Elimina tareas repetitivas gracias a la automatización de flujos de trabajo
Aumenta la productividad de tu actividad en un 30% al configurar y poner en marcha flujos de trabajo automáticos. Utiliza automatizaciones en tu flujo de trabajo para simplificar el registro de datos en terreno, la aprobación de tareas, hasta la creación y envío de reportes.
Conoce las distintas automatizaciones disponibles en Kizeo Forms para conseguir un flujo de trabajo más eficiente y organizado en tu empresa.
Posibilidades
Envía emails al instante tras rellenar formularios
Gana en eficiencia al automatizar el envío de notificaciones al rellenar los formularios de Kizeo Forms. Personaliza completamente los emails que se enviarán, los destinatarios y crea condiciones avanzadas para enviar correos dependiendo de los datos rellenados. Por ejemplo, si durante un mantenimiento se encontró una falla crítica, automáticamente se envía una notificación al encargado de planta. Así la empresa ahorra tiempo, logra una comunicación efectiva y un flujo de trabajo más productivo.
Configura reportes fieles a la identidad de tu empresa y que se envían al instante
Genera automáticamente informes personalizados en PDF, Word o Excel tras cada visita o inspección. Kizeo Forms facilita la creación de reportes a medida, añadiendo fotos, datos de ubicación, esquemas y más. Y, gracias a los emails automatizados, puedes enviarlos a clientes, proveedores u otros empleados sin esfuerzos. Esta automatización te libera tiempo para concentrarte en los aspectos estratégicos de tu trabajo.
Reduce errores de registro en los formularios, con la función Push
Reduce el tiempo que el personal en terreno dedica a registrar intervenciones enviándole formularios digitales prellenados con la función push de Kizeo Forms. Con esta funcionalidad, podrás completar cierta información de un formulario bien sea digitando datos desde la plataforma web, importando archivos CSV o XLSX o usando la API para integrar información desde otros softwares o herramientas que tengas en tu empresa. Por ejemplo, puedes crear una orden de trabajo en tu ERP y afectarla automáticamente a un técnico usando la API. El Push Automático ayuda a tus equipos a concentrarse en la información necesaria, acelerando su trabajo en terreno.
Automatiza los flujos de aprobación gracias a la función de Transferencia Automática
Simplifica el proceso de revisar, confirmar o aprobar trabajos y solicitudes gracias a la Transferencia Automática disponible en Kizeo Forms. Esta función clave hace que los trámites de validación entre empleados y supervisores sean completamente automáticos, asegurando una gestión fluida al enviar solicitudes y respuestas directamente a las personas involucradas.
Integra Kizeo Forms con tus otras herramientas para un flujo de trabajo fluido
Sabemos que tus flujos de trabajo no terminan cuando se completan las actividades y es por eso que ofrecemos conectar los datos recolectados en Kizeo Forms con tus otros softwares. Utiliza nuestras integraciones nativas con herramientas de BI, Dropbox y Docusign. Conecta tus CRM, ERPs, Sharepoint, y más, a través de nuestra API y conexiones en Zapier y Make.
Beneficios
Consigue que tus operaciones sean más ágiles, gracias a los Workflows de Kizeo Forms
Recupera tiempo
Elimina el tiempo dedicado a tareas repetitivas gracias a la automatización de formularios, comunicaciones y aprobaciones.
Garantiza la trazabilidad
Asegúrate de hacer un seguimiento detallado de toda la información clave de tu actividad.
Reduce errores
Genera información completa y flujos robustos gracias a los datos prellenados y flujos automatizados.
Coordina con eficiencia la gestión del mantenimiento gracias a la automatización del flujo de trabajo
Una empresa que presta servicios de Facility Management consigue simplificar las tareas diarias de mantenimiento, reparación y gestión de activos gracias a la puesta en marcha de workflows. Conoce un ejemplo de un flujo de trabajo automatizado con Kizeo Forms de principio a fin:
¿Cómo funciona?
Envía órdenes de trabajo prerellenadas a los técnicos
Desde la oficina, se genera una orden de trabajo con toda la información necesaria para que el técnico lleve a cabo el trabajo. En terreno, el empleado recibe la OT en su app móvil de Kizeo Forms prerellenada con la información necesaria para realizar el trabajo. De esta forma, tiene a mano manuales, instrucciones, entre otros, y solo debe completar la información de las horas hombre y los materiales usados.
Revisa y aprueba el trabajo hecho desde la oficina
El técnico, una vez terminado el trabajo y de forma automática, transferirá el formulario al encargado o jefe de operaciones para que valide el trabajo hecho. Así, el responsable podrá comprobar y cerrar la orden. Esto asegura una gestión transparente y eficaz de las intervenciones.
Genera reportes automáticos
Una vez que la orden de trabajo ha sido completada, un reporte se genera de forma inmediata. Los técnicos, proveedores, encargados y hasta los clientes pueden recibir un reporte completo y a medida en PDF, Word o Excel.
Crea solicitudes derivadas de la orden de trabajo completada
Si después de un mantenimiento se detectaron tareas posteriores que debe realizar otro empleado, con el push automático se generará un nuevo formulario y la persona recibirá el detalle del trabajo por hacer.
Preguntas frecuentes sobre automatizar flujos de trabajo con Kizeo Forms
¿Qué es un workflow en Kizeo Forms?
Cuando hablamos de workflows en nuestro software de formularios nos referimos a los flujos automatizados que puedes configurar. Estas automatizaciones van desde el envío de emails hasta la transferencia de datos de un usuario a otro.
Trabajo con grandes volúmenes de datos y con procesos complejos, ¿Kizeo Forms es adecuado en este caso?
Sí, Kizeo Forms es perfecto para gestionar procesos complejos y grandes volúmenes de datos. Nuestro software está diseñado para la creación de formularios personalizados, la gestión automatizada de datos y la integración con otras herramientas empresariales. Esto permite procesar eficientemente grandes volúmenes de información y simplificar procesos operativos complejos. La solución se implementa en grandes empresas tanto en Europa como en el resto del mundo.
¿Cómo puedo configurar el envío automático de emails con Kizeo Forms?
Para configurar emails automatizados con Kizeo Forms, usa la funcionalidad de escenarios de correo disponible en la plataforma web. Establece reglas específicas para activar el envío automático de emails según eventos específicos, como el registro de datos en un formulario. Personaliza el contenido del email, los destinatarios y adjunta informes o datos específicos que han sido rellenados. Esta automatización garantiza una comunicación rápida y efectiva con todas las partes involucradas.
¿Cuál es la diferencia entre Push, Push Automático, Transferencia y Transferencia Automática?
El Push permite prellenar formularios con datos específicos (como detalles de la maquinaria a la que hay que hacer mantenimiento) para ahorrar tiempo y evitar errores durante la entrada en el campo. La Transferencia envía formularios entre usuarios para que lleven a cabo una acción concreta en un mismo formulario.
- Push Automático: Esta funcionalidad automatiza el prellenado de formularios con datos rellenados en un formulario de “origen”. Por ejemplo, mientras un inspector de obra completa el formulario de “Inspección de obras”, descubre varias no conformidades. Las registra en el formulario y a través del Push Automático, se asigna un formulario de “No conformidades” por cada problema descubierto al contratista responsable.
- Transferencia Automática: La Transferencia Automática envía formularios completados a destinatarios específicos. Se utiliza para cumplir con un flujo de trabajo completo, donde participan muchos usuarios o para conseguir aprobación. Esto es útil en los casos en los que es necesario contar con la validación de responsables y encargados. Por ejemplo, una solicitud de vacaciones enviada a través de Kizeo Forms se transfiere automáticamente al jefe del empleado para su aprobación. El jefe recibe toda la información necesaria para tomar una decisión rápida, y una vez aprobada o rechazada la solicitud, se informa al empleado sobre el estado de su solicitud, lo que hace que el proceso de aprobación de vacaciones sea más rápido y transparente.
