Fiche de vie des EPI : tracez chaque équipement de bout en bout

L’arrêté du 22 octobre 2009 impose une fiche de gestion pour tout EPI loué ou mis à disposition réitérée, avec le détail des vérifications pour les EPI catégorie III (harnais, appareils respiratoires). Sans dossier individuel à jour, impossible de prouver sa conformité en cas d’accident ou de contrôle de l’inspection du travail. Avec Kizeo Forms, chaque équipement a sa fiche de vie numérique, à jour et consultable en un clic.

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Bénéfices

La fiche de vie de chaque EPI, enfin centralisée et à jour

Aujourd’hui, l’historique d’un EPI tient souvent sur une notice froissée, un tableur Excel ou la mémoire d’un préventeur. Avec Kizeo Forms, chaque équipement a son dossier numérique unique, alimenté automatiquement à chaque contrôle, réparation ou changement d’affectation.

Sans Kizeo Forms

Dossier EPI papier, dispersé et incomplet
Historique de contrôle EPI reconstitué à tâtons
Réparations et désinfections EPI non tracées
Date d’achat EPI introuvable en cas de litige
Mise au rebut EPI décidée sans justification
EPI loué remis sans preuve de conformité

Avec Kizeo Forms

Fiche de vie EPI centralisée et complète
Historique EPI consultable en un clic
Chaque intervention EPI horodatée et archivée
Date d’achat EPI toujours accessible
Mise au rebut EPI motivée et documentée
Conformité de l’EPI loué prouvée en un clic

Centralisez l’historique de chaque EPI

Achat, contrôles successifs, réparations, désinfections : l’historique d’un équipement individuel tient aujourd’hui sur des fiches papier ou des tableurs Excel. Avec Kizeo Forms, chaque EPI a son dossier numérique unique, alimenté à chaque intervention.

Prouvez la conformité de vos EPI catégorie III

Harnais, longes et appareils respiratoires imposent une vérification annuelle tracée, équipement par équipement. Retrouvez en un clic la date du dernier contrôle et celle du prochain, sans ressortir un classeur.

Prouvez la conformit de vos EPI catgorie III

Suivez vos EPI loués ou d’occasion

Un équipement loué ou acheté d’occasion doit disposer de sa propre fiche de vie dès son entrée dans l’entreprise, au sens de l’arrêté du 22 octobre 2009. Kizeo Forms crée ce dossier dès la première utilisation de l’équipement.

Justifiez chaque mise au rebut

Une réforme d’EPI sans trace expose l’entreprise en cas de contrôle ou d’accident. Documentez la raison, la date et la personne à l’origine de la décision, directement dans la fiche de vie de l’équipement.

Comment ça marche ?

Créez une fiche de vie numérique par équipement

Construisez le formulaire ou décrivez votre besoin à l’IA, qui génère les champs d’identification (référence, catégorie, date d’achat, fournisseur). Chaque EPI reçoit ainsi sa propre fiche de vie, pour un suivi individuel plutôt que par salarié.

Crez une fiche de vie numrique par quipement

Enregistrez chaque événement de la vie de l’équipement

Contrôle périodique, réparation, incident, désinfection : chaque événement s’ajoute à l’historique de l’EPI, avec photo et signature électronique à l’appui, directement depuis le terrain.

Enregistrez chaque vnement de la vie de lquipement

Suivez les échéances et consultez l’historique complet

Recevez une alerte automatique avant chaque date de vérification annuelle obligatoire (harnais, appareils respiratoires) et retrouvez à tout moment le parcours complet de l’équipement, de sa mise en service à sa réforme.

Suivez les chances et consultez lhistorique complet

Exportez le dossier en cas de contrôle

Générez un export PDF, Word ou Excel de la fiche de vie complète d’un équipement, à présenter à l’inspection du travail, aux agents de la Carsat ou de l’OPPBTP, au médecin du travail, ou aux membres du CSE.

Une solution universelle

Des outils pensés pour tracer et archiver vos EPI

Une fiche de vie d’EPI, ce n’est pas un contrôle isolé mais tout le parcours d’un équipement dans le temps. Il faut pouvoir dater chaque événement, y attacher une preuve, et retrouver l’historique complet en un clic. Kizeo Forms répond à ces trois exigences avec un formulaire unique, qui peut ajuster ses champs selon l’équipement concerné.

+ de 25 champs disponibles

Date et heure

Enregistrez la date d’achat, celle de chaque contrôle et celle de la prochaine vérification obligatoire. Vous voyez d’un coup d’œil quels EPI catégorie III arrivent à échéance.

Liste

Renseignez tous les équipements de protection individuelle de l’entreprise dans une liste, pour retrouver et sélectionner rapidement celui concerné par la fiche de vie.

Photo

Documentez l’état de l’équipement à chaque étape de sa vie : réception, contrôle, réparation, mise au rebut. Une image datée vaut plus qu’une mention « réparé » sur un registre papier.

Voir tous les champs

De nombreuses fonctionnalités

Formulaires générés par IA

Importez une fiche de vie existante (PDF, photo) et laissez l’IA structurer automatiquement les champs d’identification et d’historique de l’équipement, en 15 secondes.

Conditions de visibilité

Avec une seule fiche de vie, affichez uniquement les champs pertinents selon l’équipement sélectionné, harnais, casque ou appareil respiratoire, sans construire un formulaire différent pour chaque type d’EPI.

Rapports personnalisés

Chaque fiche enregistrée peut générer un export PDF, Word ou Excel du dossier complet de l’équipement, prêt à transmettre en cas de contrôle.

Voir toutes les fonctionnalités

Témoignages

Kizeo Forms nous permet d’assurer une traçabilité parfaite et en temps réel de nos véhicules et équipements, tout en maîtrisant les coûts et simplifiant nos processus QHSE. Cette solution digitale nous offre un gain de temps significatif.

Régis Capiaux

Responsable d’exploitation chez BCL Télécom

L’avantage de Kizeo Forms, c’est la traçabilité et la standardisation des données. Contrairement à d’autres formulaires où le format et l’export posent souvent problème, avec Kizeo Forms on obtient des données propres et professionnelles, facilement.

Mathys Troles

Ingénieur QSSE

On a pu générer un grand nombre de contrôles. Sans Kizeo Forms je n’aurai pas été capable de faire plus de 3000 contrôles sur l’année, c’était impossible. J’avais trop de perte de données à corriger, les agents n’auraient jamais en ressaisir autant.

Anthony Lemarquand

Directeur QSE

Grâce à Kizeo Forms, nous avons réduit l’utilisation de papier et gagné en efficacité dans la gestion HSE. Les audits sont plus rapides, précis et les formulaires personnalisés en quelques clics.

Jean-Christophe Caillot

Responsable HSE de Righini

J’essaye gratuitement 15 jours Kizeo Forms

Construisez la fiche de vie de chaque EPI

Composez le dossier de chaque équipement en quelques minutes, avec des champs 100% personnalisables et un historique qui se construit automatiquement au fil des contrôles :

Fiche d’identification : référence, notice du fabricant, date d’achat ou de mise en service.
Historique des vérifications périodiques : date, nature du contrôle, résultat et date de la prochaine échéance, ajoutés automatiquement à chaque contrôle réalisé.
Suivi des réparations et incidents : chaque intervention ou incident constaté sur l’équipement, avec photo à l’appui.
Suivi hygiène : dates de nettoyage et de désinfection de l’équipement, particulièrement suivies sur les EPI loués.
Fiche de mise au rebut : date de réforme de l’équipement.

Essayez gratuitement la fiche de vie EPI

Modèles

Fiches de vie, audits, accueil sécurité : tout votre QHSE se digitalise avec Kizeo Forms

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Fiche de contrôle des EPI

QHSE

Contrôlez l’état et la conformité de vos EPI avec notre fiche de contrôle, tracez chaque remise et anticipez les péremptions, salarié par salarié.

Secteurs

BTP & Chantier
Energie
Industrie
Logistique
Maintenance
QHSE

Grille d’audit sécurité

QHSE

Avec notre grille d’audit et d’inspection sécurité, cotez chaque point de contrôle sur mobile, photographiez l’écart sur place, et comparez le score de vos sites d’un audit à l’autre.

Secteurs

BTP & Chantier
Industrie
QHSE

Fiche accueil nouvel arrivant

Nouvel arrivant

Avec le modèle fiche accueil nouvel arrivant, sécurisez l’accueil chantier : zéro papier, signature mobile, champs obligatoires, historique conforme QHSE.

Secteurs

BTP & Chantier
QHSE

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200 avis

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FAQ – Tout savoir sur la fiche de vie de l’EPI

Qu’est-ce qu’une fiche de vie d’EPI ?

Une fiche de vie (ou fiche de gestion, terme employé par le texte réglementaire) est un document unique attaché à un équipement de protection individuelle précis, et non à un salarié ou une campagne de contrôle.

Elle retrace tout le parcours de cet équipement depuis sa mise en service jusqu’à sa réforme, pour prouver que son état de conformité a été maintenu dans le temps.

Quels EPI sont concernés par l’obligation de fiche de vie ?

Elle s’impose au responsable de la location ou de la mise à disposition réitérée d’un équipement de protection individuelle d’occasion, quelle que soit sa catégorie.

Si cet équipement est aussi soumis à vérification générale périodique au titre de l’article R. 4323-99 du code du travail (cas des EPI de catégorie III : harnais, appareils respiratoires…), le détail de ces vérifications doit également y figurer.

Que dit la réglementation sur le contrôle des EPI ?

Selon l’article 2 de l’arrêté du 22 octobre 2009, la fiche comporte :

L’identification et les caractéristiques de l’équipement : référence précise, notice d’instructions du fabricant (ou copie), date d’achat ou de mise en service, date prévue de mise au rebut pour les équipements sujets à vieillissement
Le maintien en état de conformité : nature et périodicité des inspections prévues par la notice du fabricant, nature des réparations réalisées, nature et date des incidents survenus, date de remplacement des éléments interchangeables
Les mesures d’hygiène et de désinfection : nature et suivi selon le rythme des locations ou mises à disposition
Les vérifications générales périodiques, le cas échéant (article R. 4323-99) : date des vérifications successives, nature des vérifications, nom du vérificateur, résultats, date de la prochaine vérification
La date effective de mise au rebut ou de sortie du matériel du stock

Qui doit constituer la fiche de vie de l’EPI ?

L’article 1er de l’arrêté du 22 octobre 2009 en confie la responsabilité au responsable de la location ou de la mise à disposition réitérée de l’équipement, c’est-à-dire le loueur ou le prestataire qui remet l’EPI d’occasion à l’entreprise utilisatrice.

Si votre entreprise possède et gère elle-même ses EPI en propre, c’est elle qui joue ce rôle : elle a intérêt à tenir cette fiche à jour, même hors obligation stricte, dès qu’un équipement de catégorie III est concerné.

Quelle est la différence avec la fiche de contrôle des EPI ?

Les deux documents sont complémentaires mais répondent à des besoins différents.

La fiche de contrôle des EPI porte sur un contrôle ponctuel, organisée par salarié ou par campagne.
La fiche de vie retrace tout le parcours d’un équipement individuel dans le temps : chaque contrôle réalisé vient s’y annexer, il ne la remplace pas.

Combien de temps faut-il conserver une fiche de vie d’EPI ?

L’article 3 de l’arrêté du 22 octobre 2009 impose une conservation de 3 ans suivant la mise au rebut de l’équipement ou sa sortie du stock.

En pratique, garder l’historique plus longtemps ne coûte rien avec un dossier numérique et peut s’avérer utile en cas de litige portant sur une période antérieure.

Comment digitaliser la fiche de vie de ses EPI ?

Avec Kizeo Forms, la fiche de vie de chaque EPI devient un dossier numérique unique, créé en quelques secondes et alimenté automatiquement à chaque étape : identification renseignée une seule fois à la mise en service, contrôles et réparations ajoutés depuis le terrain avec photo et signature à l’appui, alertes avant chaque échéance de vérification, export du dossier complet en un clic. Fini le classeur papier ou le tableur qu’on oublie de mettre à jour.

Comment tracer la mise au rebut d’un équipement ?

Enregistrez directement dans la fiche de vie la date effective de mise au rebut ou de sortie du stock, avec une photo de l’état final si nécessaire.

Contrairement à un registre papier où cette information se perd souvent, la fiche de vie numérique garde cette trace consultable pendant les 3 ans de conservation légale qui suivent (article 3 de l’arrêté du 22 octobre 2009).

Les données de suivi des EPI sont-elles exportables ?

Oui. Chaque fiche de vie peut générer automatiquement un export à la demande (PDF, Word ou Excel), avec une mise en page personnalisée.

Vous pouvez aussi exporter l’ensemble des fiches de vie de votre parc d’EPI pour les analyser dans un tableur, alimenter un tableau de bord, ou les transmettre à l’inspection du travail en cas de contrôle.

Quel est le tarif de Kizeo Forms ?

La modèle PDF de la fiche de vie de l’EPI est gratuite. Toutefois, Kizeo Forms propose 2 formules, facturées par utilisateur et par mois (HT) :

Plan Smart, à partir de 15 €/mois/utilisateur en facturation annuelle (22 €/mois en mensuelle) : formulaires personnalisés ou générés par IA, formulaires et données illimités, rapports et e-mails personnalisés, mode hors ligne (précieux pour mettre à jour une fiche sans réseau sur un chantier isolé), automatisations et intégrations standard, API
Plan Business, à partir de 25 €/mois/utilisateur en facturation annuelle (37 €/mois en mensuelle) : toutes les fonctionnalités Smart, plus la saisie vocale et photo par IA, l’intégration native avec plus de 200 outils (SIRH, ERP, CRM), les automatisations avancées et le connecteur BI

L’essai gratuit de 15 jours donne un accès complet, jusqu’à 10 utilisateurs, sans carte bancaire ni engagement.

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