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07Mar, 2023
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mantenimiento de edificios equans

¿Automatizar el mantenimiento de edificios? Equans lo logró

  • Industria: Facility Management
  • Servicios: mantenimiento integral y auditorías de eficiencia energética
  • Número de empleados: 2.000

El desafío: Obtener información in situ de diversas instalaciones a nivel nacional.

El beneficio: Centralizar la información de todos los proyectos en Kizeo Forms, automatizar el mantenimiento de edificios y ahorrar tiempo administrativo.

Entrevistados de Equan Chile: Allyson González, subgerenta de excelencia operacional; Francisco Vargas, especialista en mantenimiento y confiabilidad; Jhon Pérez, jefe de mantenimiento y confiabilidad; y Nehemías Tirado, jefe de operaciones.

Para lograr automatizar el mantenimiento de edificios, Equans Chile, apostó por una herramienta digital de mantenimiento que les permitiera ahorrar tiempo administrativo y reforzar la fiabilidad de sus procesos internos. Gracias a esto, la gestión del día a día se ha transformado desde que cuentan con una app. 

Visitamos sus instalaciones en Santiago de Chile para conocer de primera mano su experiencia y para entender cómo han reforzado su plan de mantenimiento. Nos contaron cómo el trabajo en terreno de los técnicos ha mejorado y, en consecuencia, han conseguido fortalecer la calidad de atención a sus clientes.

 En este video testimonio nuestros entrevistados nos cuentan cómo la digitalización facilitó el mantenimiento de edificios y ha permitido automatizar la gestión del trabajo en terreno:

 

La empresa, líderes en el facility management

¿Te gustaría que te contáramos más sobre Equans Chile? ¡Pues vamos a ello! Esta empresa está especializada en el mantenimiento multitécnico y desarrollan su actividad a lo largo de América Latina (Chile, Perú, Colombia, México y Brasil) y también tienen presencia en Europa. 

En su actividad, abarcan el mantenimiento integral y cuentan con más de dos mil técnicos en terreno en Chile que trabajan en distintos sectores: facility management, minería, energía, entre otros. Hacen mantenimientos de climatización, electricidad, fontanería, iluminación, grupos electrógenos y tableros de media y baja tensión. 

Para comprender mejor la empresa y conocer cómo han logrado automatizar el mantenimiento de edificios, tuvimos la suerte de hablar con cuatro miembros clave del equipo: Allyson González, subgerente de excelencia operacional; Francisco Vargas, especialista en mantenimiento y confiabilidad; Jhon Pérez, jefe de mantenimiento y confiabilidad; y Nehemías Tirado, jefe de operaciones.

¡Sigue leyendo para entender cómo han automatizado esta gestión!

 

La necesidad: conseguir que el mantenimiento de edificios sea más eficaz

Hoy en día, Equans Chile, además de diversas ramas de acción, está a cargo del facility management de una cadena de centros comerciales. Son responsables de realizar diversas tareas de mantenimiento, entre las que se encuentran la revisión del sistema de agua, grupos electrógenos, elementos verticales, equipos eléctricos y de climatización. 

Francisco Vargas, especialista en Mantenimiento y Confiabilidad, explica que el proceso de digitalización nace de la necesidad de obtener información para la toma de decisiones en tiempo real de muchas de estas instalaciones a nivel nacional: “teníamos técnicos en todo Chile y necesitábamos centralizar la información”, explica.

Antiguamente, trabajaban con partes de trabajo en papel que los técnicos diligenciaban y luego era el supervisor quien debía digitalizarlas. La gerencia de Equans en Francia les recomendó implementar Kizeo Forms en sus operaciones por los buenos resultados que ellos habían logrado.

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La solución: digitalizar formularios para gestionar el mantenimiento de edificios

Comenzaron a trabajar con Kizeo Forms y el éxito de la digitalización completa no tardó en llegar. La transición de papel a digital cambió completamente el trabajo de la empresa, produciendo una digitalización completa de los procesos. Varga cuenta que, desde que trabajan con Kizeo Forms, “somos una empresa digital: no trabajamos con papeles. No trabajamos a la antigua” afirma. 

Crearon una conexión con su ERP Planon, donde se generan las órdenes de trabajo, que son automáticamente enviadas a Kizeo Forms. Cuando un técnico realiza la intervención en terreno y manda el dato a través de Kizeo Forms con el número de la orden de trabajo, automáticamente se cierra la orden de trabajo en Planon. Así tienen un control total de sus operaciones.

Francisco Vargas y Jhon Perez crean formularios constantemente para cubrir las necesidades que se presentan a diario.

“Kizeo Forms se usa a diario para todo. Es la biblia de la empresa. Esto se debe a que realizamos todo el trabajo en terreno, con mucha demanda de mantenimientos”.

Francisco Vargas, especialista en mantenimiento y confiabilidad en Equans Chile

¿Cómo gestionan el plan de mantenimiento de edificios?

mantenimiento de edificios equans

El personal de mantenimiento, en terreno, debe recoger datos y realizar reportes de mantenimiento preventivo, de averías y revisiones rutinarias. Desde que cuentan con una app de mantenimiento, la forma en que trabajan ha cambiado. 

Han conseguido automatizar las acciones de mantenimiento de edificios programando las intervenciones, mejorando el tiempo de respuesta ante mantenimientos correctivos e integrando sus reportes, de forma instantánea, con la plataforma SAP del cliente. 

“Nuestros técnicos pueden saber si la actividad es reiterativa y requiere desarrollarse en un bloque mayor a un día. Pueden ver la notificación anterior y saber lo que sucedió y, por ende, pueden tomar acciones y decisiones respecto a esa información”. 

Jhon Pérez, jefe de mantenimiento y confiabilidad

Caso práctico, ¿cómo usan la app para el mantenimiento de edificios en el día a día?

La clave está en contar con una app que, a través de formularios digitales, permite automatizar la gestión del mantenimiento preventivo y correctivo de edificios. Por ejemplo, para Nehemías Tirado, jefe de operaciones, y Jhon Pérez, jefe de mantenimiento y confiabilidad, uno de los proyectos más exitosos fue el de la implementación de un formulario para termografía de tableros eléctricos. Lo hicieron en octubre de 2018. Esto les permite digitalizar la información de muchos sitios a nivel nacional.

Los técnicos pueden realizar la intervención rutinaria, recoger los datos y actualizar el status. Esto hace que la información quede actualizada y disponible en el sistema SAP del cliente. No hay pérdida de información ni hay que malgastar tiempo en la transcripción de los datos. 

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Kizeo Forms para facility management en retail

Kizeo Forms es una potente herramienta para las empresas que se dedican al facility management para empresas del sector retail. Para el retail, poder ofrecer el mejor servicio y mayor grado de calidad es muy importante.

Por esto, realizar intervenciones de facility management eficientes y muy profesionales es lo que marca la diferencia. Esto ayuda a garantizar la retención y fidelización del cliente final. 

“Nosotros hacemos gestión de mantenimiento y confiabilidad y la confiabilidad depende mucho de los datos que nosotros podamos obtener de las plataformas que utilizamos”. 

Allyson González, subgerenta de excelencia operacional en Equans Chile

Contar con un software para controlar la gestión de mantenimientos a edificios de centros comerciales permite dar respuesta más rápida a cualquier imprevisto, llevar un registro adecuado de todos los mantenimientos hechos y evita incidencias que afecten la reputación del establecimiento. 

 

Funcionalidades preferidas de Kizeo Forms para los técnicos de mantenimiento

La curva de aprendizaje y la apropiación de Kizeo Forms ha dado frutos tangibles en tres años de uso. En un principio contaban con formularios muy complejos y con muchos campos. Ahora, han logrado reducir la complejidad de los mismo al crear formularios más cortos que transfieren información a otros formularios

¿Qué funcionalidades les han permitido ganar en automatización y simplicidad?:

Tener la información prerellenada con las listas externas

Realizar intervenciones más cortas gracias al uso de los check box

Centralizar toda la documentación en la plataforma web

Lograr supervisar el desempeño del equipo con reportes automáticos

 

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Caso de éxito – OP Service digitaliza sus informes de mantenimiento eléctrico

Miguel Ángel Vilchez, gerente general de OP Service, nos cuenta cómo han logrado digitalizar los informes de mantenimiento. Hablamos sobre cómo lograr una mayor liquidez de caja y la trayectoria de la empresa en Perú.

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