriormente abonarse.  

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Beneficios de digitalizar tus notas de gastos

La gestión de notas de gasto de manera manual, ya sea rellenando los documentos a mano o incluso con la ayuda de un archivo Excel, es hoy en día un método obsoleto e ineficaz. Conlleva muchas horas de trabajo no productivos, es fácil cometer errores y la supervisión y validación de los datos es complicada y poco eficiente. 

La solución para optimizar la gestión de las notas de gasto pasa por implantar un sistema digitalizado que evite que el empleado tenga que rellenar las notas a mano o teclearlas en un Excel, cotejar, organizar y guardar los tickets en papel para hacerlos llegar físicamente a la persona o al departamento responsable de su supervisión y verificación. 

Los principales beneficios de las notas de gastos digitales son:

• Ahorro de muchas horas de trabajo improductivas, tediosas y sin verdadero valor añadido, al no tener que perder el tiempo rellenando notas a mano o guardando y clasificando tickets.
• Se simplifica mucho el procedimiento de validación, verificación y reembolso de los gastos.
• Ahorro de costes para la empresa en gastos de papel, archivo, horas laborales, etc.
• Se minimizan los errores humanos, pudiendo programar sistemas de corrección y detección automática de los mismos.
• Se evita o reduce el fraude interno: gastos inexistentes o inflados, o bien pasar notas de pagos que la empresa no considera reembolsables.
• La digitalización de notas permite dar pasos más importantes y ambiciosos de transformación digital, como la automatización de procesos o la integración y centralización en el software contable de la empresa.
• Permite una comunicación eficaz y fluida entre el empleado y su supervisor de gastos. Cualquier problema, duda o necesidad de aclaración que surja entre ambos puede resolverse rápidamente, contribuyendo a la eficacia y rapidez del proceso.

Hojas de gastos digitalizadas con Kizeo Forms

Con la aplicación Kizeo Forms es posible digitalizar fácil y eficazmente las notas de gastos diarias, rellenarlas en cualquier lugar desde un dispositivos móvil: smartphone o tablet, gestionarlas desde donde queramos, sobre el terreno o la oficina, e integrarlas en el software centralizado de la empresa.

Paso a paso para generar notas de gastos diarias

Paso 1. Crear formularios digitales desde el ordenador

El primer paso para trabajar con Kizeo Forms es crear tu formulario digital según el tipo de nota de gastos (viaje, traslado, dieta, relaciones públicas…). Estos son los formularios más comunes, aunque se pueden crear y personalizar todos lo que se precisen:

• Gastos de kilometraje.
• Hoja de gastos.
• Pedido de reembolso.
• Gastos de viaje.

En este punto vale saber que para construir tus formularios no hace falta conocimientos de programación. Al entrar en la plataforma web verás que es muy fácil. Con el sistema de “arrastrar y soltar” podrás crear tu formulario de nota de gastos diaria pudiendo elegir entre campos como toma de foto, cálculo automático, importación de tus datos, firma digital, geolocalización y más. 

En otras palabras, estarás creando tu propia aplicación móvil de formularios. Con la ventaja de que este formulario viene asociado a un reporte que se generará automáticamente cuando rellenes tu nota de gasto. 

Paso 2. Rellenar y enviar las hojas de gastos diarias

A continuación, los empleados pueden rellenar y generar la hoja de gastos diarias desde la aplicación móvil, aún sin conexión a internet. Al enviarla, se genera un informe que se envía por correo electrónico a Administración. Esta información recolectada también se puede visualizar y exportar desde la plataforma web, con lo cual se eliminan los retrasos de esta gestión.

Una de las ventajas de Kizeo Forms es que podemos personalizar y adaptar estas hojas de gastos como queramos, en cuanto al estilo (colores, logo de la empresa) y la información a incluir.

El punto fuerte de Kizeo Forms es que permite operar con gran facilidad desde el smartphone o tablet, ya que se trata de una aplicación muy visual e intuitiva. Esto permite a los empleados poder rellenar las notas de gasto desde su móvil en unos pocos minutos, independientemente del lugar donde se encuentren. Es decir, permite trabajar sin problemas desde el terreno, algo que no es posible con una hoja de Excel por ejemplo, ya que es un programa mucho más rígido y muy complicado de utilizar sino es con un ordenador de sobremesa o un portátil de una ciertas dimensiones de pantalla.

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Paso 3. Exportar un reporte mensual para llevar a cabo la gestión mensual

Una vez el empleado ha rellenado todas la hojas de gasto diarias, llega el trabajo de su supervisor al final de mes. Y es aquí que Kizeo Forms entra una vez más a facilitar el trabajo, dado que gracias a la digitalización hecha, se podrá exportar un reporte mensual en pocos clics. 

Y, si Kizeo Forms se integra con el programa de contabilidad y/o de recursos humanos de la empresa, pues se gana en automatización. De esta forma, las notas de gastos diarias se van enviando día a día al sistema de la empresa, ahorrando un tiempo enorme. A partir de aquí, de un modo automatizado, se pueden realizar las gestiones necesarias para proceder al reembolso de los gastos a cada empleado.

Ejemplo de plantilla para tu nota de gastos

En Kizeo Forms tienes disponible plantillas que pueden ayudarte a montar en pocos minutos los distintos modelos de informes de gastos para tus empleados. 

A continuación un ejemplo de plantilla disponible:

1. Bloque introductorio:

• Email: ¿a quién debo notificar mi informe de gastos
• Campos de fecha para indicar el inicio y final de los gastos

2. Bloque sobre el empleado:

• Nombre y apellido del empleado
• Departamento
• Puesto
• Responsable directo
• ID de empleado  

3. Bloque información general de gastos:

Tabla con detalles como:

• Fecha
• Cuenta
• Descripción
• Tipología de gasto: precio hotel, precio transporte, precio combustible, precio comida, precio ocio, gastos teléfono, otros.

4. Comentarios

5. Aprobado por el responsable

6. Firma aprobación

Una vez que se envía la nota de gastos al responsable, este recibe un email automatizado y debe firmar para aprobar este gasto. 

Lo interesante es que mediante el sistema drag & drop puedes añadir tantos campos como necesites en tu modelo de informe y tu equipo podrá crear sus informes de gastos directamente desde el móvil, enviándolos por email a su superior para que sean aprobados.

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Gestión de notas de gastos en tiempo real

Una de las funciones más potentes de Kizeo Forms es que permite gestionar las notas de gasto en tiempo real e, incluso, enviar inmediatamente un reporte o aviso al departamento de contabilidad de la empresa para que, por ejemplo, envíe una transferencia urgente a un empleado. 

Ejemplo de uso:

Un posible escenario en que el trabajador esté de viaje laboral y necesite dinero con urgencia para hacer frente a cuestiones de trabajo: invitar a una cena a un cliente, pagar una noche más de hotel, repostar de gasolina su vehículo, etc.

Este tipo de alcance de Kizeo Forms tiene una gran importancia, ya que evita que el empleado tenga que adelantar dinero de su bolsillo, con los problemas y malestar que una situación como esta supone.

Otras funcionalidades destacadas de Kizeo Forms

Kizeo Forms permite una serie de funcionalidades con alto valor añadido que van mucho más allá de la simple transformación en archivos digitales de las notas en papel, por ejemplo:

• Se pueden programar alertas automáticas que avisen de errores, irregularidades o falta de concordancia entre las políticas de gasto de la empresa y las notas generadas.

• Generación de informes diarios en tiempo real.

• Clasificación de los reportes por categorías, por ejemplo: viajes, comidas, gastos de kilometraje, etc.

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