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18Feb, 2021
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digitalización de procesos

Beneficios de conseguir la digitalización de procesos en tu empresa

Durante esta última década, las nuevas tecnologías han encontrado diferentes caminos entre los que abrirse paso, uno de ellos en las empresas. 

Gracias a la tecnología, los procesos que hasta hace poco se realizaban de forma lenta, manual y con algunos fallos irreversibles, ahora se han convertido en acciones automáticas que han catapultado hacia el éxito a todas esas empresas que han sabido sumarse a los cambios mediante la digitalización de procesos.

 

¿Qué es la digitalización de procesos?

En este momento en el que cualquier servicio debe ser inmediato y satisfactorio, las empresas han aprovechado las nuevas tecnologías para hacerse más eficientes que nunca y poder cumplir con las expectativas de los consumidores. En este contexto, la digitalización de procesos ha sido clave no solo para conseguir ser más eficientes, sino también para evitar quedarse atrás frente a la competencia.

La digitalización de procesos consiste en adaptar los procesos de una empresa, independientemente del sector al que pertenezca, a los nuevos entornos digitales. Además, con la digitalización de procesos, toda la información que gestiona una empresa pasa a estar disponible de forma digital, siendo una nueva ventaja para todas las empresas que la llevan a cabo.

 

Beneficios de la digitalización de procesos

Con la digitalización de procesos, tu empresa encontrará nuevas oportunidades y formas de hacer el trabajo más efectivo, convirtiéndose en una potente competencia para el resto de empresas del sector. Y es que conlleva muchos beneficios a corto y largo plazo que hacen que el proceso merezca bastante la pena.

  • Mejor experiencia del cliente

Gracias a la digitalización de procesos, tu empresa puede conseguir que los clientes tengan una experiencia mucho más satisfactoria. Ofrecer un servicio más rápido, cómodo y efectivo, puede ser la clave para fidelizar a los clientes que ya tenías y para conseguir ese crecimiento de la empresa que estabas esperando.

Además, la digitalización de procesos ya es algo prácticamente obligatorio. Y es que está comprobado que la supervivencia de las empresas depende de su capacidad de adaptarse al medio y a los cambios del mercado, y aquellas que no lo hacen, obviamente, acaban quedándose atrás. ¿Has oído alguna vez aquello de “renovarse o morir”? Pues ahora cobra más sentido que nunca.

  • Movilidad empresarial

La digitalización de procesos supone una mejora consistente en la comunicación entre los equipos de trabajo. Utilizar herramientas digitales capaces de recopilar información in situ, enviar reportes y crear órdenes de trabajo en apenas minutos, permite implementar la movilidad empresarial en tu empresa de forma eficiente y satisfactoria.

Digitalizar los procesos de tu empresa, supone poder recrear el lugar físico de trabajo en un dispositivo móvil para que los trabajadores puedan llevar a cabo las mismas tareas desde cualquier punto geográfico y de forma mucho más rápida.

  • Procesos más rápidos y productivos

En el día a día de cualquier empresa, existe una gran cantidad de tareas que ocupan demasiado tiempo y que resultan poco productivas. Tareas como las administrativas, no suponen ningún valor añadido para la empresa, y sin embargo, ocupan una gran parte del tiempo invertido. Son estas tareas las que requieren una digitalización para ser más productivas y para poder invertir ese tiempo en actividades que de verdad lo requieran.

Con la digitalización, es posible realizar acciones como firmar documentación, enviar reportes e incluso recibir y emitir órdenes de compra. Esto acorta en gran medida los tiempos de espera y agiliza el flujo de trabajo, lo que supone directamente un aumento de la productividad.

Y es que el tiempo que antes se dedicaba al seguimiento de obras, levantamiento de inventarios en almacén, la creación de reportes de servicios, el control de horarios, entre otros procesos, ahora se reduce enormemente. Utilizar tecnologías digitales permite agilizar la comunicación entre los equipos de trabajo. De esta manera, se acelera el flujo de trabajo e información gracias a la transferencia de datos en tiempo real, el sistema de aprobación entre el personal en movilidad y supervisores o el envío de informes automáticos de forma instantánea, entre otras cosas. Esto produce un aumento de la productividad y una reducción de costes. Ya no tendrás que depender de los canales de mensajería tradicionales para hacer llegar información a tus clientes o socios, ahora solo necesitarás unos segundos para hacerlo posible.

De hecho, hacer que los tiempos de espera sean cada vez más cortos, es una de las formas más efectivas de aumentar la competitividad de tu empresa frente a otras del sector. 

  • Automatización de procesos

Gracias a la digitalización, muchos de los procesos de tu empresa se pueden automatizar. A través de un ordenador o teléfono móvil es posible acceder a información importante, comunicarte con clientes o resolver incidencias, incluso si estás a cientos de kilómetros de tu empresa. Procesos como el levantamiento de información en terreno, las inspecciones, las auditorías, los controles de calidad o la creación y envío de reportes, se pueden realizar de forma automática y desde cualquier lugar, suponiendo una reducción importante del tiempo que antes se dedicaba a hacer manualmente este tipo de tareas.

  • Información segura y disponible

Acceder a la información que se genera cada día en tu empresa ahora es más fácil y seguro. Los datos registrados permanecen almacenados en un sistema y podrás consultarlos y exportarlos para tus análisis. Con esta optimización, resulta más difícil perder información por no saber dónde está o porque se haya producido algún incidente como incendios y demás. 

  • Menos errores en los procesos

La digitalización de procesos ha conseguido también que las empresas tengan cada vez menos errores y que si los tienen, se puedan identificar y solucionar a tiempo.  

Un ejemplo claro de este beneficio lo vemos en los técnicos que usan herramientas digitales para recopilar datos en tiempo real y estando en terreno. De esta forma, se evitan errores en la captura de datos y en la generación de  los reportes, presupuestos, partes de trabajo, etc. 

  • Mayor motivación de los trabajadores

Contar con herramientas que te hagan el trabajo más fácil y encontrar nuevas formas más efectivas de llevarlo a cabo, suelen ser factores que aumentan la motivación de los empleados hasta en un 40% y una razón de peso para dar el salto a la digitalización.

 

Cómo llevar a cabo la digitalización de procesos

Para llevar a cabo la digitalización de procesos en tu empresa, lo primero que debes analizar es la situación en la que se encuentra. Una vez esté claro, habrá que crear una estrategia con la que ir dando pequeños pasos hacia la digitalización.

Para beneficiar a tu empresa con todas las ventajas posibles de la digitalización, es importante contar con un equipo de expertos que entienda no solo tus necesidades, sino que además se interese por herramientas tecnológicas fiables y fáciles de implementar como Kizeo Forms.

Antes de realizar cualquier cambio, no olvides analizar primero la relación actual de la empresa entre departamentos, con proveedores y clientes para ver cuáles son los puntos claves en los que la digitalización puede ayudarte.

 

Cómo puede ayudar Kizeo Forms en la digitalización de procesos

Kizeo Forms es una solución que permite digitalizar procesos operativos y administrativos basados en papel, como las inspecciones, auditorías, listas de verificación, controles de calidad o partes de trabajo, entre otros.

Con esta herramienta personalizable es posible automatizar la recolección de información en tiempo real, el envío de datos y la generación de reportes personalizados. Puede además integrarse con los sistemas internos de tu empresa de forma gratuita. Así el flujo de información será incluso más rápido y efectivo. Inicia la digitalización de procesos de tu empresa con Kizeo Forms y aumenta en productividad desde el primer momento.

¿Quieres formar parte de la era digital? ¡Prueba Kizeo Forms!

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