Digitaliza el registro de entrega de epis – Cumple la norma

29Feb, 2024

0Comentarios

La correcta entrega de EPIs (Equipos de Protección Individual) es uno de los elementos fundamentales de cualquier plan de prevención de riesgos laborales (PRL) ya que contribuyen a garantizar la seguridad y bienestar de los trabajadores en diversos entornos laborales. Contar con un software de prevención de riesgos laborales no solo te permite cumplir con la normatividad y evitar errores, sino que también hace más fiable el seguimiento de entregados y en uso de los equipos.

¿Qué es un EPI?

Los equipos de protección individual (EPIs) son dispositivos diseñados para proteger a los trabajadores de riesgos que puedan amenazar su salud o seguridad en el trabajo.

Tipos comunes de Equipos de Protección Individual

Existen varios tipos de EPIs diseñados para proteger diferentes partes del cuerpo. Entre los más comunes se encuentran:

♦ Protección respiratoria
♦ Protección ocular y facial
♦ Protección de la cabeza
♦ Guantes de protección
♦ Ropa de protección
♦ Protección auditiva
♦ Protección de pies y piernas
♦ Protección contra caídas de altura

¿Cuál es el objetivo de los EPIs?

La entrega de EPIs es crucial para salvaguardar la integridad física de los empleados en el entorno laboral. Garantiza que estén debidamente equipados para enfrentar los riesgos inherentes a sus tareas, reduciendo así la probabilidad de accidentes y lesiones.

Entrega de EPIs: normativa

En España, existen 2 reales decretos de referencia sobre los Equipos de Protección Individual: dos reales decretos, transposiciones de sendas Directivas de la Unión Europea, el Real Decreto 773/1997 (Directiva 89/656/CEE) relativo al uso de los EPI y el Reglamento (UE) 2016/425 relativo a su comercialización, tal como indica el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo. 

No está de más aclarar que, para cumplir con la normativa del Art. 17.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, cada vez que el empleador entregue equipos a los empleados debe dejar constancia por escrito de ello. Es importante tener presente que la normativa recoge las exigencias mínimas relativas a los EPIs. 

Lleva un control adecuado de la entrega de EPIs

En los planes y evaluaciones que, por normativa, las empresas deben realizar a través de sus servicios de prevención, han de quedar debidamente establecidos los puestos de trabajo que precisan del uso de EPIs, así como el resto de medidas necesarias para garantizar la seguridad y la salud de todos los empleados.

Control de entrega de EPIs PDF

Es habitual que el registro de entrega de estos materiales se haga de forma manual, bien en formatos en papel o en plantillas digitales que se rellenan en Excel, Word o PDF. A continuación, te compartimos un documento que puedes descargar si lo que buscas es hacer el control de entrega en formato PDF.

Sin embargo, es una realidad que esta práctica manual suele llevar a errores y ha mostrado ser ineficaz en la mayoría de empresas. Los principales inconvenientes que trae hacer el registro a mano, incluye: 

⊗ Errores en el nombre y especificaciones técnicas del EPI

⊗ Información incompleta (fecha, firma, etc.)

⊗ Dificultad para llevar un inventario preciso de los equipos que tiene la empresa

⊗ Poca trazabilidad en estado de los equipos

Todo esto lleva a la empresa a incurrir en malas prácticas que pueden repercutir negativamente en la salud y en la seguridad de sus propios trabajadores. Realizar este proceso de forma manual lleva a las empresas a depender de las habilidades de gestión de la persona a cargo para que esta tarea se desarrolle correctamente.

Para lograr un sistema eficaz y sin errores en el control del inventario, así como en la elección, reparto y mantenimiento de los EPIs es importante contar con un sistema informático automatizado, que sea flexible, intuitivo y sencillo de utilizar. ¡Te presentamos Kizeo Forms!

Digitaliza tu ficha de entrega de EPI con Kizeo Forms

Kizeo Forms es un software en la nube que permite crear de forma sencilla, ágil y desde el ordenador, todo tipo de formularios para la recogida de información en terreno. Gracias a la app móvil, los empleados que se encuentran en terreno pueden registrar de forma simple todo tipo de procesos, como lo es la entrega de EPIs.

Con Kizeo Forms es posible crear un documento de entrega EPIS para que luego sea rellenado por los usuarios desde la aplicación móvil. De esta forma, la persona a cargo del plan de PRL puede registrar las entregas y los propios empleados confirmar la recepción desde su móvil o tablet.

Veamos ahora un ejemplo práctico de cómo podríamos gestionar la entrega de EPIs con Kizeo Forms paso por paso:

Proceso para la Entrega de EPIs con Kizeo Forms

Paso 1. Crea tu plantilla entrega de EPIs  (o impórtala desde la biblioteca Kizeo Forms)

Con Kizeo Forms puedes replicar el modelo de entrega de EPIs que tengas en word, PDF o Excel y transformarlo en un formulario inteligente. Incluye campos para: 

• Nombre de la empresa
• Fecha de entrega
• Nombre y DNI del empleado
• Tabla para cada equipo y la descripción de para qué sirven los EPIs entregados
• Firma del técnico en PRL y del empleado 

Si prefieres acelerar este proceso, te invitamos a importar el modelo de ficha de entrega de EPI que tenemos de ejemplo en nuestra biblioteca de formularios. Inicia una prueba gratis de 15 días ahora.

Paso 2. Listar la tipología y la cantidad de EPIs que se necesitan

Para conseguir hacer más eficiente y rápida la entrega de EPIs, puedes incluir tu base de datos de los equipos más habituales. Cuando se esté rellenando el formulario (ficha EPI), el técnico en PRL podrá seleccionar los equipos correspondiente en clics y tener desde el número de serie hasta las instrucciones de uso. De esta forma, se evitarán errores en las entregas, devoluciones y reposiciones de los propios equipos.  

Paso 3. Informar al trabajador sobre los riesgos y requerimientos de su puesto de trabajo (PRL)

La entrega de información sobre riesgos del puesto de trabajo y EPIs asociados, tanto para el trabajo habitual como para protocolos específicos, es otra de las obligaciones de la empresa. Entre otra información, la empresa tiene la responsabilidad de explicar al trabajador cuestiones como:

• Uso correcto de cada EPI
• Acciones de mantenimiento
• Motivos de la elección de cada EPI
• Especificar en qué estado de aptitud física y médica debe encontrarse el trabajador para poder usar los distintos EPIs
• Información técnica de interés

Toda esta información se podrá enviar a los empleados por email tras terminar de realizar la entrega de EPIs.

Paso 4. Firma de la persona a quien se hace entrega de los EPIs

Con Kizeo Forms cuentas con un Campo Firma para registrar la firma de la persona a quien se le hace la entrega de los equipos de protección individual. Esta firma se incluirá en el reporte personalizado que se generará tras terminar de cumplimentar el formulario inteligente.

Además, el campo de Firma de tu formulario de control de entrega de EPIs funciona como autenticador del proceso llevado a cabo. Esto quiere decir que la firma protege al formulario de modificaciones y se eliminará automáticamente si el usuario trata de cambiar la información introducida. Así, consigues reforzar la validez del documento.

Si necesitas una firma electrónica certificada, aprovecha la integración nativa que tiene Kizeo Forms con DocuSign para lograrlo.

Paso 5. Gestionar del ciclo de los EPIs con el trabajador

Con nuestro software se puede llevar un registro digital y validarlo mediante firmas electrónicas de la entrega y devolución de EPIs, controlando datos imprescindibles como: 

• ¿Qué EPI se entrega?
• ¿Cuándo se entrega?
• ¿A quién se entrega?
• ¿En qué estado se entrega el EPI?
• ¿Cuándo está prevista la devolución?

Paso 6. Centraliza, almacena y conecta la información relacionada con la entrega de EPIs

Desde la plataforma web de Kizeo Forms, tendrás todos los datos relacionados con la entrega de EPIs. Exporta los datos en formatos en CSV o Excel y, si ya cuentas con un ERP, conecta los datos mediante clave API o usando el conector nativo de Zapier. 

¿Quieres agilizar el registro de la entrega de EPIs?

Prueba Kizeo Forms gratis durante 15 días y digitaliza los documentos de tu plan de prevención y salud en el trabajo.