Comment Kizeo Forms dématérialise le compte-rendu d’activité ?

31Juil, 2024

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Découvrez le témoignage de Ghislain Forestier, Responsable Prévention chez CV Sécurité, entreprise spécialisée dans la sécurité et la maîtrise des risques au travail. Ghislain partage les bénéfices apportés par Kizeo Forms à leur entreprise. Il nous explique leur nouvelle manière d’utiliser leur compte-rendu d’activité dématérialisé et leurs audits en interne. Découvrez les avantages pour CV Sécurité d’utiliser quotidiennement Kizeo Forms dans la sécurité et la maîtrise des risques au travail.

Présentation

Présentez-vous :

Je suis Ghislain Forestier, Responsable Prévention au sein de CV Sécurité à Lunel, leur unique antenne dans l’Occitanie. Quotidiennement, j’encadre une vingtaine de Chargés de Sécurité.

Quelle activité exerce votre entreprise ?

Notre entreprise est divisée en deux pôles, le pôle prévention et le pôle formation. Le pôle prévention se concentre sur le conseil en gestion des risques et l’accompagnement sur le terrain. Bien que ces services soient complémentaires aux démarches de Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement (QHSE), ils ne relèvent pas directement de ce domaine. Les interventions sont adaptées aux besoins des clients et peuvent être de courte ou longue durée, parfois s’étendant sur plusieurs mois.

Le pôle formation, quant à lui, est un centre dédié à la formation professionnelle. Il délivre des certifications telles que des habilitations électriques et des CACES. Il propose également des formations aux donneurs d’ordres sur la gestion de la sécurité sur le terrain, ainsi que sur la gestion des Comités Sociaux et Économiques (CSE).

Combien de licences Kizeo Forms possédez-vous actuellement et quels types d’interventions effectuez-vous avec l’outil ?

Nous avons 35 licences Kizeo Forms pour des interventions rayonnant principalement au sud de la France, de Nice à Toulouse. Les principales interventions effectuées avec Kizeo Forms sont des audits internes pour des suivis de chantier et des autoévaluations ainsi que des comptes-rendus d’activité dématérialisés.

L’avant Kizeo Forms

Comment avez-vous connu notre application ?

J’ai découvert l’application Kizeo Forms par le biais du bouche-à-oreille, notamment grâce à notre partenaire Suez alors qu’il était en quête d’une solution sans parvenir à en trouver une adéquate.

Comment fonctionniez-vous avant d’utiliser Kizeo Forms ?

Avant d’utiliser Kizeo Forms, nous utilisions principalement des outils comme Word et PowerPoint, en suivant des processus déjà informatisés.

Quelles étaient les problématiques rencontrées ?

Le système n’était pas pratique, nécessitant une ressaisie manuelle des informations engendrant une perte de temps quotidienne. De plus, il n’y avait pas toujours un ordinateur à disposition, ce qui compliquait la réalisation des rapports. Il y avait un besoin de simplifier et d’accélérer la création des rapports, tout en recherchant une solution financièrement accessible, qui permette une mise en forme facile et l’automatisation des rapports.

L’après Kizeo Forms

Expliquez votre passage à la solution Kizeo Forms.

La transition s’est faite en plusieurs étapes. Dans un premier temps, j’ai testé moi-même l’application pour évaluer ses capacités. Ensuite, elle a été déployée progressivement auprès de 2 à 3 collaborateurs qui n’étaient pas forcément à l’aise avec l’informatique afin de déterminer ce qui était réalisable. La formation s’est faite à l’aide de tutoriels et du support technique, avec pour objectif de faciliter l’utilisation et de simplifier la transmission des informations aux clients. Les retours ont été très positifs, la solution s’avérant beaucoup plus ergonomique et rapide que les méthodes précédentes.

Dans un second temps, il est apparu nécessaire de regrouper facilement toutes les données collectées, ce qui a conduit à l’intégration de Kizeo Forms avec Power BI.

Quels sont les formulaires incontournables avec lesquels vous travaillez beaucoup ?

Le formulaire le plus utilisé est le Compte Rendu d’Activité dématérialisé, particulièrement dans la partie prévention. Je l’ai soigneusement conçu pour être aussi simple et accessible que possible pour les utilisateurs sur le terrain, en incluant des listes déroulantes et des champs faciles à compléter.

Un autre formulaire, utilisé moins fréquemment, est celui destiné aux audits. Il est employé pour les audits internes : suivi de chantiers et autoévaluations.

Pouvez-vous nous expliquer concrètement votre utilisation de Kizeo Forms sur un type d’intervention précis ?

Avec des emails automatisés qui envoient le rapport complet au donneur d’ordre comme le maître d’oeuvre ou le client qui en reçoit une copie. Les données sont ensuite récupérées chaque semaine via Power BI et également envoyées au client. L’intégration avec Excel, grâce au connecteur, permet d’assurer une traçabilité complète sur le chantier, en résumant toutes les tâches effectuées. Ce processus sert également de preuve juridique en cas de litige. L’objectif principal est de fournir un compte-rendu détaillé des missions effectuées et des prestations réalisées.

Les bénéfices de la solution

Quels bénéfices avez-vous perçus sur votre organisation ?

Un gain de temps significatif et une standardisation des rapports a été constaté, ce qui est particulièrement apprécié par nos clients. La simplification des formulaires et l’automatisation des processus, tels que l’envoi d’emails accompagnés de rapports personnalisés, ont également grandement facilité notre organisation.

Qu’est-ce que vous aimez le plus dans notre solution Kizeo Forms ?

Ce que j’apprécie le plus, c’est la modularité de Kizeo Forms. La solution s’adapte facilement aux besoins changeants de notre organisation et n’est pas figée dans le temps. Elle offre une grande souplesse d’utilisation, que ce soit pour la création de formulaires ou leur utilisation sur le terrain. De plus, elle allie simplicité et efficacité, tout en offrant un excellent rapport qualité/prix.

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