Cómo gestionar la comunicación entre equipos

19Sep, 2022

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Gestionar la comunicación entre equipos es uno de los retos más importantes a los que puedes enfrentarte en tu empresa. Sobre todo cuando los equipos realizan sus tareas sobre el terreno, ya que la transmisión de la información suele producirse de forma desordenada y descentralizada.

Por ello, eliminar toda la información innecesaria a la hora de efectuar una orden de trabajo es esencial para una buena comunicación. Además, el envío de información entre el técnico, el equipo y tú tiene que hacerse de forma sencilla y ágil.

Sin embargo, conseguirlo no es fácil y la falta de comunicación puede tener consecuencias graves. ¿Quieres saber cómo gestionar la comunicación en terreno y oficina de forma efectiva? A continuación te explicamos cómo puedes hacerlo. 

¿Por qué es fundamental saber cómo gestionar la comunicación?

Una comunicación ineficaz provoca caos y confusión. En consecuencia, los miembros del equipo que se encuentran en el terreno pueden frustrarse, tardar más tiempo en realizar sus tareas, e incluso empeorar la calidad del trabajo efectuado. 

Y es que la manera de transmitir información afecta directamente a la productividad y eficiencia del equipo. Así, una buena comunicación ayuda a tomar decisiones efectivas, promueve la participación del equipo y consigue mejores resultados.

Por lo tanto, gestionar las comunicaciones de manera óptima es una de las claves para aumentar la calidad de las tareas, mejorar la relación entre los miembros del equipo y, en definitiva, aumentar la satisfacción del cliente.

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Pasos para gestionar la comunicación entre equipos con Kizeo Forms

Para que la comunicación sea útil, debe de ser clara y precisa. Y para ello, contar con una herramienta digital como Kizeo Forms es una gran ayuda para gestionar las comunicaciones. Se trata de un software cloud con una app móvil que permite digitalizar la recogida de datos sobre el terreno para crear y enviar reportes al instante.

De esta manera, la gestión de la comunicación resulta más sencilla y al alcance de todo el equipo. Puedes enviar alertas por correo al equipo y a clientes, informar a los técnicos sobre las intervenciones a través de las notificaciones en la app móvil, además de prerellenar formularios y enviándolos a tus colegas como tareas.

Así, el flujo de comunicación entre todos los miembros implicados en las tareas (desde el técnico que la ejecuta hasta su supervisor, así como los trabajadores de oficina que intervienen) es ágil y efectivo.

Pero, ¿qué pasos tienes que seguir para gestionar la comunicación con Kizeo Forms?

Crea un formulario digital personalizado

Lo primero que debes hacer es preparar la información que necesita saber el técnico antes de proceder con una orden de trabajo. Así, puedes diseñar un flujo de trabajo para cada tarea y una lista de verificación con casillas personalizadas que el técnico puede consultar durante su actividad.

De esta manera, evitas comprobaciones innecesarias, la información queda registrada (se puede acceder a ella al instante desde cualquier lugar) y te permite actualizar los datos de forma automática.

Automatiza el envío de reportes y correos electrónicos

Cuando el técnico rellena el formulario (con solo un par de clics) puede generar y enviar un reporte automáticamente a la dirección de correo electrónico que quieras. Por ejemplo, puede utilizarse para mejorar la supervisión del trabajo realizado sobre el terreno, o enviar un comprobante de intervención al cliente.

Además, se pueden crear alertas y notificaciones instantáneas a través del móvil que permiten una comunicación efectiva e inmediata. Lo que facilita la toma de decisiones y aumenta la eficiencia del equipo de trabajo.

Planea y asigna tareas específicas

A través de la plataforma de Kizeo Forms puedes asignar órdenes de trabajo específicas a cada miembro del equipo. Así, mejoras la coordinación para hacer trabajos que requieren seguir un orden de actuación. 

También permite que cada técnico se centre únicamente en ejecutar una tarea, por lo que se optimiza su tiempo de trabajo y aumenta su productividad. Además, puedes conocer el estado de la orden de trabajo y comunicarte directamente con la persona encargada de realizarla.

Al seguir el mismo proceso para la recogida de datos, toda la información queda registrada y centralizada. Así, evitas la dispersión de los datos y la ralentización del flujo de trabajo.

Además, puedes añadir información en distintos formatos (texto, fotos, audios). Por lo tanto, facilita el análisis de los datos y te permite medir indicadores de rendimiento. 

En resumen, gestionar la comunicación entre equipos con Kizeo Forms acelera la difusión de la información y aumenta la productividad y eficiencia de los empleados. De manera que mejoras tu reactividad para responder a las necesidades de tu equipo (y también de tus clientes).

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