4 formas de superar los retos en digitalización de las PYMES

En la era digital actual, la transformación tecnológica se ha convertido en una necesidad para empresas de todos los tamaños y de cualquier sector de actividad. En el caso de digitalización de las PYMES o autónomos, es aún más imperante apostar por la adopción de herramientas y tecnologías digitales para mejorar la eficiencia operativa, alcanzar nuevos mercados y adaptarse a las demandas cambiantes del entorno empresarial.

De acuerdo a un estudio realizado por el Banco Europeo de Inversiones y los expertos de Oliver Wyman, “la digitalización de las empresas españolas es baja o muy baja para el 75 % de ellas (en comparación con la media de la UE)”. En este artículo, exploraremos los retos comunes de autónomos, PYMES y medianas empresas y compartiremos 4 consejos prácticos para llevar a cabo este proceso de manera exitosa.

¿Qué es la digitalización de las PYMES?

La digitalización de las PYMES se refiere a la integración de tecnologías digitales en todas las áreas de una empresa, desde la gestión de operaciones internas hasta la interacción con clientes y proveedores. Esto implica la adopción de softwares empresariales, herramientas de comunicación en línea, automatización de procesos, presencia en internet y otros recursos digitales que impulsan la eficiencia y competitividad de la empresa.

Si en tu negocio ya usas email, Dropbox, redes sociales empresariales o tienes una página web, ya has hecho tus primeros pinitos en la digitalización. Sin embargo, la digitalización es un universo mucho más amplio y tiene, como principal objetivo, ahorrar tiempo, automatizar tareas manuales y hacer mucho más simple y eficiente el día a día de las personas y las empresas.

Principales retos para lograr una digitalización exitosa en PYMES

¿Por qué los negocios en España no han acogido más soluciones digitales? En el estudio Digitalización de las pymes españolas, ya mencionado antes y realizado por el Banco Europeo de Inversión, las áreas que necesitan mejorar el grado de implementación en las empresas de menos de 250 empleados incluyen: usar big data, trabajar con tecnologías en la nube y robustecer el comercio electrónico.

La pregunta que nos queda es comprender cuáles son las barreras y desafíos que enfrentan los negocios para conseguir una transformación digital exitosa. A continuación, te presentamos los principales retos:

Falta de conocimientos técnicos: Muchos autónomos y empresarios de pequeñas y medianas empresas pueden carecer de los conocimientos técnicos necesarios para implementar soluciones digitales en sus negocios. Esto incluye la comprensión de tecnologías emergentes, plataformas digitales y estrategias de marketing en línea. Según el informe de la Fundación Telefónica, el 46% de las pymes españolas carecen de habilidades digitales básicas. Es esencial invertir en formación y asesoramiento para adquirir los conocimientos necesarios.

Limitaciones presupuestarias: La digitalización a menudo implica una inversión significativa en tecnología, software, capacitación y recursos humanos. Según el estudio de IDC, el 58% de las pymes mencionan la falta de presupuesto como obstáculo para su digitalización, lo que dificulta la adquisición de las herramientas digitales necesarias para las PYMES para mejorar procesos y servicios.

Resistencia al cambio: En algunos casos, puede ser posible enfrentarse a la resistencia a adoptar soluciones digitales. Pueden temer los cambios en los flujos de trabajo establecidos, la formación de su personal y la posible pérdida de control sobre ciertos aspectos del negocio. El miedo a lo desconocido puede obstaculizar la adopción digital. Es importante generar conciencia sobre los beneficios, realizar demostraciones prácticas y brindar apoyo en cada etapa del proceso.

Seguridad y privacidad de los datos: La digitalización conlleva riesgos en cuanto a la seguridad de los datos de la empresa y de sus clientes. Muchas pymes carecen de medidas de ciberseguridad adecuadas para protegerse de amenazas como el robo de información, el malware o los ataques cibernéticos. Según el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE), el 43% de las pymes españolas han sufrido algún incidente de ciberseguridad. Es esencial implementar medidas de protección, como antivirus, firewalls y capacitación en seguridad digital.

Integración y compatibilidad de sistemas: Las pymes pueden tener dificultades para integrar soluciones digitales en sus sistemas existentes, especialmente si estos sistemas son antiguos o no son compatibles entre sí. Esto puede llevar a problemas de sincronización de datos, ineficiencias operativas y dificultades para mantener una visión unificada de la empresa.

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Ventajas de la digitalización de las PYMES

Mejora de la productividad y eficiencia

La digitalización permite optimizar los procesos internos de una empresa, reducir la carga de trabajo manual y automatizar tareas repetitivas. Esto libera tiempo y recursos que pueden destinarse a actividades de mayor valor agregado, lo que se traduce en una mejora significativa de la productividad y eficiencia operativa.

Acceso a nuevos mercados

La presencia en internet y el uso de estrategias de marketing digital permiten a las PYMES llegar a audiencias más amplias y acceder a nuevos mercados geográficos. La digitalización facilita la expansión de los negocios más allá de las limitaciones físicas, lo que abre oportunidades para el crecimiento y la diversificación.

Mejor experiencia del cliente

Las tecnologías digitales ofrecen diversas herramientas para mejorar la experiencia del cliente. Desde la atención al cliente en línea hasta la personalización de productos y servicios, las PYMES pueden utilizar la digitalización para brindar una experiencia excepcional que fomente la fidelidad.

Mayor capacidad de análisis de datos

La digitalización proporciona acceso a grandes cantidades de datos, lo que permite a las PYMES recopilar, analizar y utilizar información valiosa para la toma de decisiones estratégicas. Mediante el uso de herramientas de análisis de datos, las empresas pueden obtener ideas claras y accionables sobre el comportamiento del mercado, las preferencias de los clientes y otros factores clave. Esto es crucial para tomar mejores decisiones e inversiones.

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4 formas de implementar exitosamente un plan de digitalización

Ahora que hemos explorado las ventajas de la digitalización, es importante conocer los pasos clave para implementar un plan de digitalización de pymes de manera efectiva. A continuación, presentamos una guía práctica para la digitalización de las PYMES:

Evaluación de las necesidades y objetivos

Antes de comenzar el proceso de digitalización, es fundamental evaluar las necesidades y objetivos específicos de la empresa. Esto implica identificar áreas problemáticas, establecer metas claras y determinar qué tecnologías digitales serían más adecuadas para abordar los desafíos identificados.

Selección de herramientas y soluciones

Una vez que se hayan identificado las necesidades y objetivos, es necesario investigar y seleccionar las herramientas y soluciones digitales que mejor se adapten a la empresa. Esto puede incluir la implementación de un sistema de gestión empresarial (ERP), software de CRM (Customer Relationship Management), software ECM ( Enterprise Content Management) , plataformas de comercio electrónico, un software SAT para las empresas que ofrecen servicios de reparación y mantenimiento y otras soluciones específicas para cada área de negocio.

Capacitación y adopción del personal

La digitalización exitosa requiere que el personal de la empresa adquiera las habilidades necesarias para utilizar las nuevas tecnologías de manera efectiva. Es importante invertir en capacitación y ofrecer soporte continuo para garantizar que todos los empleados comprendan y aprovechen al máximo las herramientas digitales implementadas. Aquí el punto más importante es comprender que la tecnología es un aliado y la misión que cumple es la de hacer el día a día de los empleados más simple.

Implementación gradual y monitoreo

La digitalización no es un proceso que se complete de la noche a la mañana. Es recomendable implementar los cambios de manera gradual, comenzando por áreas prioritarias, y monitorear constantemente los resultados y el impacto en la empresa. Esto permite realizar ajustes y mejoras a medida que avanza el proceso.

 

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Kizeo Forms, un aliado para la digitalización de procesos en terreno

Kizeo Forms es un software cloud que te permite digitalizar cualquier tipo de documento en papel por formularios digitales inteligentes. Somos el aliado de las empresas que hacen gestiones en terreno, tienen empleados en movilidad y deben registrar datos de forma más eficiente.

Nuestros clientes destacan que nuestra herramienta es fácil e intuitiva y es la puerta de puerta de entrada para que comiences a digitalizar procesos y conseguir una visión basada en datos de lo que ocurre en tu negocio.

¿Qué puede hacer Kizeo Forms por ti?

Si hoy rellenas informes en papel o creas partes de forma manual y necesitas ordenar y gestionar la información que generas, Kizeo Forms es el aliado que necesitas. Gracias a nuestra herramienta, puedes transformar todos esos documentos en papel en formularios digitales que te permiten simplificar tus procesos y agilizar el manejo de la información.

Nuestros formularios inteligentes te permiten, en pocos clics desde la app móvil, recolectar datos, generar reportes de los trabajos hechos y enviar emails con todo el detalle. Además, todo el material quedará recogido en la plataforma web para que puedas consultar el historial con todos los datos, bien ordenados y controlados.

¿Qué tipo de gestiones puedes digitalizar con Kizeo Forms?

• Órdenes y partes de trabajo
• Checklist de control de calidad
• Albaranes de entrada y salida
• Reporte de incidencia
• Registro de entrega de EPIs
• Salida de materiales
• Acta de obra
• ¡Entre otras!

La gran ventaja que ofrece nuestra herramienta es la de centralizar los datos, automatizar el envío de información entre la oficina y el terreno y obtener una visión estratégica basada en datos. Olvídate de los retrabajos o las horas re transcribiendo del papel al ordenador. Comienza a analizar la información que te permita tomar mejores decisiones.

 

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Gracias al programa Kit Digital pymes, puedes obtener Kizeo Forms de forma gratuita. Esta subvención en digitalización para empre está destinada para que pequeñas y medianas empresas, así como autónomos, puedan implementar diversas soluciones para fortalecer su tejido digital.

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