Gestion des d’équipements : ce que vous devez savoir sur la digitalisation des formulaires papier !

02Avr, 2019

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Pour garantir des conditions de travail optimales à vos salariés, il est important de réaliser un suivi rigoureux des installations et des outils qui leur sont mis à disposition. La gestion administrative de ces équipements emporte cependant, une charge de travail conséquente. En effet, la collecte initiale et la mise à jour régulière des informations nécessaires constituent un travail fastidieux. D’autant plus si la saisie de ces informations est réalisée de façon manuscrite sur le terrain au moyen de formulaires papier. De plus, pour garantir un suivi optimal de vos équipements il est essentiel de pouvoir disposer dès le départ d’une base de données homogène et facilement évolutive dans le temps. L’utilisation du papier dans cette entreprise constitue un frein non négligeable pour l’uniformisation de la collecte des données et leur traçabilité.

L’utilisation de formulaires papier dans la gestion de vos équipements est incontestablement la source d’une perte de temps et d’efficacité. En effet, les bordereaux papier, issus d’une époque, maintenant révolue, font face à de nombreuses limites :

• Le manque de sécurité : les documents papier peuvent s’égarer et se détériorer facilement.
• La centralisation des données : les documents papier sont difficilement partageables et modifiables.
• Le manque de précision : il est impossible d’ajouter simplement, sur un formulaire papier, des photos, des lecteurs de codes barres, de la géolocalisation, etc.
• La double saisie : Il faut du temps pour retranscrire les informations au format numérique et le risque d’erreur au moment de cette étape est loin d’être négligeable !

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Kizeo Forms une application métier pour faciliter la gestion de vos équipements

Kizeo Forms vous offre la possibilité de transformer radicalement le mode de gestion de vos équipements en numérisant tous vos formulaires papier. A partir de sa plate-forme Web Kizeo Forms vous permet de créer en quelques clics des formulaires personnalisés et dématérialisés à déployer sur le terrain depuis une tablette ou un smartphone. Pour ce faire de nombreuses options sont à votre disposition :

• Les photos : enrichissez vos rapports d’inspections avec les photos des équipements.
• La géolocalisation : gagnez du temps en affichant automatiquement la position des équipements dans vos rapports
• Les signatures numériques : Faites viser le responsable de visite.
• Et bien plus encore (schéma, tag NFC, codes barres, données audio…)

Ainsi vous pourrez facilement concevoir des trames d’inspection adaptées à vos équipements.

Sur le terrain, vous pourrez alors depuis l’application mobile, saisir facilement et de façon homogène toutes sortes de données relatives à vos équipements et les transférer instantanément. L’un des avantages de Kizeo Forms réside dans le fait qu’elle fonctionne avec ou sans accès à internet. De cette manière, un technicien peut en toutes situations enregistrer toutes les informations relatives à son intervention. Une fois les données collectées, des rapports personnalisés s’éditeront automatiquement et pourront être envoyés aux personnes de votre choix. En évitant la double saisie d’information, vous allez faciliter la gestion des tâches administratives tout en fluidifiant la communication dans votre service ou  votre entreprise. Les données récupérées seront stockées et accessibles à tout moment. De cette façon plus aucune donnée ne sera perdue. Vous pourrez facilement exporter et analyser vos formulaires pour mettre en œuvre les actions qui s’imposent.

Une seule application pour de nombreux usages

• Enrichissez votre collecte d’informations à l’aide des nombreuses fonctionnalités de Kizeo Forms : champs préremplis, calculs automatiques, photos, géolocalisation etc…
• Fluidifiez la communication interne et externe en transmettant directement les données et/ ou le rapport à la/aux bonne(s) personne(s).
• Économisez de l’argent en diminuant les coûts de papier, d’impression et en améliorant la productivité de vos collaborateurs. Les utilisateurs de Kizeo Forms gagnent entre 1 à 2 heures de temps de travail par semaine.
• Depuis votre espace d’administration gérez votre compte de bout en bout. Par exemple, il est possible de créer des groupes d’utilisateurs, donner des accès aux formulaires, organiser votre compte par secteur ou agences, d’importer votre logo etc…
• Améliorez l’efficacité de la main-d’œuvre en gérant diverses activités et en améliorant la coordination entre les différents départements.

Kizeo Forms l‘application qui facilite la gestion de vos équipements !

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