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29Mar, 2021
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Ventajas de digitalizar tus inventarios de almacén

Garantizar un suministro continuo, fluido y sin interrupciones de los pedidos y servicios pactados entre una empresa y sus clientes y proveedores es el principal objetivo de una correcta gestión y control de los inventarios del almacén o stock. Se trata de una tarea compleja que puede optimizarse a través de un adecuado proceso de digitalización.

 

¿Cómo llevar un almacén a la digitalización?

Para que sea realmente óptima y efectiva, la digitalización de un almacén debe entenderse y organizarse de forma integral, teniendo en cuenta los distintos factores que configuran el proceso de logística en su conjunto: identificación, clasificación, registro de entradas y salidas de productos, integración con el software de la empresa, etc. 

Para implementar un sistema digitalizado de administración y control de almacenes es necesario considerar una serie de aspectos clave e incorporarlos de forma eficaz en el sistema informático de gestión logística que finalmente pongamos en práctica:

  • Informatizar el circuito completo de un almacén

Aunque en la práctica las funciones concretas de cada almacén dependen de muchas variables, como el tamaño de la empresa y el sector de actividad, en casi todos los casos se suele dar un circuito o proceso común, que va desde la identificación de productos al registro de salidas, pasando por diversas fases intermedias.

  • Identificación  de productos

El control de existencia de almacén comienza con la identificación digital de los productos, que puede realizarse de diversas formas: códigos de barra, QR, etiquetas, sistemas RFID, etc. La gran ventaja de cualquiera de estos métodos es que sirven para identificar con precisión los distintos artículos y añadir todo tipo de información, a la que puede accederse fácilmente a través de un dispositivo lector.

  • Registro de entradas 

Para controlar en tiempo real el contenido del almacén en cada momento, es fundamental  registrar las entradas y salidas de cada producto. Para garantizar su óptimo funcionamiento, este sistema debe estar informatizado y los más automatizado posible. 

  • Establecer un stock mínimo y máximo

Las necesidades de aprovisionamiento, es decir, el stock mínimo y máximo adecuado para cada producto es uno de los aspectos más importantes de la gestión de un almacén, y también de los más complejos de organizar adecuadamente sino se cuenta con un sistema digital bien planteado. 

Es recomendable programar sistemas de alarma y automatizaciones de reposición para evitar el agotamiento de productos que pueden ser fundamentales para el correcto funcionamiento de una empresa, o bien para dar respuesta inmediata a las necesidades de los clientes.

  • Control de los movimientos dentro del almacén

Otro aspecto clave para el control de un almacén, y al que muchas veces no se le otorga la importancia que merece, es el control de los traslados internos de mercancías por las distintas zonas del almacén. Este tipo de movimientos debe también gestionarse digitalmente para evitar desubicaciones que provoquen pérdidas de tiempo y resten eficacia a la logística de la empresa. 

  • Registro de salidas del almacén

Es importante llevar un control  exhaustivo y detallado del destino de los productos y materiales que esté totalmente ligado a las entradas. Un proceso que solo puede lograrse con eficacia con un adecuado sistema de digitalización de inventarios.

  • Integración con otros sistemas informáticos y departamentos de la empresa

Para acabar de optimizar la digitalización del inventario es muy recomendable su integración con otros departamentos y sistemas informáticos de la empresa: contabilidad, facturación, atención al cliente, etc. En caso de existir una tienda online, lo ideal es que esta se encuentre sincronizada con el inventario o stock digital.

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Beneficios de la digitalización del inventario de almacén de una empresa

Las ventajas del control digital del inventario de almacén de una empresa son muchas y muy notables. Algunos de los más destacados son:

  • Mejora de los procesos 

La optimización del stock y las tareas operativas asociadas mediante un proceso de digitalización y automatización ayuda a mejorar el desempeño no solo en el área de logística de la empresa, sino también en otros departamentos, como contabilidad o recursos humanos.

  • Ahorro de tiempos y costos

La digitalización evita horas de trabajo repetitivas y con escaso valor añadido. Tiempo que los empleados pueden dedicar a tareas más estimulantes, rentables y productivas para la empresa.

  • Mejora de la experiencia del cliente

La digitalización del inventario evita errores y retrasos a la hora de entregar productos, materiales y servicios, lo cual redunda muy directamente en un mejor servicio a clientes y proveedores.

 

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  • Impulso a otras líneas de negocio

La transformación digital no es un proceso cerrado o que afecte a un solo ámbito de la empresa, sino que tiene la capacidad de crear sinergias positivas que se retroalimentan y potencian nuevas oportunidades.

La digitalización del stock, en especial si está integrado con otros departamentos, procesos y sistemas de software de la empresa, puede suponer el impulso definitivo a, por ejemplo, las ventas online, además de abrir una ventana a nuevos desarrollos de negocio. 

 

Cómo puede ayudarte Kizeo Forms a digitalizar tu almacén

Con la Kizeo Forms podrás gestionar fácilmente inventarios de almacén de una forma totalmente digitalizada y, gracias a que la puedes utilizar desde un móvil o tablet, podrás introducir todo tipo de datos en cualquier lugar, ganando muchos puntos en movilidad y eficacia.

En general, esta herramienta en la nube, te permite crear formularios digitales, generar reportes personalizados, asignar tareas, enviar la información recolectada a tus colaboradores y a tus sistemas informáticos. Para esto, se cuenta con dos áreas de trabajo: la plataforma web, que es tu panel de creación y control, y la aplicación móvil para recolectar información en terreno. 

Algunas de las funciones que puedes realizar con Kizeo Forms son:

  • Registrar la fecha y hora del abastecimiento y salida de materiales.
  • Incluir el código de barras y fotos. 
  • Hacer cálculos automáticos para facilitar el registro.
  • Importar tus listas de productos o materiales para facilitar la gestión de inventarios. 
  • Validar el inventario con la firma electrónica y las condiciones de validación de reporte. 

Una vez que el personal de campo complete y valide este formulario digital, la aplicación móvil genera automáticamente un reporte completo y preciso, el cual se envía por correo electrónico al personal adecuado en formato Excel o PDF. De esta forma, se consigue un trabajo integrado, completo, eficaz, rápido, fluido y productivo. 

Además, los datos recolectados los puedes exportar como reportes consolidados en formato Excel, Word o PDF. Estos datos también podrás enviarlos a tus sistemas gracias a la API gratuita.

En conclusión, usando Kizeo Forms como tu aplicación para inventarios de almacén podrás ahorrar tiempo, mejorar el control de la mercancía, así como reducir posibles pérdidas o robos.

 

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