- Industria: Energía
- Tamaño de la empresa: 127 mil trabajadores
- Año de fundación: 1929
- Empresa: Bouygues Energies Services
- Sede principal: Francia
El desafío: Había muchos errores con la información en papel y se tardaban demasiado tiempo en procesar el papeleo.
El resultado: Con Kizeo Forms han podido aumentar la productividad en todos los niveles de la organización, reducir los costos y su emisión de CO2 al volverse cero papel.
Sobre Bouygues Energies & Services Solutions
Bouygues Energies & Services Solutions es una empresa de gestión de instalaciones y rendimiento energético centrado en el cliente. Se especializan en los diversos servicios y apoyos necesarios para crear y mantener lugares eficientes, cómodos y seguros para trabajar o visitar.
Opera en más de 25 países en todo el mundo y es parte del Grupo Bouygues, una marca global que emplea a más de 127.000 personas en 100 países dentro de los sectores de la construcción, obra civil, energía, servicios, telecomunicaciones y medios.
Gianluca Di Fruscia, gerente de mejora continua en Bouygues, trabaja principalmente en proyectos de alumbrado público de transporte y gobierno local. Nos explica que la empresa ha utilizado tradicionalmente una enorme cantidad de papel para documentar el trabajo y mostrar el cumplimiento de normativas (informe de horas trabajadas, partes de trabajo, evaluaciones de riesgos, permisos, certificados de pruebas eléctricas y una serie de formularios de salud y seguridad).
Los desafíos con el papel
“Antes de cambiar a Kizeo Forms, usábamos demasiado papel y este se estaba perdiendo, no era legible, se llenaba incorrectamente y se tardaba demasiado tiempo en llegar a las personas que necesitaban procesar esos datos”, nos cuenta Di Fruscia.
Las principales razones para cambiar fueron aumentar la productividad y la eficiencia, mejorar la precisión y la velocidad de la información que se procesa y reducir nuestro impacto ambiental al utilizar menos papel.
La solución: convertirse en “cero papel” con Kizeo Forms
Algunos de los beneficios en términos de procesamiento se pueden ver en la siguiente imagen. Este proceso se refiere a los certificados de prueba eléctrica de alumbrado público y se basa en un salario de 20.000 dólares al año y 261 días laborables. La digitalización del proceso, la política «cero papel», significó un ahorro de tiempo y dinero importante para la organización.
Nuestro impacto en el medio ambiente no puede subestimarse. Se estima que una sola hoja de papel A4 produce 27 g de CO2. En nuestra empresa, esto se traduce así: en un año hemos producido 4.053 formularios que de otro modo se rellenarían en papel. Si decimos que todos los formularios en papel requerirían una sola hoja A4, entonces hemos evitado 110 kg de emisiones de CO2 al cambiar a Kizeo Forms.
Gianluca Di Fruscia, gerente de mejora continua en Bouygues Energies & Services Solutions
Usos de Kizeo Forms
Di Fruscia nos explica que en Bouygues usan Kizeo Forms todos los días dentro del negocio. “Soy un promotor de la solución en el Reino Unido y defiendo su implementación en todas las áreas del negocio en el país”
“En la actualidad, hemos completado 6.222 datos y hay 49 tipos de formularios. Los formularios que utilizamos son informe de horas trabajadas, evaluaciones de riesgos, permisos, certificados de pruebas eléctricas y un conjunto de formularios de salud y seguridad. He creado todos los formularios que usamos actualmente”.
Todos los niveles de la organización utilizan los formularios, desde los operadores en el sitio hasta los directores. La transición ha sido excelente y la gente se está emocionando y se está dando cuenta de los beneficios.
Gianluca Di Fruscia, gerente de mejora continua en Bouygues Energies & Services Solutions
Integraciones con Kizeo Forms
Por el momento, enviamos formularios a Dropbox y luego usamos Microsoft Flow para copiar el formulario en nuestro Sharepoint de Microsoft Teams.
Característica favorita del software cloud Kizeo Forms
Mi característica favorita es que Kizeo Forms ofrece variedad y flexibilidad para crear diferentes formularios y etiquetar esos datos en una plantilla de trabajo o Excel.
Bienvenido a Kizeo Forms