23Ago, 2017
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La empresa IPFLEX sustituyó el papel por formularios digitales

 

Sector de actividad: Reparación de mangueras hidráulicas  Logo Société IPFLEX
Ubicación: Francia (en 4 agencias distintas).
Necesidad: Digitalizar el papeleo
Solución: Tableta Samsung 7’’ + Aplicación Kizeo Forms (5 formularios digitales)

1-La empresa

IPFLEX es una red de agencias especializadas en la reparación de mangueras hidráulicas. Los 10 técnicos están listos para intervenir en el terreno las 24 horas para realizar una intervención o un diagnostico.

La empresa está creciendo de manera rápida. Sus gerentes están constantemente buscando herramientas de trabajo nuevas para aumentar la productividad, la capacidad de respuesta de la empresa y así ofrecer un mejor servicio a sus clientes.

Client IPFLEX

2-La problemática

Los documentos emitidos en el momento de la intervención, hasta la fecha estaban escritos a mano sobre una hoja de papel. La mayoría del tiempo eran imposibles de leer o incompletos y además tenían que ser entrando nuevamente en la computadora, dentro del programa de gestión interno, para generar la factura. Eso demoraba bastante.

Además, la actividad requiere tomar fotos antes y después de la intervención para justificar el servicio proporcionado. Antes era difícil adjuntar estas fotos al reporte que recibe el cliente.

Gracias al asesoramiento de la compañía ProdWest quién nos acompañó en este proyecto, pudimos implementar la solución Kizeo Forms en las tablets de todos los empleados. Así, pudimos sustituir el papel por los formularios digitales, lo cual nos ha cambiado la vida y ha simplificado nuestro trabajo.

3-La solución

Todos los técnicos ahora tienen una tableta Galaxy 7’’ con varios formularios digitales creados a través de la plataforma Kizeo Forms y totalmente adaptados a nuestra actividad. Usan el dispositivo móvil a diario en vez de su libreta. Para los reportes de intervención, IPFLEX ahora tiene un formulario tan sencillo como completo. Cuenta con la descripción detallada de la intervención (la cual puede ser dictada gracias a la opción de entrada de voz), la geolocalización, la duración de la visita, las fotos y también la firma del cliente.

Los reportes se envían automáticamente por correo electrónico. Los datos digitales están recopilados en la base de datos de Kizeo Forms.

También contamos con formularios para las visitas de prospección, para transferir piezas entre agencias y incluso para declarar nuestras notas de gastos. Gracias al formulario digital se envían directamente al servicio de contabilidad.

4-Los resultados

Todos los técnicos están agradecidos por trabajar con esta herramienta. Los formularios Kizeo Forms son fáciles de usar. Los reportes se rellenan correctamente y eso, los clientes lo valoran. Además, gracias a las fotos, reducimos bastante el número de reclamaciones.

La información interna fluye mucho mejor y obviamente manejamos menos papel.

El siguiente paso es la integración de Kizeo Forms con nuestro programa interno de gestión. ¡Eso permitirá ahorrar más tiempo todavía!

Mathieu MAUPILLIER

La red IPFLEX fue asesorada por la compañía Prodwest para implementar Kizeo Forms.

Logo Prodwest - Revendeur expert de la solution Kizeo Forms.

Compañía en consultoría y desarrollo de soluciones móviles.
ProdWest es un tercero experto que vende la solución Kizeo Forms y asesora las empresas francesas en su proyecto de movilidad.

www.prodwest.fr

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