Righini choisit Kizeo Forms pour la digitalisation de sa gestion HSE

Jean-Christophe Caillot, Responsable HSE, témoigne de l’impact de Kizeo Forms dans la modernisation des processus de son entreprise spécialisée dans la fabrication de portes. En passant du papier au digital pour la gestion des audits, des EPI et des risques, il souligne les gains en efficacité et en ergonomie.

Présentez-vous :

Je m’appelle Jean-Christophe Caillot et je suis le responsable HSE (Hygiène, Sécurité, Environnement) depuis 5 ans chez Righini. Mon activité est très variée au sein de l’entreprise.

Que fait la société Righini ?

Nous sommes une entreprise familiale française spécialisée dans la fabrication de portes d’intérieur. Nous utilisons principalement des matériaux français, mais aussi étrangers. Notre métier est fortement formalisé avec de nombreux documents, enregistrements et formulaires. L’entreprise s’étend sur une surface couverte de 54 000 m² et emploie 200 personnes.

Combien de licences Kizeo Forms possédez-vous actuellement et quels types d’interventions effectuez-vous avec l’outil ?

Pour l’instant, l’utilisation de Kizeo Forms reste assez limitée. Nous ne l’utilisons pas encore pour la production ou la fabrication, car ce domaine n’est pas complètement digitalisé et tout le monde n’est pas équipé de smartphones sur les lignes de production. Cela nécessite beaucoup de préparation pour encadrer tout le monde, ce qui prend du temps.

Actuellement, nous utilisons un ERP avec des PC pour suivre la production. Cependant, pour la partie HSE (et non QHSE, bien que j’aimerais y venir), nous utilisons Kizeo Forms pour les travaux, le risque d’incendie, l’environnement, le suivi d’audits, les événements organisationnels comme la remise ou restitution de matériel, les EPI, ainsi que pour les formulaires d’inventaires de matériaux et de divers produits, notamment chimiques. Nous l’utilisons aussi pour des interviews internes et la prise de notes générales.

Comment avez-vous connu Kizeo Forms ?

J’ai connu Kizeo Forms grâce à un de mes collègues qui l’avait utilisé lors d’une précédente expérience professionnelle. Avant cela, j’utilisais un autre logiciel appelé Safety Culture, qui était plus restrictif et offrait moins de possibilités que Kizeo Forms.

Comment fonctionniez-vous avant d’utiliser Kizeo Forms ?

Avant d’utiliser Kizeo Forms, nous fonctionnions avec des notes sur papier, de manière assez informelle.

Quelles étaient les problématiques rencontrées ?

Nous avions de nombreux problèmes liés à la perte de documents, l’espace de stockage important nécessaire, et l’usage intensif de papier. Cela entraînait une perte de temps et parfois des difficultés à déchiffrer l’écriture manuscrite.

Expliquez votre passage à la solution Kizeo Forms

Le déploiement de Kizeo Forms est encore limité à ce jour, avec seulement 5 utilisateurs, mais j’ai la volonté de moderniser nos processus à l’avenir. La demande de passer à cette solution est venue naturellement. J’ai d’abord testé l’outil moi-même, puis l’ai déployé auprès de quelques personnes qui l’ont adopté progressivement et ont apprécié son ergonomie.

Pouvez-vous nous expliquer concrètement votre utilisation de Kizeo Forms sur un type d’intervention précis ?

Généralement, les données sont générées sous Word, PDF ou Excel et sont transmises par e-mail. Pour l’instant, il n’y a pas d’intégration dans une base de données. Les données sont stockées et archivées sur le cloud de Kizeo Forms et les rapports finaux sont conservés en interne. Les données peuvent être facilement retrouvées sur la plateforme pour modification.

Pour les plans de prévention, bien que les rapports soient collectés via Kizeo Forms, ils sont encore remis en interne en format papier pour annotations manuelles, signatures, et explications. Si l’envoi se fait par e-mail, il y a un risque que l’information ne soit pas lue, donc le papier reste plus sûr pour noter les informations importantes.

Quels bénéfices avez-vous perçus sur votre organisation ?

L’utilisation de Kizeo Forms a rendu nos formulaires plus professionnels et ergonomiques, améliorant l’image de marque auprès de nos partenaires. Le remplissage des formulaires est plus rapide et plus précis. Pour les plans de prévention, cela permet d’avoir des listes de mesures, des cases à cocher, etc., ce qui représente un gain de temps significatif pour la saisie, et permet de standardiser et d’uniformiser les formulaires et les processus. Cela évite également les erreurs d’écriture manuscrite, les oublis, et les erreurs de saisie, grâce notamment à la saisie obligatoire de certains champs.

Qu’est-ce que vous aimez le plus dans notre solution Kizeo Forms ?

Ce que j’apprécie le plus dans Kizeo Forms, c’est sa simplicité et sa rapidité. La création automatique des formulaires et des rapports, ainsi que leur personnalisation, sont très pratiques. Cela nous permet également de respecter le branding de l’entreprise avec des documents à notre image. La fonctionnalité de prise de photos est également très utile pour les insérer dans les rapports, ce qui représente un gain de temps considérable. Environ 1200 données ont été digitalisées en 4 ans, économisant ainsi beaucoup de papier et d’espace d’archivage.

Donnez une note sur 20 à la solution Kizeo Forms

8/10

Que peut faire Kizeo Forms pour atteindre la note de 20/20 ?

Pour atteindre une note de 10/10, il serait bénéfique d’avoir encore plus de simplicité dans la création de formulaires plus complexes qui intègrent des calculs, par exemple lors de cotations de risque avec des formules mathématiques. La partie schéma pourrait être développée davantage, peut-être en fusionnant les options de dessin et de schéma. Actuellement, il y a presque trop de choix parmi certaines fonctionnalités comme le dessin, le schéma, et la photo, qui pourraient être regroupées pour simplifier leur utilisation. Beaucoup de paramètres différents et de fonctionnalités rendent parfois difficile le choix de la bonne option, et une fois que l’on se lance, on est parfois obligé de tout reprendre. Des regroupements de champs et de fonctionnalités, ainsi que des explications pour chaque champ et fonctionnalité, pourraient aider à mieux s’y retrouver. J’aimerais également voir plus de formulaires HSE dans la bibliothèque et une facilitation du partage de formulaires entre différents comptes pour promouvoir les bonnes pratiques entre entreprises.