Digitaliza el Cumplimiento de tu Certificación CTPAT

20Abr, 2024

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Contar con la certificación CTPAT es esencial para empresas asociadas a la cadena logística de Estados Unidos. Aquí te resumimos algunos puntos claves del programa de certificación y te enseñamos cómo digitalizar tus procesos asociados a la seguridad de la cadena de suministro. Así ahorras tiempo en los procesos de auditoría y certificación de estándares de seguridad.

¿Qué es la certificación CTPAT?

El Programa de Asociados en el Comercio contra el Terrorismo (CTPAT, por sus siglas en inglés) es una iniciativa del gobierno de Estados Unidos. El programa tiene su origen en el ataque del 11-S y la necesidad que percibió el gobierno de prevenir el uso de la cadena logística para actividades ilícitas.

¿Qué empresas pueden certificarse?

Empresas de todo tamaño ya son parte del programa CTPAT. La única restricción es su sector. Sólo pueden ser ingresar al programa empresas de estos sectores:

• Transporte marítimo
• Transporte terrestre
• Importaciones / Exportaciones
• Aduanas
• Fabricación
• Logística

Aunque las empresas de otros sectores, como seguridad privada, no son elegibles para obtener la certificación, deben estar listas para cumplir con los requisitos de CTPAT tanto en las instalaciones de sus clientes como en las propias.

Ventajas de tener la certificación CTPAT

Obtener la certificación CTPAT ofrece numerosos beneficios, entre los que se incluyen:

• Agilización en la inspección aduanal.
• Mayor seguridad en la cadena de suministro.
• Reducción de tiempos de tránsito.
• Acceso a capacitaciones gratis

Estos beneficios permiten a las empresas ser más competitivas y seguir creciendo sus negocios. 

“En papel nadie ve la información hasta que pasa algo o hay una auditoría”

Así nos lo mencionó Diego Escobal, director de Vea Consultores de Riesgo y partner de Kizeo. Desde 2016 su empresa de consultoría de seguridad tiene sede en México, y ha asesorado empresas de seguridad con clientes certificados CTPAT. ¿Qué ventajas le ve Diego a digitalizar los procesos de cumplimiento de CTPAT?

• Mejoras en la fiscalización
• Facilita la demostración del cumplimiento con los criterios de seguridad
• Las empresas se aseguran de que los distintos departamentos (seguridad y operaciones) trabajan y tienen acceso a la misma información.
• Revisión de reincidencias de faltas o incumplimientos por parte de proveedores y empleados.
• Centralización de la información para ahorrar tiempo en registros
• Acceso a datos históricos. Al estar toda la información online, se pueden realizar todo tipo de consultas sobre los procesos de la empresa.

¿Cómo puedo digitalizar el cumplimiento de los criterios de seguridad CTPAT?

Repasamos algunos de los criterios de riesgo de seguridad básicos del programa CTPAT y te mostramos cómo puedes digitalizarlos.

Seguridad física de las instalaciones

Implementa sistemas de control de acceso y monitoreo para prevenir intrusiones no autorizadas. Asegura que tus guardias de seguridad estén haciendo sus recorridos con una app móvil para control de rondas. 

En algunos casos también puede ser útil tener sistemas de cámara de circuito cerrado. Si se hace uso de cámaras estas deben poder:

• Notificar en caso de fallas de grabación
• Colocarse de forma que cubran áreas clave de las instalaciones

Control de Accesos

Hay muchas opciones para realizar el control de acceso a instalaciones: sistemas biométricos, con tarjeta o con un guardia de seguridad. En los dos primeros casos, es importante que los controles físicos tengan un software que almacene los registros de entrada y salida.

Si tu empresa cuenta con guardias de seguridad que fiscalizan los accesos, esto se puede realizar con una app y no, escribiendo en un libro de visitas.

Inspección de Contenedores

Utiliza herramientas digitales para llevar un registro preciso de la inspección de contenedores y sus contenidos, garantizando una cadena de suministro segura y sin fisuras. Una app móvil puede permitir a los trabajadores registrar cada paso del proceso de inspección de contenedores: desde su hora de llegada hasta fotografías de la carga interior. 

Inspección de vehículos de 17 Puntos CTPAT

Refuerza la seguridad vehicular mediante la digitalización de los 17 puntos clave de inspección, asegurando que cada vehículo cumpla con los requisitos establecidos. Al usar una herramienta digital para la inspección de vehículos, puedes crear un checklist digital que al terminar la inspección sume las irregularidades y envíe reportes a los supervisores inmediatamente.

Capacitación en Seguridad y Concientización sobre Amenazas

Los socios del programa CTPAT deben brindar capacitaciones de seguridad no sólo a sus trabajadores sino también a sus proveedores. Deja registro en una app de la participación de cada sesión con firma digital. Así tienes la información a mano en caso de auditorías.

Seguridad de los procedimientos

Este es definitivamente el criterio de seguridad más amplio y el que más varía según el tipo de empresa. Uno de los factores que son universales, es que el programa CTPAT pide que todos los procedimientos sean estandarizados para mantener los procesos uniformes a lo largo del tiempo. Hay distintas herramientas digitales que ayudan a la estandarización de procesos:

• Herramientas para diagramar los flujos de trabajos,
• Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS),
• Soluciones para crear formularios digitales con cada proceso y asignarlos al personal.

Kizeo Forms para empresas certificadas CTPAT

La flexibilidad y la capacidad de personalización de Kizeo Forms, una solución web, la hace una gran aliada de empresas que deben cumplir los criterios CTPAT.

Con su plataforma web, Kizeo Forms permite la creación de formularios personalizados para cada proceso. Estos formularios incluyen instrucciones detalladas, listas de verificación y flujos de trabajo específicos, lo que garantiza la ejecución efectiva de las tareas requeridas. También garantiza que “toda la información utilizada en los procedimientos sea legible, completa, precisa y protegida”, como lo pide el  CTPAT.

Desde la aplicación móvil, los trabajadores documentan cada tarea realizada. Incluyen fotografías y firmas digitales para respaldar su trabajo. Los reportes automatizados mejoran la transparencia y mantienen a todos los involucrados actualizados de manera constante y precisa.

Kizeo Forms asegura la rentabilidad y el crecimiento de tu empresa al proporcionar reportes automáticos, almacenamiento seguro de datos históricos y una visión detallada de la productividad en cada proceso y entre los trabajadores. ¡Mejora tu toma de decisiones y asegura la excelencia en el cumplimiento de la certificación CTPAT con Kizeo Forms!