Transferencia automática

20Jun, 2023

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La transferencia automática permite que un registro sea transferido de forma automática a un usuario si se cumple alguna condición. Esta función está hecha especialmente para evitar errores por parte de los usuarios al momento de transferir, lo que permite automatizar el proceso haciéndolo más rápido y preciso.

Algunos requisitos previos:

El uso de esta funcionalidad requiere conexión a Internet al completar el formulario.

Si no deseas que se modifique el contenido de los datos transferidos, debes activar la opción «Solo lectura en modificación o push» en las opciones avanzadas de los campos correspondientes.

Configurar la transferencia automática

1. Configura los parámetros:

2. La transferencia automática está representada por el siguiente icono:

La marca de verificación cambia de color dependiendo del estado:

⦁ No se crea ninguna configuración.

⦁ Hay al menos 1 configuración activa

⦁ Hay una o más configuraciones, pero ninguna está activa.

Haz clic en +Añadir para crear una configuración.

3. Elección de destinatario

Primero debemos definir a quién queremos que sea transferido nuestro registro cuando se cumpla la condición que estableceremos luego.

• Usuario de Kizeo Forms: Se selecciona un destinatario desde nuestra lista de usuario. De esta forma, siempre será él quién recibirá la transferencia.
• Usuario emisor de los datos: Se enviará la transferencia al usuario que la envió (auto-transferencia) => Permite que el dato se actualice en el histórico, pero que el usuario lo pueda seguir trabajando.
• Usuario(s) de Kizeo Forms rellenado(s) desde un campo de formulario: Un campo (generalmente una lista o atributo) determina el destinatario de la transferencia.

4. Condiciones de envío

Acá vamos a definir las condiciones de envío a cumplir para poner en marcha la transferencia automática. Es MUY importante basar la condición sobre un campo del cual sea posible cambiar el valor para romper la condición y poder enviar el registro. De lo contrario, nunca se cerrará el proceso y el registro se transferirá infinitamente. En el siguiente caso, el formulario se transferirá mientras el campo “Aprobado?” esté vacío.

Al igual que en el escenario de correo electrónico, puedes elegir ‘Al guardar‘ y/o ‘Modificar‘.

Condiciones de envío avanzadas: es posible crear condiciones Y y O.

Las opciones:

Esta opción te permite validar la condición:

Esta opción te permite poner la condición en modo de modificación. Esta opción solo aparece una vez validada la condición:

Este es para eliminar una condición:

Esto te permite duplicar una condición ‘O’:

Este se usa para crear una condición ‘Y’:

Esta opción te permite crear una condición ‘O’:

Atención: Al configurar una condición de envío avanzada, es obligatorio hacer clic en cada elemento para activarlo.

Conoce la ventana de Automatizaciones

En esta sección puedes visualizar el número total autorizado de configuraciones creadas

Con el filtro, puedes diferenciar entre las configuraciones de push automático y transferencia automática

Puedes:

• Activar o desactivar una configuración
• Modificarlas
• Cópialas
• Borralas

Por defecto, el nombre de la configuración es «Emisor > Destinatario».

Puedes crear hasta 25 configuraciones de transferencias automáticas.

Cuando se alcanza el límite, se muestra una notificación y se desactivan los botones + Agregar y Copiar.

La transferencia automática desde la aplicación móvil:

• El usuario 1 rellena previamente los datos del formulario y los envía.
• Al enviarse el formulario, la notificación informa que el formulario A ha sido enviado.

• El formulario se transferirá automáticamente al usuario 2 (en caso que se cumplan las condiciones y que el destinatario no sea el emisor).
• El usuario 2 recibe los datos en su bandeja de entrada, todo lo que tiene que hacer es completarlo y enviarlo.

Atención: Recuerda que se debe cambiar el valor del campo al que está sujeta la condición una vez se reciba la transferencia o se volverá a transferir al mismo usuario cada vez que este lo envíe. Por ejemplo, si nuestra condición de transferencia es que el campo «Aprobado» este vacío, significa que el receptor del dato debe darle algún valor distinto para cortar así el ciclo y conseguir que el dato se envíe al sistema.

La transferencia automática desde la plataforma web:

El estado de los datos de la transferencia automática es el mismo que para el envío manual:

La entrada del formulario (excluyendo push) está completa.

El dato se envió al teléfono móvil del usuario, pero el usuario aún no lo ha abierto.

El usuario ha recibido el Push en la app móvil y lo ha leído al actualizar la bandeja de entrada.

El push se ha completado y los datos se han enviado.