Du papier au pilotage digital : la méthode pour automatiser 2 300 fiches par an

L’Eurométropole de Metz a brisé les codes de la gestion urbaine traditionnelle. Face aux défis de +1 200 rues, places et avenues à entretenir, Alain Steinmetz a troqué les vieux carnets papier contre une puissance digitale instantanée. La réactivité a été foudroyante avec des rapports terrain transmis en moins de 5 minutes et une traçabilité juridique totale. Plongez dans ce récit d’une métamorphose réussie, où l’humain et la technologie s’allient pour une ville plus sûre.

Alain Steinmetz, au sein de la Direction de la Mobilité et de l’Espace Public de l’Eurométropole de Metz, orchestre l’entretien et la surveillance des rues. Entre la gestion des concessionnaires, les occupations du domaine public et la viabilité hivernale, le passage au numérique est devenu un levier indispensable pour garantir la sécurité des usagers et l’efficacité des agents de terrain.

Avant, mon service fonctionnait selon des méthodes que je qualifie aujourd’hui « d’artisanales ». Mes agents utilisaient des carnets à souches ou des blocs-notes à spirales pour consigner les informations lors de leurs tournées. C’était un système lourd et risqué.

Cette gestion papier nous imposait des difficultés majeures :

• La perte d’information : Entre le relevé sur le terrain et la saisie une fois de retour au bureau, des données cruciales étaient parfois oubliées à cause de la fatigue ou du stress. Je me souviens de situations où l’information ne me revenait que deux jours plus tard, l’agent se rendant compte trop tard qu’il avait omis de noter un détail important.
• La lenteur administrative : Le processus de « codification » manuelle des rapports était une tâche fastidieuse qui retardait la remontée des informations à la direction.
• Un manque de réactivité : Sans données en temps réel, il nous était difficile de prendre des décisions rapides, comme la mise en place immédiate d’arrêtés de circulation.

J’ai découvert Kizeo Forms de manière presque fortuite, en tombant sur une publicité sur Facebook un dimanche matin. Dès le lendemain, j’ai pris contact pour lancer un test. Après seulement 15 jours d’essai, l’outil m’a séduit par sa flexibilité totale.

Ce qui a fait la différence pour moi, c’est l’aspect « No-Code ». J’utilise un système de blocs que j’imbrique les uns derrière les autres pour construire mes formulaires sur-mesure. Pour concevoir mes outils, je pars de mon souhait final — mon ancien document papier — et je le recrée numériquement pour qu’il soit propre et qualitatif. Initialement déployée pour 10 utilisateurs, la solution équipe aujourd’hui plus de 30 de mes agents.

Les usages : une traçabilité totale sur plus de 2 300 fiches PDF

Nous exploitons aujourd’hui l’application pour des missions critiques où l’erreur n’a pas sa place :

• Constats de panneaux : Nous avons remplacé le vieux papier carbone. Désormais, le rapport de pose de panneaux est rempli sur mobile, signé par l’entreprise sur place, et part instantanément vers la Police Municipale, l’entreprise, vers nos services en interne.
• Viabilité hivernale : Lors de nos campagnes de salage, je peux suivre avec une précision extrême le tonnage de sel épandu par chaque camion et pour chaque commune. J’ai même réalisé une double analyse (papier vs digital) qui a confirmé la fiabilité totale de l’outil.
• Gestion des litiges et assurances : C’est l’un de mes usages les plus précieux. Si un usager chute en ville, je peux extraire en deux clics l’historique géolocalisé et horodaté des contrôles effectués dans cette rue précise. C’est une preuve juridique irréfutable face aux assurances.
• Suivi des anomalies : J’automatise désormais les alertes envoyées aux concessionnaires ou aux entreprises en cas de non-conformité d’un échafaudage ou d’un chantier sur le domaine public.

L’impact de cette digitalisation sur mon service est immense, tant sur la productivité que sur le moral des équipes :

• L’instantanéité : Un rapport photo géolocalisé remonte à mon bureau en moins de 5 minutes après l’intervention de l’agent.
• La fiabilité absolue : Le parcours utilisateur étant structuré et encadré, nous avons supprimé les oublis et les erreurs de saisie.
• Un gain de temps massif : En un an, nous avons généré des milliers de fiches PDF. Cela représente des milliers d’envois de courriels et de tâches administratives qui se font désormais automatiquement.
• La sérénité de mes agents : Le stress lié à la perte d’information a disparu. Mes agents ont été les premiers demandeurs de la solution après les tests, car elle leur simplifie réellement la vie.

Aujourd’hui, je peux dire que nous sommes passés d’un modèle réactif à un modèle proactif. Pour moi, la seule limite de cet outil, c’est notre intellect.

Les perspectives : l’automatisation et l’expansion

Je ne compte pas m’arrêter là. Je continue d’étendre l’usage de Kizeo Forms, notamment avec l’intégration récente du service de signalisation routière. Je travaille également sur des projets d’automatisation plus poussés, comme le couplage avec Power Automate pour envoyer des relances automatiques de « premier, deuxième ou troisième avertissement » aux entreprises qui ne respectent pas nos prescriptions et le règlement de la voirie. Mes équipes assurent une traçabilité indéniable.