Órdenes de trabajo: optimiza tu productividad con la digitalización

18Jul, 2023

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En la actualidad, para muchos modelos de negocio, los trabajadores en movilidad son esenciales. Estos deben tener bien definido las intervenciones que se van a realizar fuera de la oficina; así mismo, deben comunicar e intercambiar información con los empleados que están en la oficina y una manera eficaz de realizar este proceso es contar con órdenes de trabajo digitalizadas. 

¿Qué es una orden de trabajo?

Las órdenes de trabajo son documentos en los que se incluye toda la información de un trabajo o servicio. En ellos se especifican las instrucciones, los datos de las personas implicadas, los materiales que serán necesarios, los costes, los plazos, el lugar donde se llevará a cabo el trabajo y, en definitiva, toda la información relacionada con la actividad.

Sirven para planificar y gestionar los proyectos que tienen lugar fuera de la oficina y es una prueba y garantía de los servicios que se han realizado. Estos documentos, además, sirven para planificar las intervenciones y hacer un seguimiento y monitoreo de ellas.

Para estar completa, una orden de trabajo debe contener:

El número de orden

La fecha de emisión

El nombre del cliente

El tipo de servicio contratado y su descripción

Notas sobre inconvenientes o variaciones durante el desarrollo del trabajo

El coste y los cálculos

La fecha de entrega

La firma del cliente

Ejemplo de orden de trabajo

Toda esta información debe estar correctamente especificada para evitar que pueda surgir ningún malentendido. A continuación de compartimos un ejemplo orden de trabajo:

¿Para qué sirve la orden de trabajo?

Para el cliente, son una garantía del servicio que se le presta, para el supervisor es una herramienta que le permite controlar los avances y el tiempo trabajado del personal y, para el técnico, es una asignación de una tarea que debe realizar y sobre la que tendrá que hacer un reporte después. En definitiva, las órdenes de trabajo sirven para respaldar tanto a tu empresa como a un cliente ante cualquier inconveniente que pueda surgir.

Son muy comunes en empresas de mantenimiento eléctrico o industrial, de servicios de limpieza o de construcción, de talleres mecánicos y de servicios técnicos, entre otras. Y aunque muchas de estas empresas aún siguen emitiendo cada orden de trabajo de forma manual y en papel, esta es una tendencia que se está abandonando poco a poco.

Con los nuevos programas para gestionar órdenes de trabajo, el proceso se ha agilizado en gran medida. Y es que ya no es necesario perder tiempo redactando reportes o esperando una aprobación, ahora, además, los inventarios de materiales y el control de las horas trabajadas son aún más exactos que nunca.

La digitalización de las órdenes de trabajo puede aportar a tu empresa una mayor precisión, control y seguridad, dando también a los clientes un trato mucho más rápido y profesional.

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Ventajas de digitalizar las órdenes de trabajo de tu empresa

Digitalizar las órdenes de trabajo puede producir varios beneficios para tu empresa, entre los cuales destacamos los siguientes:

Mejor productividad

Una apuesta segura que mejora la productividad, reduce el tiempo invertido en generarlas y favorece una mejor comunicación entre trabajadores y entre las partes interesadas en general.

Con un programa para gestionar partes de trabajo, es posible rellenar y enviar una orden de trabajo desde el teléfono móvil, consiguiendo así una gran autonomía y eficiencia. 

De esta forma, la información recogida, se mantiene siempre disponible para consultar y exportar en cualquier momento, sin contar que, de esta forma, la información será clara, legible y precisa. Se evitan así los clásicos problemas de trabajar con papel como la pérdida de datos, información incompleta o, peor, tener que juntar información (fotos, texto, cálculos) para hacer los reportes.

Llevar un mayor control del tiempo dedicado

Se tendrá un mejor control del tiempo, de los costes, los materiales, las órdenes y los recibos. Además, de esta forma puedes también comprobar la asignación de tareas, gestionarlas en tiempo real, supervisar el trabajo de tus empleados e incluso crear presupuestos in situ. Es una manera de evitar sobrecargas de trabajo que puedan provocar retrasos.

Las nuevas tecnologías han facilitado el proceso de creación y el envío de órdenes de trabajo. Ahora es posible generar y enviar una orden en apenas segundos.

Reportes más completos

Ya que es posible enviar no solo texto, sino también imágenes e incluso ubicaciones. También puedes acceder a información de órdenes de trabajo previas para tomar decisiones, planificar acciones y realizar un reparto de tareas más adecuado.

Además, será mucho más sencillo acceder a las órdenes de trabajo que necesitemos usando un buscador, algo imposible si aún seguimos con un sistema de papel. 

Está claro que la forma de poder detectar errores es analizando el proceso a través de los datos obtenidos así que, si cuentas con todos los datos posibles, este análisis será mucho más fácil de llevar a cabo. Con toda esta información almacenada, podrás detectar fallos o puntos débiles en el proceso más fácilmente para ir reduciéndolos poco a poco. 

Cómo crear una orden de trabajo

Ahora que ya sabemos lo que son las órdenes de trabajo y la importancia y beneficios que estos aportan a una empresa, es importante saber cómo deben efectuarse y qué deben incluir para que cumplan con la función para las que fueron creadas.

El objetivo de las órdenes de trabajo es identificar una tarea o problema relacionado con un trabajo que hay que cubrir, pedir que se resuelva, verificar qué se ha hecho, marcarlo como aprobado o prioridad, asignar a alguien para que lo solucione y una vez completado, rellenar la documentación que detalle todo el proceso.

Para poder resolver todos estos campos en las órdenes de trabajo, es vital, seguir seis pasos que son:

Identificar el trabajo

Es importante entender cuál es el problema o el trabajo y lo que se requiere para solucionarlo. El encargado de hacerlo tendrá que acatar esta información y entender cuáles son las acciones a realizar.

Marcar prioridades

No, todas las órdenes de trabajo tienen la misma importancia, por lo que habrá que clasificarlas por orden de prioridad, según el trabajo que tenga que realizarse y las actividades que estén planificadas.

Analizar los recursos necesarios

Una vez que ya sabemos los trabajos a realizar, analizaremos los recursos disponibles y los que faltan, como podrían ser herramientas, equipos, materiales o incluso trabajadores extra para llevarlos a cabo.

Explicar al detalle las especificaciones

Hay que detallar la información más importante como cuáles son los datos para contactar con los usuarios implicados, el trabajo a realizar, los días en los que se realizará y en qué horario, así como el plazo establecido.

Asignar al técnico encargado

Se seleccionará el técnico de mantenimiento más adecuado para realizar ese trabajo, con el fin de que este tenga éxito y de que la reputación de la empresa se mantenga intacta.

Hacer un documento explicativo final

Cuando se haya llevado a cabo el trabajo, se realizará un reporte explicando los problemas que hayan podido surgir, las acciones que se han llevado a cabo, el técnico que las ha realizado y la satisfacción del cliente.

Para poder seguir estos pasos, es fundamental que las órdenes de trabajo siempre estén disponibles y accesibles para aquellos implicados, por lo que crearlas en formato digital será lo más beneficioso. Te compartimos cuáles son las partes de una orden de trabajo:

• Tipo de trabajo. 
• Fecha de creación y envío de la orden. 
• Dónde está el trabajo.
• Descripción de la tarea. 
• Detalle del o los problemas que pudieran haber. 
• Quién autorizó el trabajo.
• Quién lo solicitó. 
• Los técnicos que lo completarán. 
• Cuál es el método de finalización. 
• Qué protocolo de seguridad se llevará a cabo durante el trabajo. 
• El deadline o plazo en el que debe estar terminado. 

Para facilitar las labores de los técnicos, no estará de más adjuntar con las órdenes de trabajo documentos como los historiales de mantenimiento de los equipos que se usarán, manuales de máquinas o herramientas que no se usen a menudo, fichas técnicas y algunas notas u observaciones que sean relevantes. 

Existen distintos tipos de órdenes de trabajo como: parte de trabajo diario, de mantenimiento preventivo, de inspección, de emergencia o de mantenimiento correctivo. Sin embargo, cada una de ellas deberá cumplir con los puntos anteriormente citados.

Cómo puede ayudarte Kizeo Forms a realizar una orden de trabajo

Gestionar órdenes de trabajo con papel y lápiz ya no es tan efectivo si lo comparas con la cantidad de empresas que están utilizando las nuevas tecnologías para ello.

Con Kizeo Forms, puedes digitalizar este proceso en un abrir y cerrar de ojos, y lo más importante, en cualquier parte. 

Esta herramienta te permite crear formularios con un sistema simple de arrastrar y soltar que completarán tus técnicos desde la aplicación móvil. Puedes construir tus órdenes de trabajo con campos inteligentes como geolocalización, firma digital, importación de base de datos, cálculos automáticos, toma de fotografías y más.

Cada una de tus órdenes de trabajo viene asociada con un reporte digital automatizado, con lo cual al rellenar un formulario se enviará al instante un informe a quien necesites. Lo mejor es que este reporte lo puedes personalizar con el logo de tu empresa y los colores corporativos, además definir el tamaño de las imágenes, la información visible, entre otros.   

Kizeo Forms es también una solución para planificar y asignar las tareas de los empleados en movilidad. Asigna tareas estando en la oficina y tus técnicos reciben la notificación en su móvil o tablet, con la información necesaria para cumplir con un trabajo de mantenimiento, por ejemplo. 

Las pymes encontrarán en esta herramienta su gran aliado por su fácil implementación y su bajo coste. Gestiona y envía datos ilimitados, accede a tus reportes al instante y expórtalos en Word, Excel o PDF.

Plantilla orden de trabajo con Kizeo Forms

A continuación, te dejamos un vídeo y algunos modelos de parte de trabajo, tanto en la app móvil como en el ordenador:

Haz partes de trabajo con las horas trabajadas y los materiales usados, partes de incidentes, realiza mantenimientos preventivos programados, entre otras gestiones basadas en papel. 

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