7 avantages incontestables à la dématérialisation des notes de frais

28Mai, 2024

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Les notes de frais sont des documents essentiels dans le monde professionnel, permettant aux employés de se faire rembourser leurs dépenses engagées dans le cadre de leur travail. Ces dépenses peuvent inclure les repas, les déplacements, les hébergements, et autres frais annexes.

Nous aborderons dans cet article 7 avantages de l’utilisation d’une application de gestion des notes de frais ainsi qu’un aperçu de notre innovante solution Kizeo Forms qui se présente comme un outil incontournable dans la dématérialisation des notes de frais.

Sommaire :

1. 7 avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais pour votre entreprise
2. Choisir Kizeo Forms pour la dématérialisation de vos notes de frais

La gestion des notes de frais peut rapidement devenir un casse-tête pour les responsables des Ressources Humaines et les collaborateurs. C’est une tâche manuelle, chronophage, ennuyeuse, sans réelle valeur ajoutée, et coûteuse pour l’entreprise. Malgré les nombreux inconvénients des notes de frais papier, certaines entreprises hésitent encore à passer au numérique.

Rapidement, avec une application de gestion de note de frais, vous pourriez ainsi :

• Prendre tous vos justificatifs papier en photo.
• Automatiser l’extraction des données Extraire en un clin d’oeil toutes les données
• Catégoriser vos dépenses d’entreprise

Voici 7 raisons qui vous convaincront de l’importance de la dématérialisation des notes de frais.

1. 7 avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais pour votre entreprise

La note de frais dématérialisée est une tendance croissante, facilitée par les applications de notes de frais et les logiciels de gestion des notes de frais. Cela implique de numériser les reçus et d’utiliser des outils en ligne pour la gestion des remboursements. Et l’utilisation de ces outils optimise les processus internes et offre de nombreux bénéfices.

1) Gagnez du temps et réduisez les coûts avec la dématérialisation des notes de frais

Vingt minutes et 53 euros, c’est ce que rapporte l’étude menée par HRS et GBTA concernant le temps, le coût et les dépenses engendrés par la gestion d’une seule note de frais.

La dématérialisation des notes de frais permet de réduire considérablement le temps passé à remplir, traiter et vérifier les notes de frais ainsi que les coûts liés à l’impression, au stockage et à la gestion des documents physiques.

Les employés peuvent saisir leurs dépenses en temps réel via une application mobile, en minimisant le risque d’erreur, et les managers peuvent approuver les remboursements en quelques clics.

2) Réduisez le risque d’erreur de saisie

En plus d’être coûteuse et chronophage, c’est presque une note de frais sur 5 qui comporte une erreur, soit 48 euros et 18 minutes supplémentaires par note de frais corrigée. Ainsi, passer par un logiciel de gestion de note de frais en les dématérialisant permet de réduire les risques d’erreur de saisie et dans la finalité les coûts liés aux corrections et aux vérifications.

3) Sécurisez et tracez vos données

Une application de gestion des notes de frais offre une meilleure sécurité et traçabilité des données par rapport aux documents papier. Les informations sont protégées par des protocoles de sécurité avancés, réduisant le risque vol et de perte physique ou digitale des données.

4) Centralisez la gestion de vos données

La numérisation des notes de frais offre une centralisation efficace des documents. Avant la tendance dans la dématérialisation de documents, le traitement des justificatifs et des fichiers Excel ou papier était manuel, chronophage et fragmenté sur plusieurs supports.

L’entrepreneur ou le salarié devait remplir une note de frais, conserver le justificatif, puis envoyer ces documents à la personne responsable de la gestion des remboursements. Cette dernière devait ensuite analyser tous les éléments reçus. Ce processus était lourd et complexe : traitement, vérification, enregistrement au service comptable, archivage, et paiement des frais avancés.

Grâce à une application mobile dédiée aux notes de frais, chacun peut désormais se concentrer sur ses tâches principales, rendant le processus de gestion des frais beaucoup plus fluide et rapide.

5) Agilité et flexibilité pour les itinérants

Fini les tickets à rallonge ! Avec une application de gestion de notes de frais comme Kizeo Forms, les itinérants : commerciaux, chefs de chantier, responsable de maintenance… peuvent directement via leur smartphone ou tablette saisir leur note de frais et soumettre leurs dépenses professionnelles à tout moment depuis n’importe où. Particulièrement avantageuse pour les employés en déplacement, cette flexibilité améliore l’efficacité et la satisfaction des employés.

6) Une dématérialisation des notes de frais en faveur de l’environnement

La dématérialisation réduit l’empreinte carbone des entreprises en diminuant l’usage de papier. De plus, elle peut générer des économies significatives en réduisant les coûts administratifs, notamment les dépenses d’encre, électricité et l’entretien des imprimantes. L’initiative de dématérialiser sa gestion de documents s’inscrit ainsi dans une démarche RSE consistant à intégrer, ici, les considérations environnementales dans les décisions et les activités d’une entreprise. Voir le témoignage d’Angélique Rogissart, Responsable Systèmes d’Information Géographique depuis 2016 au sein de l’entreprise Fredon Paca.

7) Réduisez la fraude

La gestion des notes de frais peut entraîner des pertes importantes pour les TPE-PME, atteignant jusqu’à 13 709 euros par an pour une structure de 250 employés. La fraude aux notes de frais est courante, avec seulement un salarié sur trois admettant ne jamais avoir fraudé. Les systèmes de contrôle manuels sont souvent inefficaces, ce qui facilite les abus. En utilisant une application mobile dotée d’un scanner intelligent et en dématérialisant les processus, les entreprises peuvent réduire la falsification des reçus, contrôler efficacement les dépenses et se protéger en cas de contrôle par l’URSSAF là où pour un humain, il est impossible de tout contrôler.

2. Choisir Kizeo Forms pour la dématérialisation de vos notes de frais

Les notes de frais servent à justifier les dépenses professionnelles pour obtenir un remboursement. Ces dépenses peuvent inclure les repas, les déplacements, les hébergements, et autres frais annexes. Utiliser un modèle note de frais simplifie cette tâche, en garantissant que toutes les informations nécessaires sont fournies.

C’est ce que propose notre application Kizeo Forms : une application mobile agile et flexible conçue pour s’adapter parfaitement à vos besoins, à votre métier et à vos processus internes. En plus de pouvoir créer des formulaires personnalisés, minimisez la partie administrative pour gagner du temps sur le terrain avec nos modèles de notes de frais.

Différents types de modèles de note de frais

Un modèle de note de frais peut varier selon les besoins de l’entreprise. Par exemple :

• Un modèle de note de frais classique pour les dépenses professionnelles courantes du personnel itinérant.
• Le modèle note de frais kilométrique est spécifique aux remboursements de frais de déplacement.
• Un modèle note de frais personnalisé en le concoctant vous-même sur notre application Kizeo Forms.

Bénéficiez d’un essai gratuit et démarrez dès à présent la dématérialisation de vos notes de frais en utilisant Kizeo Forms, un logiciel adapté, facile à prendre en main avec des modèles intégrés pour démarrer dès aujourd’hui votre transition vers la dématérialisation de vos documents !

Je débute la dématérialisation de mes notes de frais