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18Mar, 2021
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Ventajas de incorporar albaranes digitales en tu empresa

Qué es un albarán y sus tipologías

El albarán es el documento mercantil que acredita la entrega de un bien o producto y su recepción conforme. También sirve para probar que se ha prestado un servicio entre varias partes. Es decir, prueba que se ha hecho una transacción y la conformidad por ambas partes.

El albarán justifica que se ha entregado y recibido el producto, pero no el pago de la mercancía o la prestación.

La persona que envía la mercancía es la que elabora el albarán. Y cuando el comprador la recibe, debe firmar el documento de –conforme-, que garantiza que ha llegado en las condiciones pactadas. El vendedor debe recibir una copia firmada del albarán donde se describe y consta el momento y la forma en que se ha ejecutado la transacción.

El albarán es una prueba documental en un proceso. Indica que el producto o servicio se han entregado en los términos acordados.

Las empresas tienen que hacer un uso idóneo de los albaranes para evitar inconvenientes futuros con sus clientes.

Cuando el albarán se ha firmado, permite al vendedor exigir el pago de la factura al comprador en caso de morosidad.

Para la empresa de transporte, si la hay, que hace la entrega del pedido, el albarán sirve de garantía de que ha sido entregado correctamente.

Existen 2 tipos de albaranes. Albarán valorado y sin valorar.

Albarán valorado vs albarán sin valorar

El albarán valorado es aquel en el que se ha reflejado lo que vale cada producto o servicio en el propio documento. Es decir, se detalla el precio individual de cada mercancía, sus descuentos, se especifica el IVA y el valor total de la transacción. No tiene que ir necesariamente acompañado de una factura.

El albarán sin valorar es el que refleja y describe en el documento la mercancía entregada o el servicio prestado, pero no refleja su valor económico, ni el valor unitario ni el precio final. Únicamente se describen los productos y va acompañado de la factura.

 

Datos indispensables para que un albarán sea válido

El albarán es un documento mercantil flexible en cuanto a su formato, no existe un patrón único ni una normativa que lo rija; pero sí tiene que tener una información o datos mínimos para poder respaldar la operación que se está realizando. Porque el albarán, aunque no es un documento obligatorio, conlleva el exigir una copia del mismo en el caso de que alguna de las partes no la facilite, en especial si somos compradores.

Los datos que debe contener un albarán son los que siguen:

  • Número de albarán: cada empresa tiene una numeración que refleja el número de sus operaciones realizadas y la fecha de emisión 
  • Datos del cliente: En este sentido, hay que hacer constar en el albarán el nombre, apellidos, dirección, razón social, teléfono y número de identificación del cliente (CIF o NIF). Es necesario que estos datos sean transparentes y reales.
  • Producto: Es el producto del cual se ha hecho entrega o el servicio que se ha realizado y se describe. Hay que explicar muy bien cuáles son los productos que se envían así como la cantidad de los mismos y además, una pequeña referencia de cada uno.
  • Firma del receptor de la mercancía o del servicio: En realidad es el elemento más importante del albarán y que le da sentido, ya que es lo que justifica la recepción. Se debe dejar un espacio para que el receptor firme.

Ventajas de digitalizar los albaranes en tu empresa

El albarán digitalizado es una evolución lógica de la reducción de papeleo de las empresas en su proceso de transformación digital. Los documentos administrativos que antes se imprimían, ahora se entregan y firman de forma electrónica. Así es como llegamos al albarán digital.

Las ventajas de este tipo de albarán son muy significativas:

  • Reducción en los costes en los que puede incurrir la empresa. Con la gestión de albaranes electrónicos nos ahorramos papel y es un gasto que la empresa no  tiene que hacer. Esto será un beneficio claro: la reducción de costes por la impresión de documentos.
  • Los albaranes digitales son más fiables. Aparte de que hay menos errores y su gestión es más sencilla, la firma digital elimina la posibilidad de discrepancias o dudas en la recepción e impide la falsificación del documento.
  • Ganar productividad. El proceso es más rápido al ejecutarse en formato digital, lo que conlleva la automatización de tareas y el aumento de la productividad.
  • Gestión integral: Las facturas y los albaranes deberían generarse digitalmente, para que el encargado o encargada del sistema pueda emitir y comprobar los datos y evitar diferencias entre lo facturado y lo entregado.

 

 

¿Cómo puede ayudar Kizeo Forms en la digitalización de tus albaranes?

Kizeo Forms te sirve para generar tus albaranes y con ello agilizar tu proceso de facturación. 

Se puede decir que el albarán es la 3ª fase de la gestión comercial, que estaría compuesta de: 1. Presupuesto; 2: pedido; 3: albarán; 4: factura.

Kizeo Forms aporta un gran beneficio a tu empresa porque permite agilizar el ciclo de venta, lo cual es altamente ventajoso para las empresas cuyo equipo comercial está siempre en movilidad. 

 

Te puede interesar: Optimizar tus visitas comerciales con el formulario móvil Kizeo Forms

 

Funcionalidades claves de Kizeo Forms

Con Kizeo Forms puedes crear tu propia app de albaranes.

Vas a crear tu plantilla de albaranes y a configurar los informes y envíos de emails automáticos. Todo esto debes hacerlo en la plataforma web. Así, sin ser experto en programación, podrás: 

  •  Diseñar tu plantilla de albarán con campos como:

                   – Firma digital

                   – Cálculo automático, utilizando diferentes divisas

                   – Toma de fotos

                   – Geolocalización

                   – Lector de código de barras

                   – Campos de selección simple o múltiple, que puedes asociar a tu base de datos para que el rellenado del formulario sea más fácil y sin errores.

  • Configurar informes automáticos que se enviarán por correo electrónico a tus clientes.
  • Y más.

Además, si tienes personal a cargo, puedes asignarle sus tareas/albaranes a rellenar gracias a la opción de planning de Kizeo Forms. Con esto el personal recibe sus tareas del día con la dirección de cada cliente a visitar. Para rellenar los albaranes solo deben entrar en la aplicación móvil (compatible con ios y Android).

En resumen, con Kizeo Forms puedes: 

  • Rellenar y enviar presupuestos, albaranes y pedidos desde el terreno en tiempo real.
  • Personalizar tus albaranes con tu logo, colores y base de datos de productos, servicios y clientes.
  • Geolocalizar las rutas de distribución.
  • Generar informes de venta.
  • Descargar tus presupuestos y albaranes en formato PDF.
  • Compartir tus presupuestos y albaranes con tus clientes de forma fácil y rápida.
  • Crear tu propia base de datos y mantener tu información almacenada de forma segura.
  • Si lo necesitas, puedes integrar Kizeo Forms con tu CRM u otros sistemas.

Esperamos que hayas entendido que es un albarán, la diferencia entre un albarán valorado y uno sin valorar y por qué una herramienta como Kizeo Forms es muy útil para el proceso de digitalización de los albaranes de tu empresa. Si tienes cualquier duda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

¡No pierdas la oportunidad de probar todas las funcionalidades de Kizeo Forms totalmente gratis!

 

 

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