Dématérialsation QSE : Merch & Schmitz réinvente ses audits

Léquipe QSE de Merch & Schmitz a complètement transformé sa manière de contrôler la qualité et la sécurité sur les chantiers. Entre gain de temps massif, fiabilité renforcée et implication des équipes terrain, leur retour d’expérience illustre parfaitement l’impact qu’un outil simple et mobile peut avoir sur une culture QSE. Découvrez comment Louis Sauvagnac et son équipe sont passés d’un suivi papier complexe à une gestion fluide et autonome de leurs audits.

L’activité de l’entreprise :

Je m’appelle Louis Sauvagnac et je suis Chargé QSE (Qualité, Sécurité, Environnement) chez Merch & Schmitz, une entreprise luxembourgeoise spécialisée dans l’équipement technique des bâtiments (ventilation, sanitaire, climatisation, chauffage). Nous avons deux entités : Merch & Schmitz Production, qui réalise les chantiers, et Merch & Schmitz Service, qui assure la maintenance et la garantie des installations.

Les interventions :

Je travaille sous la supervision de mon responsable QSE, avec qui je forme un binôme pour contrôler la qualité et la sécurité sur les chantiers. Ensemble, nous réalisons des visites de chantier avec une double exigence : la qualité et la sécurité. Pour couvrir un maximum de chantiers, nous organisons notre planning de façon alternée : certains jours, c’est moi qui me rends sur site, d’autres fois c’est mon responsable, et parfois nous faisons chacun un chantier différent le même jour. Nous échangeons régulièrement nos chantiers pour comparer nos observations et confronter nos rapports d’audit.

La répartition de nos missions :

• Qualité : j’utilise Kizeo Forms pour mettre en place des formulaires de contrôle qualité sur les chantiers. Cela me permet de vérifier la conformité des installations par rapport aux normes et à notre cahier des charges interne. J’élabore aussi des questionnaires plus complets que les simples exigences réglementaires, afin d’identifier la cause racine.
• Sécurité : nous mettons un fort accent sur ce point. Je vérifie systématiquement le respect des consignes sur le terrain, je collecte des données (par exemple sur le port des EPI), puis nous adaptons certains équipements de sécurité en fonction des retours et des constats du terrain.

Comment avez-vous connu notre application ?

J’ai intégré l’entreprise en janvier 2024 dans le cadre d’un VIE. Kizeo Forms était déjà en place. C’est mon prédécesseur qui avait introduit l’outil, fort de son expérience dans une précédente entreprise.

Les problématiques rencontrées :

Avant, tout se faisait sur papier et Excel. Nous nous déplacions sur chantier avec un porte-vues, prenions des photos avec nos smartphones, puis passions énormément de temps à recomposer les rapports. Le traitement prenait souvent plus de temps que la visite elle-même. C’était lourd, fastidieux, et frustrant.

Le passage à la solution Kizeo Forms :

Quand je suis arrivé, j’ai rapidement compris l’intérêt de Kizeo Forms. Nous avons créé une trame complète sur l’application. Sur le chantier, je collecte toutes les données directement sur mon smartphone : photos, observations, commentaires (aussi simple qu’envoyer un texto). Parfois, je fais même remplir des infos très techniques par le technicien directement, ce qui évite les erreurs d’interprétation ou d’incompréhension.

Au bureau, c’est un vrai confort : je reçois automatiquement des rapports Word ou PDF déjà structurés, prêts à être envoyés aux responsables concernés ou avec la possibilité de modifier le document si nécessaire. Les données sont ensuite analysées pour identifier des tendances ou problèmes récurrents. Le gain de temps est colossal comparé à avant. Nous ne perdons plus de temps à collecter nos données sur le terrain, et au bureau, la différence est flagrante.

Aujourd’hui, nous cherchons à renforcer une véritable culture sécurité en impliquant les managers dans la réalisation d’audits. Grâce à la simplicité de l’application, nous voulons leur montrer que la prévention et la sécurité peuvent devenir un réflexe quotidien.

Quels sont les formulaires incontournables avec lesquels vous travaillez ?

• Audit et visite de chantier
• Fiches de contrôle
• Fiche de surveillance EPI
• Permis de feu, sécurité, travaux en hauteur
• Fiche d’intervention main d’œuvre
• Fluides frigorigènes – Fiche intervention (Cerfa n°15497*03)
• Visite travailleur
• État des lieux véhicule
• Livret QSE

Qu’est-ce qui a changé dans votre organisation ?

Kizeo Forms a transformé notre quotidien. Les informations sont beaucoup plus rigoureuses et fiables. Les échanges avec les techniciens sont facilités, car ils peuvent eux-mêmes saisir les infos dans le formulaire. Cela évite les incompréhensions, garantit la fiabilité des données et évite parfois des difficultés à déchiffrer des écritures manuscrites.

Un autre avantage est la réduction de la pénibilité, une meilleure fiabilité et praticité : je n’ai plus besoin de transporter des classeurs, ni d’écrire debout au milieu d’un chantier. Un simple smartphone suffit. Cela me permet d’être plus mobile et plus concentré sur mes interventions.

Enfin, le gain de productivité est réel. Moins de temps perdu en traitement administratif, plus d’énergie disponible pour l’essentiel : analyser, corriger et améliorer.

Qu’en pensent les utilisateurs terrain sur l’utilisation de Kizeo Forms ?

L’outil est unanimement apprécié. J’ai présenté la solution 18 personnes, de tout âge, et toutes ont trouvé l’application intuitive et facile à prendre en main.

Qu’est-ce que vous aimez le plus dans notre outil ?

La simplicité. Pour moi, c’est la force de Kizeo Forms : une interface intuitive, une prise en main immédiate, et une efficacité redoutable. C’est exactement ce qu’il nous fallait pour faire évoluer notre culture QSE et impliquer davantage toute l’entreprise.