Kizeo Forms: la aplicación para automatizar el envío de facturas y cotizaciones desde el terreno

18Jun, 2018

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¿Su compañía proporciona servicios a domicilio o que requieren intervenir en las instalaciones de sus clientes? ¿El envío de factura y cotización es un verdadero problema para su personal? ¿Tienen que regresar a la oficina para entrar los datos en su ordenador, crear de cero y enviar una factura? ¿Qué tal si le decimos que puede ahorrarse todo este tiempo y generar automáticamente facturas o cotizaciones 100% personalizadas que se envíen al instante a sus clientes y al servicio de contabilidad de su empresa? ¿Sería genial, no? ¡Esta herramienta sí existe, se llama Kizeo Forms!

Tomaremos el ejemplo de una empresa de instalación y mantenimiento de sistemas de aire acondicionado y calefacción. Crearemos un formulario de intervención que los técnicos rellenarán durante sus visitas. A continuación, le enseñaremos paso a paso cómo realizarlo.

Paso 1: creación de un lista de precios

Configurar la automatización personalizada de su facturación requiere un poco de configuración previa a partir de su plataforma en línea. El primer paso consiste en guardar su lista de precios detallando la tarifa de cada servicio que ofrece su empresa. Lo puede realizar de manera sencilla gracias a las listas externas de Kizeo Forms. Organice las informaciones de acuerdo a los servicios de su empresa. Por ejemplo, si los servicios que ofrece son variados, los puede agrupar por categoría, usando así una lista externa jerárquica. En nuestro caso, crearemos dos categorías: una para los servicios de ‘mantenimiento’ y la otra de ‘instalación’.

La creación de una lista con atributos permite asociar cada elemento de su lista con una serie de informaciones. En el caso de nuestra intervención técnica, el elemento es el servicio realizado y el atributo es el precio. Obviamente, puede añadir cualquier tipo de información (texto o número) dependiendo de su actividad. Una lista puede contener hasta veinte atributos.

Recordatorio: las listas externas son en realidad unas bases de datos propias a su cuenta (lista de clientes, referencias de productos, contacto de sus colaboradores). La ventaja siendo que estas listas se pueden volver a utilizar varias veces en diferentes formularios digitales. Al modificar un elemento en esta lista, se actualizará automáticamente en todos los formularios en los que aparece.

Paso 2: el uso de la tabla

La opción de tabla es perfecta para adaptarse a cualquier situación ya que con ella puede capturar un número de veces variable una serie de informaciones. Es decir, el técnico que interviene puede añadir un solo tipo de servicio facturado como puede añadir 5 o 10. De la misma manera, a cada servicio adicional se agregará una línea en la tabla final de su documento Excel, Word o PDF personalizado.

Lea el tutorial dedicado a la opción de tabla para aprender en detalle como usar esta opción.

Paso 3: configurar la opción de cálculo

Gracias a la opción de cálculo obtendrá el importe total a facturar. Efectivamente, la suma se hará automáticamente evitando así cualquier tipo de errores que pueden suceder con el uso de una factura papel.

Le invitamos a leer en detalle el tutorial acerca de la opción de cálculo.

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Paso 4: poner condiciones al envío de correos electrónicos

Las condiciones de envío de un correo electrónico permiten una personalización avanzada de sus formularios. Dependiendo del tipo de situación, rellenar el formulario entrenará o no el envío de un correo electrónico. En el caso de nuestro formulario ‘Reporte de intervención’, hemos puesto al final del formulario un campo de tipo ‘Checkbox’ llamado ‘¿Desea enviar una factura al cliente?‘.

Queremos que se envíe un correo electrónico al cliente solamente cuando este checkbox esté marcado. Para realizar esta configuración, vaya en las opciones del formulario. Luego seleccione la pestaña ‘Correo‘ > Agregue un correo > En la pestaña ‘Avanzado‘, aplanar el botón ‘Añadir un filtro‘ > Seleccione ‘Filtro Sencillo‘ luego el campo ‘¿Desea enviar una factura al cliente?‘ y ‘Sí‘.

Paso 5: personalice su factura

Primero, escoja el tipo de documento que desea enviar a sus clientes: Excel, Word o PDF. Segundo, personalícelo con los datos de su empresa (logo, lema, colores, dirección, etc.). Con la ayuda del tutorial dedicado a los reportes personalizados, configure su documento con las etiquetas.

Recordatorio: una etiqueta permite identificar un campo de su formulario. Cada etiqueta de un formulario es única. Una etiqueta tiene la forma siguiente:  ##nombre_del_campo## . Este nombre se pondrá automáticamente cuando redacta el nombre del campo. Sin embargo, puede cambiar el nombre de la etiqueta en el momento de su creación para dar un nombre más corto o fácil de identificar.

Valor agregado de los formularios digitales

Con Kizeo Forms, existen más opciones inteligentes para crear reportes personalizados y profesionales:

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