Digitaliza tus certificados de control de plaga y fumigación

19Jun, 2024

6Comments

El control de plagas urbanas y la sanitización de espacios son tareas imprescindibles para cuidar la higiene y la salud. Pero también son tareas que generan una cantidad importante de papeleo como los certificados de fumigación.

Tradicionalmente, las empresas de control de plagas llevan el seguimiento del cronograma de fumigación para sus clientes, los certificados de fumigación, y otros reportes de manera manual. Pero esto genera problemas como pérdidas de papeles y lentitud en la elaboración de certificados para clientes. Problemas que cuestan mucho tiempo solucionar y afectan el crecimiento de la empresa.

Los certificados de control de plagas y fumigación son un claro ejemplo de los beneficios que la digitalización le brinda a este sector. Estos certificados deben ser rellenados con información exacta y deben ser entregados al cliente lo más pronto posible. Kizeo Forms facilita y automatiza este proceso.

Elementos que deben incluir los certificados de control de plaga digital

Cada vez que un cliente contrata un servicio de fumigación hay que tomar en cuenta que se le va a tener que entregar un certificado. La información que debe incluirse en cada certificado puede variar un poco según la normativa de cada país pero los elementos generales son:

• Identificación del cliente y del inmueble: nombre del cliente, dirección, detalles sobre los espacios a fumigar
• Fecha y hora de la inspección y del tratamiento: fechas y horas específicas cuando se realizó la inspección y los tratamientos.
• Identificación de la plaga: tipo de plagas identificadas durante la inspección y las áreas afectadas.
• Métodos y productos utilizados: seleccionar las técnicas de control de plagas aplicadas (fumigación, trampas, químicos, etc.). Detallar productos químicos o naturales usados, incluyendo su composición y dosis.
• Resultados y observaciones: todas las observaciones pertinentes.
• Recomendaciones de prevención: consejos personalizados para el cliente sobre cómo evitar nuevas infestaciones.
• Validación del servicio: nombre y firma del técnico responsable. Licencia y certificaciones de la empresa de control de plagas. Fecha de expiración del certificado, si aplica.

Elaborar los certificados de fumigación de manera manual significa pasar horas revisando la documentación entregada por el técnico, pasarla al formato oficial de la empresa, y después entregarlo al cliente.

Un certificado digital, por el otro lado, puede generarse automáticamente de un formulario digital como el del ejemplo de abajo. 

Consejos para lograr certificados de fumigación digitales

• Puedes enriquecer un certificado digital de control de plagas y fumigación con fotografías, planos con la ubicación de trampas físicas y la firma digital del técnico que realizó la fumigación.
• Asegúrate de que no haya errores en el documento al integrar el formulario que rellena el técnico con una base de datos que contenga los distintos productos químicos y las dosis de uso.

Digitaliza todo el proceso de control de plagas con Kizeo Forms

Digitalizar los certificados es sólo el primer paso para digitalizar toda tu empresa de control de plagas. Hemos elaborado esta infografía para mostrar todas las áreas que pueden ser mejoradas con Kizeo Forms:

La digitalización te permite automatizar el envío de reportes de actividad por correo electrónico, que van a ser recibidos por el personal en la oficina y los clientes. Puedes personalizar reportes para:

• Manejar tu inventario.
• Entregar presupuestos al instante.
• Evaluación de riesgos en el terreno.
• Entregar sugerencias de prevención a tus clientes.

Facilita el cumplimiento de los programas de control de plagas

El cumplimiento del programa de control de plagas que elaboraste para tus clientes es más fácil con Kizeo Forms. Desde la plataforma web puedes revisar la programación y asignar tareas a tus técnicos, que reciben la notificación en la app móvil, disponible para iOS y Android.

Beneficios de la digitalización para empresas de control de plagas y fumigación

Hay tres beneficios claves de la digitalización que se empiezan a notar en el corto plazo:

• Aumento de productividad: los tiempos de espera a que llegue un documento y el tiempo dedicado a tareas de poca importancia se van a reducir. Nuestros clientes ahorran 2 horas al días en promedio. La empresa gana agilidad en el flujo de trabajo, lo que permite atender más clientes y pensar más estratégicamente sobre el futuro.

• Retención de clientes: la experiencia de los clientes va a ser mucho más satisfactoria, ya que el servicio va a ser más rápido y cómodo. También mejora el servicio posventa, puedes enviar reportes automatizados a tus clientes para que sepan cómo avanza el programa de control de plagas, los resultados y las acciones correctivas.

• Mejora la comunicación interna: la transferencia de datos en tiempo real hace que la comunicación entre el personal en terreno y en oficina sea mucho más rápido, lo que beneficia a todos.

Conoce cómo esta empresa estandarizó sus procesos de transmisión de información con Kizeo Forms

¿Quiénes se beneficiarán con la implementación de Kizeo Forms en tu empresa?

• Los técnicos en terreno: Kizeo Forms les va a facilitar su trabajo con formularios fáciles de rellenar y no van a tener que lidiar con papeles que al terminar su turno deben entregar en la oficina. Van a poder respaldar su trabajo con fotografías y pedirle a los clientes firmas de manera digital.
• Personal de operaciones: van a poder entregarle soluciones más rápidas a los clientes y automatizar la entrega de reportes a su medida.

• Personal ejecutivo: van a poder centralizar toda la operación en Kizeo Forms, extraer la información que necesitan y tomar decisiones estratégicas con mayor seguridad.
• Los clientes: van a tener en su correo electrónico toda la información que necesitan sobre los servicios que contrataron.

<blockquote¿Estás teniendo problemas para entregarle a tus clientes la atención y la información que requieren? Respalda el crecimiento de tu empresa con una aplicación 100% personalizable.

Empieza hoy tu prueba gratis de Kizeo Forms.