Des fiches d’intervention papier aux fiches digitalisées par Froid Palombi

01Juil, 2024

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Découvrez le témoignage de Pierre Palombi, Président du groupe Palombi  une entreprise spécialisée dans la réfrigération commerciale, industrielle et également la climatisation. Pierre partage son expérience et les avantages apportés par l’adoption de Kizeo Forms à leur société. Il nous explique notamment comment cette application mobile et digitale a transformé leur manière d’appréhender les fiches interventions de mise en service, les services après-vente et leurs opérations de maintenance. Découvrez les avantages de Froid Palombi, expert frigoriste, d’utiliser les formulaires Kizeo Forms pour une meilleure efficacité opérationnelle de ses collaborateurs.

Présentation

Présentez-vous :

Je m’appelle Pierre Palombi, je suis le président du Groupe Palombi composé de 2 structures, une à Toulouse et une à Cavaillon dans le Vaucluse. Nous comptons environ 60 collaborateurs aujourd’hui pour 11 millions de chiffre d’affaires sur l’Occitanie et le PACA.

Quelle activité exerce votre entreprise ?

Notre entreprise est spécialisée dans la réfrigération commerciale, industrielle et également la climatisation.

Combien de licences Kizeo Forms possédez-vous actuellement et quels types d’interventions effectuez-vous avec l’outil ?

Nous avons à ce jour 39 licences Kizeo Forms. Ces licences sont utilisées pour des interventions de mise en service, de SAV ou encore de la maintenance par exemple.

L’avant Kizeo Forms

Comment avez-vous connu notre application ?

J’ai connu Kizeo Forms en échangeant avec des confrères dans le métier de l’isolation. Leur fiche de relevé de chantier et fiche d’intervention était très pratique. On cherchait à l’époque une solution de mobilité pour nos techniciens et c’est ainsi que nous nous sommes approchés de la solution.

Comment fonctionniez-vous avant d’utiliser Kizeo Forms ?

Toutes nos fiches d’intervention étaient faites sur papier, que ce soit les feuilles d’heures pour les techniciens, les Cerfa, les fiches de dépannage, de maintenance ou encore les fiches de mise en service, d’installation.
Cela représentait un gros travail de traitement et parfois également de déchiffrage dû à l’écriture manuscrite qui n’est pas toujours très confortable à lire. Le service administratif passait beaucoup trop de temps à gérer et traiter les formulaires papier.

Quelles étaient les problématiques rencontrées ?

La récolte des données papier n’était pas toujours de bonne qualité et le papier ne nous permettait pas d’être réactif suite à une intervention. Avec un formulaire numérique signé par le client, nous recevons instantanément un PDF qui permet d’être traité en temps réel. Cela accélère la prise en charge pour la réalisation les devis SAV, des facturations et améliore aussi l’interaction lorsqu’il y a des données qui nécessitent une attention particulière.

L’après Kizeo Forms

Expliquez votre passage à la solution Kizeo Forms.

Ce travail a été réalisé avec les managers. C’était quelque chose de très structurant pour le groupe. Cela fait partie des premiers projets sur lesquels les équipes de Cavaillon et de Toulouse ont travaillé ensemble. Cela a permis de les rapprocher avec un projet de développement commun.

Les différents managers ont d’abord défini les formulaires ensemble. Le responsable marketing les a ensuite créés et fait évoluer sur la plateforme de Kizeo Forms à l’aide des nombreuses ressources et tutoriels en ligne. Il y a beaucoup de souplesse dans la conception et l’évolution des formulaires. C’est une expérience très intéressante en termes de management. Très vite, nous avons été très autonomes sur la solution.

Quels sont les formulaires incontournables avec lesquels vous travaillez beaucoup ?

Nous avons recréé sur Kizeo Forms, les bons d’interventions de dépannages et les bons d’interventions de maintenance. Cela a permis aussi de concevoir des formulaires plus détaillés, comme les fiches de mise en service, des formulaires pour les installations CO2 par exemple pour ne citer qu’eux. Nous avons également créé de nouveaux formulaires pour des dossiers techniques numériques. Ces dossiers sont générés par les chargés d’affaires et les commerciaux pour les chargés de travaux. Le lien entre le service Commercial et la Production apporté par la solution est un gros plus. Cela a fluidifié les transmissions de commandes vers la production.

Pouvez-vous nous expliquer concrètement votre utilisation de Kizeo Forms sur un type d’intervention précis ?

Les commerciaux transmettent un dossier numérique en plus du dossier papier, avec les informations, les photos, les implantations des équipements prévus d’installer. Ce document est ensuite enrichi par les chargés de travaux. Le technicien intervenant chez les clients sur site, peut consulter ensuite toutes les informations, les caractéristiques des équipements, les localisations et accès au plan, sur n’importe quel type d’installations, même conséquentes.
Kizeo Forms a connecté le service Commercial et la Production. Cela nous a apporté beaucoup plus de fluidité dans le fonctionnement de l’entreprise.

Les bénéfices de la solution

Quels bénéfices avez-vous perçus sur votre organisation ?

La numérisation des formulaires permet de récupérer des données de qualité, propres, beaucoup plus facile à exploiter. Nous avons aussi pu créer des formulaires de plus en plus précis et aussi des formulaires sur mesure. Le gain en réactivité est remarquable, dès que le formulaire est rempli sur site, après une mise en service, une intervention SAV ou une maintenance, un PDF est envoyé automatiquement par email au manager ou au service comptable qui peut ensuite traiter la donnée de manière organisée et efficace.

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