Comment digitaliser son formulaire Cerfa ?

01Sep, 2022

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Qu’est-ce qu’un Cerfa ?

Un Cerfa, du nom du centre d’enregistrement et de révision des formulaires administratifs, est un formulaire administratif réglementé, dont le modèle est fixé par arrêté.

Ce document officiel est composé d’un numéro à 5 chiffres, puis de 2 chiffres indiquant sa version. En effet, un Cerfa peut régulièrement être mis à jour. C’est la raison pour laquelle il est essentiel de vous assurer de toujours utiliser sa dernière version, dans le cadre de vos démarches administratives.

Le Cerfa permet de transmettre une demande ou des informations précises au service public et à l’administration de manière officielle. En somme, une démarche administrative qui n’aurait pas été réalisée via un formulaire Cerfa sera considérée comme nulle.

Top 3 des secteurs ou métiers où digitaliser un Cerfa

Certains secteurs d’activité sont, de par leurs fonctions, tenus de remplir différents Cerfa de manière assez régulière. Cette tâche chronophage et fastidieuse peut toutefois être simplifiée par la digitalisation de certains formulaires essentiels pour ces différents domaines.

Pour vous aider à améliorer votre organisation interne, voici donc une liste des principaux documents à digitaliser, en fonction de votre domaine d’activité.

1. Le domaine des ressources humaines

Les départements des ressources humaines en entreprise ont souvent besoin d’utiliser des formulaires Cerfa. Ils peuvent par exemple déclarer des changements liés au départ ou à l’arrivée des employés. Pour gagner du temps, il est toutefois possible de digitaliser certains Cerfa, comme :

• Le Cerfa 14598*01 : ce formulaire permet de demander l’homologation d’une rupture conventionnelle
• Le Cerfa No 11383*02 : ce Cerfa est aussi connu sous le nom de “feuille d’accident du travail ou de maladie professionnelle”. Il permet de déclarer à l’administration ce type d’incident au sein d’une entreprise
• Le Cerfa n° 10113 *05 : le procès-verbal des élections des délégués du personnel permet de déclarer les noms des membres du syndicat d’une entreprise à l’administration.

2. Les entreprises de l’automobile et les garages

Les professionnels de l’automobile ou les gestionnaires de garage sont aussi soumis aux Cerfa. C’est le cas notamment en ce qui concerne la vente ou l’achat de véhicules. Ces documents peuvent également être digitalisés pour vous permettre de gagner un temps précieux au moment d’élaborer des dossiers d’immatriculation ou de cession de véhicule, par exemple :

• Le Cerfa 13750*07 : ce formulaire concerne les demandes de certificat d’immatriculation. Il est nécessaire dans le cadre d’une demande de carte grise pour un véhicule neuf
• Le Cerfa 15776  : celui-ci entre dans le cadre d’une procédure de cession de véhicule et permet de déclarer un changement de propriétaire auprès de l’administration.

3. Les entreprises du BTP

Les professionnels du BTP sont également confrontés quotidiennement à des projets nécessitant l’utilisation de différents Cerfa. Entre les demandes d’autorisations de construction et les travaux publics, ce secteur est particulièrement lié au domaine administratif et peut tirer un bénéfice important de la digitalisation de quelques formulaires essentiels, notamment :

• Le Cerfa n° 12276 : ce formulaire sert à déclarer l’ouverture d’un chantier du bâtiment ou des travaux publics à l’administration
• Le Cerfa 13406*08 : ce Cerfa est utilisé pour demander à l’administration l’autorisation de construire une maison individuelle. Sans lui, les travaux ne peuvent être commencés
• Le Cerfa 13409*08 : dédié à diverses formes de construction, ce document est également nécessaire pour obtenir l’approbation de l’administration avant le début des travaux.

Trouver le Cerfa adéquat parmi tous les formulaires existants

Voici comment trouver votre formulaire recherché en utilisant le moteur de recherche de son choix :

• Si le numéro du document est connu, tapez « Cerfa+ le numéro »
• Si le numéro n’est pas connu, tapez alors « Cerfa + nom du document »
• Il est possible d’accéder à la liste complète des formulaires Cerfa sur le site service-public.fr. Il n’existe pas moins de 796 formulaires administratifs sur leur site
• Vous pouvez aussi les rechercher par thèmes sur le site demarchesadministratives.fr.

Zoom sur les bordereaux de suivi

Toutes les entreprises ayant à traiter avec des déchets dits dangereux sont amenées à remplir des bordereaux de suivi adaptés à leur situation. Il en existe 5 principaux que nous avons listés pour vous dans la suite de cet article :

• Le Cerfa 12571*01 : bordereau de suivi des déchets dangereux (BSDD)
• Le Cerfa 11861 : bordereau de suivi des déchets d’amiante (BSDA)
• Le Cerfa 15497*2 : bordereau de suivi des fluides frigorigènes (BSFF)
• Le Cerfa 11351 : déchets d’activités de soins à risques infectieux (DASRI)
• Le Cerfa 14365*01 : véhicule hors d’usage (VHU).

D’ailleurs, depuis le 1er juillet 2022, certains de ces Cerfa (BSDD et BSDA) doivent être complétés obligatoirement depuis la plateforme Trackdéchets. Trackdéchets est un outil numérique développé par le Ministère de l’Ecologie. Pour simplifier la saisie, Kizeo Forms a intégré un module Trackdéchets à sa solution mobile.

Quelques conseils pour remplir un Cerfa 

En général, il n’est pas très difficile de remplir un formulaire Cerfa, notamment parce que la plupart d’entre eux sont livrés avec une notice d’utilisation. Cependant, voici quelques conseils complémentaires pour remplir au mieux votre document administratif :

• En fonction de vos besoins, assurez-vous d’avoir choisi le bon formulaire, ainsi que la bonne version de ce dernier
• Ne remplissez que les cases qui vous concernent et laissez vides les cases réservées à l’administration, sous peine de voir votre demande rejetée par le greffier
• Faites attention à bien respecter les majuscules et les minuscules lorsqu’elles sont demandées. De la même manière, veillez à remplir une lettre par case si cela vous est demandé
• N’oubliez pas de dater et de signer votre formulaire avant de le transmettre à l’administration
• Enfin, sachez que seule une personne physique majeure peut remplir un Cerfa. Dans le cas contraire, il vous faudra joindre un mandat au dossier.

Comment remplir un Cerfa simplement grâce à Kizeo Forms ?

Parce que le remplissage d’un Cerfa s’avère de plus en plus fastidieux, Kizeo Forms vous offre la possibilité de digitaliser ces formulaires via son interface.

1. Créez votre Cerfa sur la plateforme web Kizeo Forms ou importez un modèle de notre bibliothèque de formulaires
2. Remplissez le formulaire sur votre smartphone ou tablette
3. Récupérez instantanément les données sur votre back office Kizeo Forms et paramétrez vos exports pour obtenir des rapports personnalisés type Cerfa.
4. Envoyez automatiquement le Cerfa par e-mail à différentes personnes via des scénarios d’e-mail prédéfinis.

Nous espérons que ces quelques informations au sujet des formulaires réglementés Cerfa vous seront utiles !