31Ago, 2021
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sistema de control de inventarios

¿Qué es un sistema de control de inventarios?

Un sistema de control de inventarios te permite controlar los bienes y el stock, registrar los movimientos y hacer un seguimiento de las compras, manteniendo organizada la cadena de suministro sin ningún contratiempo. La buena organización y el funcionamiento de estos factores es determinante en el resultado que obtenga tu empresa, por lo que no es algo que se pueda ni deba manejar simplemente con la ayuda de lápiz y papel.

Estos sistemas se sirven de códigos de barras, imágenes o listas importadas para conocer las existencias en un almacén, con cálculos hechos a partir de las compras y ventas. 

De cualquier manera, para que la gestión de inventarios sea efectiva, es necesario mantener una visión total de todo el proceso y mantener los niveles de stock más adecuados durante todo el año para no tener pérdidas.

En este sentido, los sistemas de control de inventarios suponen una gran ventaja, porque recogen información sobre los bienes durante todo el proceso, la producción, el embalaje, el almacenamiento y envío, y en definitiva, todos los movimientos que se hacen entre almacenes y sucursales.

Aunque la gestión de inventarios varía en función del sector, las necesidades de la empresa y la inversión que esta quiera hacer, los sistemas de gestión de inventarios, en general, incluyen herramientas para generar informes, crear listas de chequeos, firmar y validar reportes y enviar emails al personal indicado, entre otras funcionalidades.

Beneficios de los sistemas de control de inventarios

Implementar sistemas de control de inventarios ya es una opción muy extendida tanto en empresas grandes como pequeñas. Los beneficios y ventajas que se obtienen son muchos, y pueden llegar a ser la herramienta definitiva para llevar por fin una correcta gestión de inventarios y sacar el máximo partido a tu empresa.

Mantener un buen control de inventario tiene efectos directos sobre los costes si se mantienen análisis periódicos. Haciéndolo correctamente, es posible detectar rápidamente robos para poder tomar medidas, evitando que se detecten directamente en el ejercicio final, afectando al flujo de caja.

Y con una correcta gestión, es igualmente posible ahorrarte algunas pérdidas importantes porque la mercancía esté mal ubicada o inventariada.

Además, con un sistema de control de inventarios puedes tener toda la información que necesitas para analizar los movimientos de inventarios anteriores y predecir cuándo necesitarás más stock sin acabar acumulándolo. Hacer estas predicciones puede ayudar a tu empresa a tomar las decisiones adecuadas en el momento más apropiado. 

El hecho de que toda la información se recoja y almacene en los sistemas de control de inventarios, también permite que se optimice el ciclo de compras y que los pagos se puedan planificar con antelación, y todo esto, en conjunto, hace posible que tu empresa obtenga mayores beneficios económicos.

Además, con esta gestión de inventarios es mucho más fácil controlar lo que se ha invertido y lo que representan esos costes para el negocio.

Con herramientas de manejo de inventarios como  Kizeo Forms, entre las que se incluyen la lectura de códigos de barras de los productos, las listas importadas y la posibilidad de recolectar información precisa in situ, el levantamiento y gestión de inventarios ya nunca más será ese proceso lento e impreciso que cause pérdidas a tu empresa.

 

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Cómo puede ayudarte Kizeo Forms con los inventarios de tu negocio

La plataforma web y la aplicación móvil de Kizeo Forms trabajan juntas para que puedas mejorar dos aspectos claves del control de inventarios:

  1. El registro de las entradas y salidas de mercancías: utilizar formularios y checklists te brindan mayor velocidad y eficiencia. Con Kizeo Forms puedes generar un número de referencia único (SKU) a cada producto que ingresa y si deseas también les puedes asociar un código de barra o QR. Refuerza la seguridad de tu bodega al pedir fotografías y firmas digitales para la salida de productos, directamente en la aplicación móvil. 
  2. El levantamiento de inventario: tu equipo puede tener al día el inventario desde cualquier lugar con los formularios que has creado y generar informes de la manera más exacta y ajustada posible.  Al vincular tu base de datos a Kizeo Forms tus trabajadores van a poder leer códigos de barra o QR desde su smartphone y se pueden rellenar varios campos automáticamente. 

infografía sobre la gestión de inventarios con Kizeo Forms

Nuestra herramienta también puede ayudar a automatizar el control del inventario existente al integrarse con tu ERP. Esta integración se realiza a través de nuestra API, que está disponible para nuestros clientes de forma totalmente gratuita. Con nuestra API también puedes conectar herramientas de BI como Power BI.

En cuanto al manejo y exportación de datos, esta solución en la nube te permite generar informes automáticos y compartirlos por correo electrónico al instante. Además, puedes acceder a tus datos en todo momento desde la plataforma web para exportar los datos recolectados en diferentes formatos, como  Excel, PDF, Csv y Word. 

Kizeo Forms es una solución en la nube, que por un bajo costo permite un uso y envío ilimitado de datos, facilitando así una mayor movilidad empresarial. Es 100% personalizable, es decir puedes diseñar los formularios a rellenar según tus necesidades y personalizar tus informes con el logo de tu empresa, tipos de tablas, tamaña de fotos y más.

Mantener un correcto y efectivo control de inventarios ahora es más fácil que nunca. No te comas la cabeza con tantos datos y utiliza Kizeo Forms, ¡Ahorrarás en tiempo, trabajo y dinero!

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