Modèle fiche d’état des lieux d’un véhicule pour votre flotte
Un véhicule de service revient avec une rayure sur la portière. Impossible de dire si elle était déjà là au départ : le conducteur et le gestionnaire de parc se renvoient la responsabilité, jusqu’à ce que la facture ou l’assurance tranche à leur place. Avec Kizeo Forms, la photo horodatée et le schéma de dommages annoté se font dès la prise en charge. Au retour, il suffit de comparer les deux fiches.
Pas de CB requise – Sans engagement
Bénéfices
Prise en charge et restitution, sans place au doute
Chaque restitution de véhicule sans preuve écrite est un pari sur la bonne foi. Un pare-choc rayé, un pneu usé, une négociation qui traîne, et c’est la facture qui décide à la place des faits. Avec une fiche comparée automatiquement à l’aller et au retour, la décision se prend en quelques secondes, sur preuve.
Sans Kizeo Forms
- Carnet papier illisible ou perdu
- Aucune preuve datée du dommage
- Désaccord sur la responsabilité
- Réparation facturée à tort
- Comparaison manuelle fastidieuse
- Litige non résolu, mauvaise ambiance
Avec Kizeo Forms
- Photo horodatée archivée automatiquement
- Preuve datée et infalsifiable
- Responsabilité tranchée immédiatement
- Réparation imputée au bon usager
- Comparaison aller-retour automatique
- Litige résolu en quelques clics
Prouvez l’état du véhicule à chaque étape
Photographiez le véhicule à la prise en charge et à la restitution, avec date et heure automatiques. Chaque dommage se documente par une photo annotée directement sur mobile. Vous disposez d’une preuve opposable, sans discussion possible.
Sécurisez la restitution des véhicules
Le conducteur signe la fiche à la remise et à la reprise du véhicule. Cette signature électronique engage les deux parties sur l’état constaté. Vous évitez les désaccords a posteriori.
Réduisez les litiges de carrosserie
Un schéma de dommages annoté localise précisément chaque rayure ou choc. Vous savez immédiatement si le dommage existait déjà. La réparation est facturée à la bonne personne.
Gagnez du temps sur la comparaison
Les fiches aller et retour se comparent automatiquement dans Kizeo Forms. Plus besoin de ressortir les documents papier ni de rechercher un email. La décision se prend en quelques minutes.
Comment ça marche ?
Créez votre fiche d’état des lieux de véhicule
Créez votre propre fiche d’état des lieux sur-mesure ou utilisez notre IA pour générer en quelques secondes votre trame avec vos véhicules, vos zones à contrôler et vos champs propres à votre flotte.
Complétez la fiche de prise en charge ou de restitution
Photographiez le véhicule sous tous les angles, à la prise en charge comme à la restitution. Annotez chaque dommage sur un schéma directement depuis votre mobile.
Faites signer le conducteur
Le conducteur valide l’état constaté par une signature électronique. La fiche est horodatée automatiquement, à chaque étape.
Retrouvez l’historique de chaque véhicule
Toutes les fiches d’un même véhicule sont centralisées et consultables à tout moment. Comparez l’aller et le retour en un coup d’œil, sans ressortir de papier.
Une solution universelle
Des outils pensés pour le contrôle de votre flotte de véhicule
Documenter la prise en charge et la restitution d’un véhicule exige des preuves datées, précises et exploitables sans ressaisie. Kizeo Forms s’adapte à vos véhicules et à vos points de contrôle, quel que soit votre gestion de flotte.
+ de 25 champs disponibles
Photographiez chaque zone du véhicule sous tous les angles, à la prise en charge comme à la restitution. Les clichés sont horodatés et rattachés automatiquement à la fiche.
Localisez précisément chaque dommage sur un schéma du véhicule annoté depuis votre mobile. Rayure, choc ou usure : tout est visible d’un coup d’œil.
Faites valider l’état constaté par une signature électronique du conducteur, à chaque prise en charge et à chaque restitution.
De nombreuses fonctionnalités
Photographiez le véhicule ou dictez vos observations pendant l’état des lieux : l’IA reconnaît les éléments et complète la fiche à votre place.
Programmez l’envoi automatique du rapport au gestionnaire de parc dès qu’une fiche est complétée, ou une alerte si un dommage est signalé.
Générez un rapport personnalisé PDF, Word ou Excel à chaque état des lieux de vos véhicules, photos et schéma inclus, sans ressaisie.
Témoignages
Kizeo Forms nous permet d’assurer une traçabilité parfaite et en temps réel de nos véhicules et équipements, tout en maîtrisant les coûts et simplifiant nos processus QHSE. Cette solution digitale nous offre un gain de temps significatif.
Régis Capiaux
Responsable d’exploitation chez BCL Télécom
L’avantage de Kizeo Forms, c’est la traçabilité et la standardisation des données. Contrairement à d’autres formulaires où le format et l’export posent souvent problème, avec Kizeo Forms on obtient des données propres et professionnelles, facilement.
Mathys Troles
Ingénieur QSSE
Le passage du papier au numérique a simplifié la gestion des fiches d’intervention : CERFA fluides frigorigènes, fiches de dépannage, fiches de maintenance… réduisant le temps de traitement administratif et éliminant les problèmes de lisibilité.
Pierre Palombi
Président du Groupe Palombi
Que ce soit pour nos gammes de maintenance, nos rondes ou nos PV de réception, Kizeo Forms a digitalisé l’ensemble de nos processus terrain en un temps record.
Cédric Martin
Ingénieur Méthodes
Créez votre propre fiche d’état des lieux de véhicule
Chaque prise en charge et chaque restitution de véhicule méritent une preuve fiable et exploitable. Construisez une fiche d’état des lieux adaptée à votre flotte, avec exactement les champs dont vous avez besoin.
- Photo : capturez chaque véhicule sous tous les angles, à la prise en charge et à la restitution, avec horodatage automatique.
- Schéma de dommages : annotez précisément chaque rayure, choc ou usure sur un schéma du véhicule.
- Signature électronique : faites valider l’état constaté par le conducteur à chaque étape.
Plus que vos contrôles de flotte, passez tous vos formulaires sur mobile
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Vérification du matériel
Secteurs
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FAQ – Tout savoir sur le modèle de fiche d’état des lieux d’un véhicule
Qu’est-ce qu’une fiche d’état des lieux de véhicule ?
Une fiche d’état des lieux de véhicule décrit l’état d’un véhicule à un instant donné : carrosserie, intérieur, kilométrage, niveau de carburant.
Elle sert principalement à la prise en charge et à la restitution, pour comparer les deux situations et identifier tout dommage survenu entre-temps.
Pourquoi digitaliser l’état des lieux de mes véhicules ?
Un carnet papier se perd, se remplit à la hâte et ne prouve rien en cas de litige. Avec une fiche numérique, chaque photo est horodatée et chaque schéma de dommages est conservé. Vous gagnez du temps et vous disposez d’une preuve fiable si un désaccord survient.
Quelles informations doit contenir un état des lieux de véhicule ?
Une fiche complète renseigne:
- date,
- véhicule concerné,
- kilométrage,
- niveau de carburant,
- photos de la carrosserie et de l’intérieur,
- schéma des dommages annoté,
- la signature du conducteur.
Vous personnalisez ces champs selon vos besoins.
Comment prouver un dommage lors de la restitution d’un véhicule ?
Photographiez le véhicule à la prise en charge et annotez chaque dommage existant sur un schéma.
Au retour, refaites la même fiche : la comparaison automatique met en évidence ce qui a changé entre les deux états.
Peut-on comparer automatiquement l’état d’un véhicule à l’aller et au retour ?
Oui. Les fiches d’un même véhicule sont centralisées dans Kizeo Forms. Vous retrouvez l’historique complet et comparez la fiche de prise en charge à celle de restitution sans ressortir de papier.
La fiche fonctionne-t-elle sans connexion internet ?
Oui. Le mode hors ligne permet de remplir la fiche même sans réseau, sur le parking d’un dépôt par exemple. Les données se synchronisent automatiquement dès que la connexion revient.
Qui utilise ce type de fiche ?
Les gestionnaires de parc automobile, les loueurs de véhicules et les entreprises qui mettent des véhicules de service ou de fonction à disposition de leurs équipes.
Toute organisation qui doit tracer l’état d’un véhicule entre deux utilisateurs y trouve un usage.
Combien coûte Kizeo Forms pour digitaliser mes états des lieux de véhicule ?
- Le plan Smart (à partir de 15 € HT/mois/utilisateur en engagement annuel) couvre la création de fiches sur-mesure ou via IA, les rapports personnalisés et le mode hors ligne : suffisant pour un état des lieux de véhicule.
- Le plan Business (à partir de 25 € HT/mois/utilisateur en engagement annuel) ajoute la saisie assistée par IA (photo et vocale).
Un essai gratuit de 15 jours est disponible, sans carte bancaire.
Puis-je personnaliser entièrement ma fiche d’état des lieux ?
Oui. Vous choisissez vos champs parmi plus de 25 types disponibles (photo, schéma, signature, liste, calcul…) et vous les organisez selon vos véhicules et vos points de contrôle. Vous pouvez aussi générer une première version avec l’IA, puis l’ajuster.
Comment récupérer les fiches complétées (PDF, Word) ?
Chaque fiche complétée génère automatiquement un rapport au format PDF ou Word, photos et schéma inclus. Vous pouvez aussi programmer son envoi par email dès la validation, sans intervention manuelle.
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