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08Jul, 2021
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automatizar tareas

¿Por qué deberías automatizar tareas administrativas y operativas de tu empresa?

Automatizar tareas administrativas y operativas es una parte muy importante de la transformación digital de las empresas. Básicamente, consiste en el uso de la tecnología para agilizar y mejorar tareas caracterizadas normalmente por: ser monótonas y repetitivas, tener que realizarse en un orden determinado, manejar una cantidad importante de datos o información y, en ocasiones, involucrar a varias personas de distintas áreas o departamentos. 

 

La importancia de automatizar tareas administrativas y operativas

La automatización de trabajos o tareas consiste en la implementación y uso de las herramientas informáticas y la tecnología adecuadas para prestar apoyo en procesos de trabajo caracterizados por la participación de varias personas y por tener que ser realizadas en un orden específico. Por lo general, estas tareas se fundamentan en una serie de datos o información que deben capturarse, introducirse y transformarse.

 Los programas informáticos enfocados en la automatización de tareas administrativas y operativas son, hoy en día, una herramienta imprescindible para que las empresas puedan mantener un alto nivel de competitividad

La principal ventaja de la automatización de tareas es que permite liberar a los empleados de tareas repetitivas y farragosas, las cuales consumen mucho tiempo y esfuerzo. De esta manera, los profesionales tienen más tiempo para dedicarse a funciones más creativas y con mayor valor añadido

Además, un proceso de automatización bien diseñado y ejecutado, a través del software y las aplicaciones adecuadas, garantiza un trabajo mucho más eficiente, que permite eliminar y minimizar errores o, en cualquier caso, detectarlos y solucionarlos lo antes posible.

Otros puntos favorables de automatizar tareas de oficina son:

  • Ayuda a mejorar los niveles de productividad y rentabilidad de la empresa.
  • Mejora la comunicación interna.
  • Facilita el teletrabajo.
  • Es una herramienta muy eficaz para integrar sistemas y circuitos de trabajo.
  • Reduce todo tipo de costes: operativos, papel, impresión, horas de trabajo, etc.
  • Mejora las cargas de trabajo de los empleados, lo que permite optimizar recursos.
  • Permite el seguimiento de la trazabilidad de productos y servicios en todo momento.
  • Posibilita el control de resultados y del retorno de la inversión en tiempo real.

 

¿Qué tareas son útiles para automatizar?

En realidad, la automatización puede aplicarse de forma útil y rentable en prácticamente todo tipo de trabajos, desde tareas rutinarias no especializadas a funciones mucho más complejas. Todo depende del proceso de implantación de dicha automatización y de las posibilidades y funcionalidades del software o aplicación que se utilice para ejecutarla.

Algunos ejemplos de tareas o funciones cuya automatización digital es especialmente recomendable son:

  • Tareas repetitivas y cotidianas de oficina. Entre estas se destaca el registro o captura de datos, ya sea con formularios o partes de trabajo en papel, tablas excel, informes… Si bien son tareas rutinarias, con frecuencia provocan problemas como: altas tasas de errores, escaso valor añadido o desmotivación de los profesionales encargados de realizarlas.
  • Trabajos interdepartamentales. A través de la automatización se pueden poner en marcha procesos de intercambio de información entre los distintos departamentos de una misma empresa. De esta manera se mejora la comunicación y se gana en eficacia y fluidez, evitando redundancias y repeticiones innecesarias.
  • Apoyo a trabajos especializados. También pueden automatizarse trabajos complejos como: levantamiento de inventario, la gestión de órdenes de trabajo o  controlar y aprobar notas de gastos automáticamente.   

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¿Cómo te puede ayudar Kizeo Forms en la automatización de tareas administrativas?

Kizeo Forms es una aplicación de generación de formularios e informes digitales, que permite trabajar en dispositivos móviles, tanto smartphones como tablets. Una de sus múltiples aplicaciones es la automatización de todo tipo de tareas administrativas y operativas

La aplicación para automatizar tareas Kizeo Forms parte de un concepto muy práctico y eficaz: permite generar formularios y programas flujos de trabajo desde la plataforma web y luego capturar los datos en terreno, con total comodidad, con un smartphone o una tablet.

Las amplias funcionalidades y capacidad de integración de Kizeo Forms posibilitan, por ejemplo, generar informes en tiempo real y personalizados, enviarlos a las personas que queremos y compartir datos con el ERP de la empresa, trabajando en la nube. 

A través del uso adecuado de Kizeo Forms es posible llevar la automatización de tareas a un nivel superior, estandarizando todo tipo de operaciones y logrando una mayor coherencia y coordinación entre los distintos departamentos de la empresa. 

También es posible trabajar en la nube e incluso sin conexión a internet y luego volcar los datos, estableciendo un protocolo de permisos personalizado para cada usuario, garantizando la confidencialidad de la información y evitando manipulaciones, tanto intencionadas como provocadas por un error humano.

Otro valor añadido de Kizeo Forms en relación a la automatización es que permite asignar tareas de forma muy bien organizada y eficaz, gracias a sus funcionalidades de planning.

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