21Août, 2018
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Kizeo Forms, un outil pour automatiser les procédures administratives en EHPAD

Avoir les bons outils est essentiel pour automatiser les procédures administratives en EHPAD.

Dans les maisons de retraite, plus qu’ailleurs, la technologie peut être véritablement au service de l’humain. A l’aide d’un simple formulaire numérique vous pouvez diminuer substantiellement votre charge de travail. La digitalisation vous permet d’explorer un grand nombre de pistes pour perfectionner vos services, diminuer vos charges financières, simplifier votre métier et bonifier le lien social. Vous pouvez, par exemple commencer par supprimer la double « retranscription » allant du papier vers le numérique. L’utilisation de « e-formulaires » peut vous faire gagner un temps considérable et réduire grandement votre consommation de papier.

Pourquoi avoir recours aux formulaires numériques ?

Vous allez pouvoir saisir directement depuis votre mobile/tablette, en mode connecté ou déconnecté toutes les informations relatives à vos résidents, prestataires ou à celles de vos fournisseurs. En effet, les formulaires numériques vous permettent de recueillir à l’aide de différents champs (signature, photo, schéma, dessin) une information riche et de qualité. Avec les formulaires numériques vous allez simplifier la gestion de votre établissement !

Les États des lieux, inventaires numériques :

Lors de l’arrivée d’un nouveau résident vous pouvez réaliser directement depuis votre mobile le rapport d’État des lieux de sa chambre, l’inventaire de son trousseau de linge. Il sera immédiatement partagé avec la personne de confiance ou le tuteur légal de la personne dépendante et pourra être intégré automatiquement à la convention d’hébergement. Une façon simple de gagner du temps et d’économiser du papier.L’utilisation des formulaires numériques vous permet de réduire le temps passé à réaliser ces obligations fastidieuses.

Testez gratuitement notre formulaire d’exemple “État des lieux” (Qui peut être personnalisé.) dans notre bibliothèque.

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Bons de commande :

Lorsqu’on a chaque jour plusieurs dizaines de pensionnaires à nourrir, soigner surveiller, cela demande nécessairement d’avoir une logistique à toutes épreuves et un grand nombre de consommables à portée de main. Avec Kizeo Forms vous allez pouvoir réaliser un formulaire type « bon de commande » qui sera prérempli et automatisé. Ainsi vous pourrez saisir et gérer vos bons de commande directement depuis votre mobile ou tablette et gagner un temps précieux.

A noter : vous pouvez également utiliser les formulaires pour réaliser la réception des marchandises et suivre l’état de vos stocks.

Des formulaires sur-mesure :

Vous pouvez créer à l’aide de l’application Kizeo Forms vos propres formulaires numériques entièrement personnalisés. Depuis une plateforme web appelée « Back-office » vous aurez accès à de nombreuses possibilités pour réaliser simplement des formulaires correspondant à vos besoins. Par exemple vous pouvez insérer dans vos formulaires des champs :

  • NFC : avec votre mobile ou tablette, lisez les « tag NFC » des chambres des résidents.
  • Liste et choix : Configurez des listes de réponses possibles.
  • Date et heure : sélectionnez rapidement la date et l’heure de vos interventions.

Une fois votre formulaire réalisé, vous pourrez le partager avec tous vos collaborateurs qui les rempliront directement sur leur mobile ou tablette depuis leurs lieux d’intervention.

En conclusion, Kizeo Forms est un outil simple qui est au service de l’information, des résidents et des salariés. Les formulaires numériques sont le support idéal pour simplifier vos processus métiers. Par exemple, ils peuvent vous permettre de simplifier les démarches d’inscription de vos résidents et améliorer le suivi de vie des personnes dépendantes dans votre résidence. Mais ils vont aussi nettement optimiser les conditions de travail de vos salariés en leur dégageant du temps.

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