Modèle de fiche de contrôle des EPI à télécharger

Une fiche de contrôle des EPI est un document qui recense les équipements de protection individuelle (EPI) attribués à un salarié ou à un poste, et qui permet de vérifier et de tracer, à chaque contrôle :

• l’état de l’équipement (usure, dommage visible, date de péremption),
• sa conformité aux normes en vigueur (marquage CE, catégorie de risque),
• la remise effective à un salarié avec sa signature,
• et les non-conformités relevées avec les mesures prises.

Elle sert à la fois de preuve en cas de contrôle de l’inspection du travail et de justificatif en cas d’accident du travail, en montrant que l’entreprise a bien suivi ses obligations de vérification et de dotation.

Cela dépend du type d’équipement. Pour les EPI dits de catégorie 3 (ceux qui protègent contre un risque mortel ou irréversible), l’arrêté du 19 mars 1993 impose une vérification générale périodique au moins tous les 12 mois.

Pour les autres EPI, la fréquence est fixée par le fabricant (notice d’instructions) ou par l’évaluation des risques de l’entreprise, avec dans tous les cas un contrôle systématique avant chaque remise à un nouveau salarié, un contrôle visuel avant chaque utilisation, et un contrôle renforcé après un choc, une chute ou un usage en conditions extrêmes.

Le code du travail (articles R4323-99 à R4323-103) impose à l’employeur de faire vérifier périodiquement certains EPI par une personne compétente et de conserver la trace de ces vérifications, à la disposition de l’inspection du travail.

L’arrêté du 19 mars 1993 fixe la liste des équipements concernés par cette vérification générale périodique obligatoire : les appareils de protection respiratoire autonomes destinés à l’évacuation, les appareils de protection respiratoire et équipements complets pour intervention en milieu hostile, les gilets de sauvetage gonflables, les systèmes de protection individuelle contre les chutes de hauteur (harnais, longes, antichutes), et les stocks de cartouches filtrantes antigaz.

Les autres EPI (casques, gants, chaussures de sécurité, lunettes…) ne sont pas soumis à cette vérification périodique réglementaire précise, mais restent concernés par l’obligation générale de contrôle, de formation à leur usage et de remplacement dès qu’ils sont endommagés ou périmés.

La traçabilité de la remise est un enjeu direct de responsabilité pour l’employeur : en cas d’accident, c’est cette preuve qui montre que le salarié disposait bien de l’équipement adapté.

Avec une fiche de contrôle numérique, la preuve de remise combine plusieurs éléments saisis au même moment, directement sur smartphone ou tablette : une signature électronique horodatée du salarié, l’identité du préventeur HSE qui procède à la remise, et une photo de l’équipement remis avec sa référence et sa date de péremption.

Ces éléments sont conservés automatiquement et restent consultables à tout moment, contrairement à un registre papier facilement perdu ou incomplet.

Les deux documents sont complémentaires mais répondent à des besoins différents :

• La fiche de contrôle des EPI porte sur un contrôle ponctuel : l’état de l’équipement, sa conformité, sa remise à un instant donné.
• La fiche de vie de l’EPI retrace, elle, tout le parcours d’un équipement individuel depuis sa mise en service jusqu’à sa réforme : date d’achat, chaque remise, chaque contrôle réalisé, réparations éventuelles, changements d’affectation entre salariés.

En pratique, chaque contrôle enregistré vient alimenter la fiche de vie de l’équipement concerné, il ne la remplace pas.

Contrairement à un classeur papier où l’historique se limite souvent au dernier contrôle réalisé, chaque contrôle effectué avec Kizeo Forms est horodaté, associé au salarié et à l’équipement concernés, et conservé automatiquement dans l’application.

Vous retrouvez à tout moment la liste des contrôles déjà réalisés pour un EPI ou un salarié donné, les non-conformités relevées et leur suivi, et les preuves de remise associées (signature, photo). L’historique reste consultable même après la clôture d’un contrôle, et exportable à la demande.

Oui, et c’est l’un des points qui fait gagner le plus de temps sur le terrain. La signature se fait directement sur smartphone ou tablette, sans imprimante ni scanner, au moment même du contrôle ou de la remise de l’équipement.

Le salarié et le préventeur HSE signent tous les deux sur le même écran, la signature est horodatée automatiquement et intégrée au rapport généré à l’envoi du formulaire, ce qui évite les fiches papier signées a posteriori ou jamais signées du tout.

L’intérêt d’une fiche de contrôle numérique ne s’arrête pas à la collecte terrain : elle peut aussi mettre à jour vos outils existants sans ressaisie.

Via les automatisations et l’intégrateur multi-apps de Kizeo Forms, vous pouvez connecter vos fiches de contrôle des EPI à votre SIRH, votre ERP ou votre outil de gestion QHSE (mise à jour automatique de la fiche d’un salarié, transfert d’une non-conformité vers votre outil de ticketing, synchronisation des données vers votre CRM).

Le connecteur BI permet aussi de visualiser vos données de contrôle dans Power BI, Looker Studio ou Qlik.

Oui, les données de contrôle ne restent jamais enfermées dans l’application. Chaque fiche remplie peut générer automatiquement un rapport à l’envoi, dans le format de votre choix (PDF, Word ou Excel), avec une mise en page personnalisée.

Vous pouvez aussi exporter l’ensemble de vos données de contrôle sur une période donnée, par salarié ou par type d’équipement, pour les analyser dans un tableur, alimenter un tableau de bord, ou les transmettre telles quelles à l’inspection du travail en cas de contrôle.

Le modèle PDF est gratuit. Cependant, Kizeo Forms propose 2 formules, facturées par utilisateur et par mois (HT) :

• Plan Smart, à partir de 15 €/mois/utilisateur en facturation annuelle : formulaires personnalisés ou générés par IA, formulaires et données illimités, rapports automatisés, mode hors ligne.
• Plan Business, à partir de 25 €/mois/utilisateur en facturation annuelle : toutes les fonctionnalités Smart, plus la saisie vocale et photo par IA, l’intégration native avec plus de 200 outils (SIRH, ERP, CRM) et les automatisations avancées.

L’essai gratuit de 15 jours donne un accès complet à Kizeo Forms, quelle que soit la formule choisie, sans carte bancaire ni engagement.