¿Qué es Microsoft Access y para qué sirve?
Access es una herramienta de la familia de softwares de Microsoft que permite crear bases de datos que permiten unificar datos y, a partir de ellos, crear informes de la información registrada.
Access ofrece la posibilidad de crear estos formularios desde 0 o usar las plantillas disponibles para comenzar. ¿Qué son las plantillas? Son modelos ya existentes en el sistema que tiene unas casillas por defecto a rellenar y que se pueden personalizar hasta cierto punto (cambiar colores, letras, disposición).
Access tiene una versión de escritorio y también una versión Access online. Es habitual hablar de la última como una aplicación web, ya que permite a varios usuarios acceder a una misma base de datos al mismo tiempo. Esta “app” está basada en un servidores SharePoint (2016 0 2013) o Office 365 y es indispensable estar conectado a Internet o una red.
Al lanzar la app, un formulario digital se abrirá en el navegador y mostrará las casillas que se deben rellenar. Y, todos los datos que se registren, se guardarán en el servidor/ubicación elegida y necesitarás Access online para poder organizarlos e interpretarlos.
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Qué es una base de datos Access
Access en sí misma se entiende como un programa de bases de datos ya que permite ingresar datos y crear listas para inventarios, de clientes, de servicios, de activos y mucha más. La información se organiza en tablas, entre las que se pueden establecer relaciones para crear consultas de buscar, filtrar y extraer información específica.
En resumen, una base de datos en Access online permite recoger y analizar datos de manera estructurada y legible. Los mismos se pueden buscar, filtrar o realizar consultas para obtener la información necesaria de manera rápida y eficiente. Es una forma de manejar grandes cantidades de datos de una manera más ordenada y accesible.
Kizeo Forms: una alternativa a Microsoft Access online
Kizeo Forms es un software en la nube diseñado para simplificar y agilizar la toma de datos en terreno del personal en movilidad. Cuenta con una plataforma web y app móvil que se basa en formularios digitales inteligentes.
Kizeo Forms es una alternativa perfecta ya que te permite recolectar información en terreno y tener centralizada todos los datos registrados en la nube: estandarizados y en el mismo formato.
En algunos casos, dependiendo de tus necesidades específicas, podrías usar Kizeo Forms para recolectar datos que luego se pueden importar o vincular a una base de datos creada en Microsoft Access. Sin embargo, a continuación, te explicamos cómo funciona Kizeo Forms y cómo puede hacer más simple la recolección de datos y, por supuesto, su posterior análisis.
Así funciona la alimentación de bases de datos con Kizeo Forms
Si trabajas con Access, las tablas de datos relacionales son tu día a día. Allí puedes tener construida la base de datos de tus clientes, tus servicios o los materiales que se usen habitualmente.
Con Kizeo Forms, puedes hacerlo también gracias a la funcionalidad conocida como listas externas. Esta se visualiza en la app móvil de Kizeo Forms como un campo desplegable en el formulario digital que, al seleccionar una opción, genera automáticamente diversos datos que se alimentan de la lista que previamente hayas creado.
Por ejemplo, durante un servicio de asistencia, un técnico abre un formulario en la app de Kizeo Forms, hace clic en un campo con lista desplegable donde selecciona la “Máquina” y, al hacerlo, los campos número de serie, contrato, proveedor y centro de trabajo se rellenan automáticamente.
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Además, Kizeo Forms cuenta con más de 25 campos diferentes que te permiten recoger y almacenar información como geolocalización, fecha y hora, firmas y más. Estos datos estarán centralizados y disponibles en la plataforma web de la herramienta y se podrán exportar en diversos formatos y a diferentes programas (esto te lo explicamos más adelante).
Campos Kizeo Forms más usados
Listas inteligentes como BBDD
Geolocalización
Firma
De esta forma, todo la creación de bases de datos y recolección de información queda cubierta por Kizeo Forms. Puede que la duda que te quede es: ¿cómo Kizeo Forms puede ser una alternativa efectiva para las opciones de visualización que ofrece Microsoft Access?
La respuesta está en las diversas conexiones y automatizaciones que te ofrece Kizeo Forms para sacarle el máximo provecho a tus datos. ¿Lo mejor? Sin tener que tener conocimientos avanzados en código gracias a la integración nativa con Zapier.
El poder de las conexiones de Kizeo Forms
Kizeo Forms te permite automatizar ciertas acciones relacionadas con la intervención y poner en marcha flujos de información que te quitan de encima gestiones operativas y tediosas.
Una de las funciones mejor valoradas de nuestra herramienta es que, después de rellenar la información, un comprobante es creado automáticamente. Estos reportes se pueden personalizar y crear diversos escenarios de envío. ¿Qué puedes hacer usando un mismo formulario?
♦ Enviar un comprobante al cliente en clics
♦ Notificar al área administrativa que se ha terminado una intervención
♦ Solicitar una aprobación por parte de otro empleado o supervisor
Todos estos casos son personalizables y se adaptan completamente a tu forma de trabajo u organigrama. Lo que te permite tener todo el flujo de trabajo en una misma herramienta.
Además, como ya te adelantamos antes, puedes enviar tus datos a otros sistemas (incluido Access, si lo deseas) gracias a la interoperabilidad y al conector nativo entre Kizeo Forms y Zapier. Con esta integración podrás crear Zaps (que son desencadenantes) para que cuando se rellena una información, ocurra algo en concreto, como:
- Crear eventos en un calendario de Google
- Actualizar un fichero Excel que esté en la nube
- Alimentar los datos de un software de inteligencia de negocio como Metabase
¿Quieres usar la alternativa a Access?
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