Paperless: Cómo usar menos papel en la oficina

16Ene, 2023

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Conseguir una oficina paperless, en el entorno actual, es cada vez más importante para las empresas de todos los tamaños. Los motivos para implementar una oficina sin papel son diversos, pero está claro que las organizaciones que optan por este cambio lo hacen porque llevar archivos en papel resulta engorroso, difícil de analizar y porque tiene un impacto en el medio ambiente. 

Con la incorporación de la digitalización a los procesos de trabajo, las empresas que buscan crear una oficina libre de papel pueden logran reducir y optimizar recursos, facilitar la búsqueda de información archivada y mejorar el orden general de los documentos corporativos y de los espacios de trabajo. A continuación, te contamos los pasos que debes seguir para conseguirlo. 

¿Qué es una oficina paperless?

Una oficina paperless es una oficina libre de armarios llenos de papel, libre de cajas apiladas, libre de documentos impresos por todas partes. Una oficina que prescinde del uso del papel es una empresa que persigue el objetivo de agilizar sus procesos, respetar el medioambiente y optimizar los espacios. 

Por lo tanto, esta cultura consiste en convertir la oficina en un entorno digital, sostenible y libre de papeles. 

¿Cómo conseguir una oficina sin papeles?

Eliminar el papel de los procesos de trabajo requiere un espacio de trabajo digital que cuente con herramientas de colaboración, comunicación y gestión documental que puedan utilizarse en cualquier momento y desde cualquier lugar. 

La implantación de esta metodología requiere tiempo y compromiso. Por lo que es habitual encontrar empresas reacias a afrontar el desafío. Sin embargo, solo las empresas que sean ágiles, flexibles y se adapten con rapidez a los cambios serán las que tengan éxito. 

Así, es cuestión de encontrar el sistema más adecuado para digitalizar la documentación y los flujos de trabajo, ya que la digitalización de los procesos supone grandes beneficios.

Descubre 7 formas de reducir el uso del papel en tu empresa

Beneficios de una oficina paperless

Reducir el consumo de papel de tu oficina y digitalizar tus procesos tiene un impacto medioambiental positivo y ayuda a disminuir tu huella de carbono. Por lo tanto, te permite ser una empresa más sostenible y, además, ofrece otras ventajas:

Aumenta la eficiencia

Digitalizar la gestión de los documentos optimiza el tiempo de trabajo de los empleados, ya que la búsqueda y envío de documentación es mucho más rápida y ágil, lo que facilita realizar las gestiones. Por lo tanto, evita pérdidas de tiempo buscando archivos. Además, permite acceder a los documentos digitales desde cualquier parte y en cualquier momento.

Documentos e información más seguros

La información que se almacena en formato digital está más protegida que la que se archiva en carpetas llenas de papeles. De hecho, posibilita restringir el acceso, hacer copias de seguridad (evita la pérdida de datos y documentos), controlar la trazabilidad de los documentos, realizar firmas electrónicas, etc.

Ahorra tiempo y dinero

Disminuir (y eliminar) el consumo de papel reduce los gastos en la compra de paquetes de folios, mantenimiento de impresoras, recambios, tinta, etc. Además, te permite automatizar flujos de trabajo y ahorrar tiempo a los empleados, lo que aumenta la productividad.

Optimiza el espacio

Los documentos digitales se almacenan en la nube o en servidores, por lo que no es necesario dedicar espacio para estanterías y archivos de carpetas y documentos. Así, liberas espacio para ampliar la oficina, aumentar el espacio de tus empleados o habilitar nuevas zonas de trabajo.

En conclusión, una oficina paperless no solo va a hacer tu empresa más sostenible, también la va a hacer más rentable. Entonces, ¿cómo puedes usar menos papel en tu oficina?

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Kizeo Forms es un software cloud con una app móvil que te permite digitalizar todo tipo de documentos y su gestión. A través de la plataforma web puedes diseñar formularios personalizados y, desde la app, recoger los datos e información necesarios para completarlos desde cualquier lugar y sin necesidad de utilizar papel. 

Así, tanto los operarios en movilidad como los empleados de oficina pueden generar reportes e informes con unos pocos clics y enviarlos al instante por correo electrónico. De esta manera, aceleras los flujos de comunicación y automatizas los procedimientos de trabajo.

En consecuencia, ahorras entre 10 y 15 horas de trabajo semanales por empleado y respondes a las necesidades de tus clientes, proveedores y aliados de forma más rápida y efectiva mientras cuidas del planeta. 

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