¿Qué es un sistema de control de inventarios?

31Ago, 2021

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Un sistema de control de inventarios te permite controlar los bienes y el stock, registrar los movimientos y hacer un seguimiento de las compras, manteniendo organizada la cadena de suministro sin ningún contratiempo. La buena organización y el funcionamiento de estos factores es determinante en el resultado que obtenga tu empresa, por lo que no es algo que se pueda ni deba manejar simplemente con la ayuda de lápiz y papel.

¿Cuáles son los tipos de sistemas de control de inventarios?

1. Sistemas de Inventario Periódico

Este tipo requiere que el inventario físico se cuente en intervalos regulares, por ejemplo, mensual, trimestral o anualmente. La información recopilada se utiliza para ajustar los registros contables y reflejar el valor actual del inventario.

2. Sistemas de Inventario Permanente

A diferencia del sistema periódico, el inventario permanente actualiza continuamente los registros de inventario tras cada compra o venta, proporcionando un registro en tiempo real de las existencias disponibles. Este sistema es ideal para negocios con altos volúmenes de transacciones.

3. Sistemas de Inventario Justo a Tiempo (JIT)

El sistema JIT busca minimizar el inventario en manos, recibiendo los bienes solo cuando son necesarios en el proceso de producción o venta. Este enfoque reduce los costes de almacenamiento y minimiza el riesgo de obsolescencia.

4. Sistemas de Punto de Reorden

Este sistema establece un nivel específico de inventario en el que se debe realizar un nuevo pedido (punto de reorden). El objetivo es asegurar que siempre haya suficiente stock disponible para satisfacer la demanda sin incurrir en excesos.

5. Sistemas de Gestión de Inventarios Basados en la Demanda

Estos sistemas utilizan datos históricos de ventas y patrones de demanda para prever cuánto inventario se necesita. Son especialmente útiles para gestionar productos con demandas estacionales o volátiles.

6. Sistemas de Control de Inventarios ABC

Este método clasifica el inventario en tres categorías (A, B, y C) basadas en su importancia y valor. Los ítems ‘A’ son los más valiosos y requieren una gestión más rigurosa, mientras que los ítems ‘C’ son los menos valiosos y pueden gestionarse con menos atención.

7. Sistemas de Control por Lotes

Enfocados en la gestión de inventarios que se producen o se compran en lotes, este sistema es útil para empresas que no producen o reciben productos de manera continua.

8. Sistemas Basados en Tecnología

Incluyen el uso de software de gestión de inventarios, sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), y otras tecnologías como RFID (identificación por radiofrecuencia) y códigos de barras para automatizar y optimizar la gestión del inventario. Aunque la gestión de inventarios varía en función del sector, las necesidades de la empresa y la inversión que esta quiera hacer, los sistemas de gestión de inventarios, en general, incluyen herramientas para generar informes, crear listas de chequeos, firmar y validar reportes y enviar emails al personal indicado, entre otras funcionalidades.

Beneficios de los sistemas de control de inventarios

Implementar sistemas de control de inventarios ya es una opción muy extendida tanto en empresas grandes como pequeñas. Los beneficios y ventajas que se obtienen son muchos, y pueden llegar a ser la herramienta definitiva para llevar por fin una correcta gestión de inventarios y sacar el máximo partido a tu empresa.

Mantener un buen control de inventario tiene efectos directos sobre los costes si se mantienen análisis periódicos. Haciéndolo correctamente, es posible detectar rápidamente robos para poder tomar medidas, evitando que se detecten directamente en el ejercicio final, afectando al flujo de caja. Y con una correcta gestión, es igualmente posible ahorrarte algunas pérdidas importantes porque la mercancía esté mal ubicada o inventariada.

Además, con un sistema de control de inventarios puedes tener toda la información que necesitas para analizar los movimientos de inventarios anteriores y predecir cuándo necesitarás más stock sin acabar acumulándolo. Hacer estas predicciones puede ayudar a tu empresa a tomar las decisiones adecuadas en el momento más apropiado.

El hecho de que toda la información se recoja y almacene en los sistemas de control de inventarios, también permite que se optimice el ciclo de compras y que los pagos se puedan planificar con antelación, y todo esto, en conjunto, hace posible que tu empresa obtenga mayores beneficios económicos. Además, con esta gestión de inventarios es mucho más fácil controlar lo que se ha invertido y lo que representan esos costes para el negocio.

Con herramientas de manejo de inventarios como  Kizeo Forms, entre las que se incluyen la lectura de códigos de barras de los productos, las listas importadas y la posibilidad de recolectar información precisa in situ, el levantamiento y gestión de inventarios ya nunca más será ese proceso lento e impreciso que cause pérdidas a tu empresa.

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Cómo puede ayudarte Kizeo Forms con el control de inventario de tu negocio

La plataforma web y la aplicación móvil de Kizeo Forms trabajan juntas para que puedas mejorar dos aspectos claves del control de inventarios:

1. El registro de las entradas y salidas de mercancías: utilizar formularios y checklists te brindan mayor velocidad y eficiencia. Con Kizeo Forms puedes generar un número de referencia único (SKU) a cada producto que ingresa y si deseas también les puedes asociar un código de barra o QR. Refuerza la seguridad de tu bodega al pedir fotografías y firmas digitales para la salida de productos, directamente en la aplicación móvil.
2. El levantamiento de inventario: tu equipo puede tener al día el inventario desde cualquier lugar con los formularios que has creado y generar informes de la manera más exacta y ajustada posible.  Al vincular tu base de datos a Kizeo Forms tus trabajadores van a poder leer códigos de barra o QR desde su smartphone y se pueden rellenar varios campos automáticamente.

Nuestra herramienta también puede ayudar a automatizar el control del inventario existente al integrarse con tu ERP. Esta integración se realiza a través de nuestra API, que está disponible para nuestros clientes de forma totalmente gratuita. Con nuestra API también puedes conectar herramientas de BI como Power BI.

En cuanto al manejo y exportación de datos, esta solución en la nube te permite generar informes automáticos y compartirlos por correo electrónico al instante. Además, puedes acceder a tus datos en todo momento desde la plataforma web para exportar los datos recolectados en diferentes formatos, como  Excel, PDF, CSV y Word.

Kizeo Forms es una solución en la nube, que por un bajo costo permite un uso y envío ilimitado de datos, facilitando así una mayor movilidad empresarial. Es 100% personalizable, es decir puedes diseñar los formularios a rellenar según tus necesidades y personalizar tus informes con el logo de tu empresa, tipos de tablas, tamaña de fotos y más.

Mantener un correcto y efectivo control de inventarios ahora es más fácil que nunca. No te comas la cabeza con tantos datos y empieza a utilizar Kizeo Forms. ¡Ahorrarás en tiempo, trabajo y dinero!