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08Mar, 2021
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entrega de epis

COVID 19: ¿Cómo llevar un control seguro de gestión en la entrega de EPIs?

Entrega de EPIs y acciones frente al coronavirus en la empresa

La correcta entrega de EPIs (Equipos de Protección Individual), así como el óptimo seguimiento de la salud de los trabajadores, se han convertido en las herramientas más eficaces con las que cuentan las empresas para controlar la pandemia entre sus empleados y controlar la expansión del virus.

Principales EPIs y medidas contra el coronavirus

Los EPIs, siempre que estén homologados, se coloquen y retiren correctamente y se cumpla con la normativa de utilización y mantenimiento, son instrumentos eficaces para evitar, o al menos disminuir, lo contagios del SARS-COV-2, siendo los principales:

  • Mascarillas quirúrgicas o desechables.
  • Guantes de protección.
  • Gafas y  máscaras de protección oficial 
  • Ropa de protección (de diferentes tipos y niveles de protección en función del puesto de trabajo).

Por otra parte, la empresa puede tomar una serie de medidas básicas de seguimiento de salud de los trabajadores, cuyo cumplimento supone una barrera muy eficaz para detectar posibles casos y evitar el contagio:

  • Toma de temperatura diaria.
  • Protocolos de aislamiento preventivo y control: declaraciones responsables de salud individuales, cuarentenas por contactos con casos confirmados o posibles, etc.

 

proteccion contra el covid en la oficina

 

Normativa sobre entrega de EPIs

La obligación del empresario de proporcionar a sus empleados los EPIs adecuados en el desempeños de sus funciones y tareas está regulado, de un modo genérico, por el Art. 17.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. No obstante, no existe ninguna normativa asociada directamente el COVID-19, por lo que dependerá de cada actividad.

 

¿Cómo llevar un control de la entrega de EPIs y seguimiento de COVID en la empresa?

En los planes y evaluaciones que, por normativa, las empresas deben realizar a través de sus servicios de prevención, han de quedar debidamente establecidos los puestos de trabajo que precisan del uso de EPIs, así como el resto de medidas necesarias para garantizar la seguridad y la salud de todos los empleados.

Para lograr un sistema eficaz y sin errores en el control del inventario, así como en la elección, reparto y mantenimiento de los EPIs es importante contar con un sistema informático automatizado, que sea flexible, intuitivo y sencillo de utilizar. 

 

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Control de entrega de EPIs y temperatura de trabajadores con Excel

El uso de un archivo Excel o similar para el control de la gestión de EPIs es una práctica muy extendida, pero que se ha mostrado claramente ineficaz para muchas empresas. 

La experiencia demuestra que con este tipo de registros los errores humanos son muy habituales, lo que al poco tiempo de su uso se traduce en un inventario descontrolado y poco fiable; además, genera confusiones en las entregas y recogidas de los EPIs. Todo esto lleva a la empresa a incurrir en malas prácticas que pueden repercutir negativamente en la salud y en la seguridad de sus propios trabajadores. 

Otro punto negativo de utilizar este software como método de registro y control es que no permite hacer seguimiento, al tratarse de un sistema estático y completamente manual la empresa dependerá de las habilidades de gestión de la persona a cargo para que esta tarea se desarrolle correctamente.

ejemplo tabla excel entrega episEjemplo: Tabla Excel para el registro de entrega de EPIs

 

Control de entrega de EPIs y seguimiento de acciones COVID en la empresa con Kizeo Forms

Kizeo Forms es una App que permite crear de manera sorprendentemente sencilla, ágil y desde el ordenador, todo tipo de formularios para la recogida de información en terreno. Posteriormente podrán completarse desde un dispositivo móvil (tablet o smartphone) incluso aunque no se disponga de conexión a internet. 

Uno de sus múltiples usos es el control de EPIs y seguimiento de acciones frente al COVID. Con Kizeo Forms es posible crear un formulario-tipo para que luego sea rellenado por los usuarios desde la aplicación móvil. De esta forma, la persona a cargo de los EPIs  puede registrar las entregas y los propios empleados confirmar la recepción desde su móvil o tablet.

 

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Veamos ahora un ejemplo práctico de cómo podríamos gestionar la entrega de EPIs con Kizeo Forms paso por paso:

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Proceso para la Entrega de EPIs con Kizeo Forms

Paso 1. Evaluar los riesgos por puesto de trabajo 

Este paso previo es muy importante, ya que le sirve a la empresa para determinar qué EPI se debe utilizar para cada puesto. Con Kizeo Forms es posible generar formularios que posibilitan a la empresa plantear preguntas a los empleados o sus responsables y recopilar información necesaria para decidir qué EPI es necesaria en cada caso (no solo para protegernos del COVID, sino también de otros riesgos laborales y enfermedades profesionales).

Con Kizeo Forms es posible exportar la información recogida a través de archivos de excel, word, pdf… para poder explotar la información y obtener una visión más general. También nos permitirá generar gráficos y tablas, lo que dará un enfoque mucho más visual a la información. 

Paso 2. Listar la tipología y la cantidad de EPIs que se necesitan

Será posible gestionar todos y cada uno de los EPIs que se precisen, con sus respectivos números de serie. De esta forma, se evitarán errores en las entregas, devoluciones y reposiciones de los propios equipos. 

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Paso 3. Definir el listado de empleados que necesitan EPIs 

La aplicación hará posible la importación de la BBDD de empleados de la que ya dispongamos (o incluirlos manualmente si así lo deseamos). Esto nos permitirá aplicar funciones como: configuración de flujos de trabajo, determinar roles de cada empleado, programar avisos y alertas relacionados con los EPIs o con otras acciones de salud laboral y especificar y asociar uno o varios EPIs a cada empleado, según las necesidades individuales.

Paso 4. Informar al trabajador sobre los riesgos y requerimientos de su puesto de trabajo (PRL)

La entrega de información sobre riesgos del puesto de trabajo y EPIs asociados, tanto para el trabajo habitual como para protocolos específicos, es otra de las obligaciones de la empresa. Entre otra información, la empresa tiene la responsabilidad de explicar al trabajador cuestiones como:

  • Uso correcto de cada EPI.
  • Acciones de mantenimiento.
  • Motivos de la elección de cada EPI.
  • Especificar en qué estado de aptitud física y médica debe encontrarse el trabajador para poder usar los distintos EPIs.
  • Información técnica de interés.

Kizeo Forms permite gestionar toda esa información a través de un formulario de aceptación,  que quedará registrado en la propia App y servirá como justificante de la propia  comunicación.

LP partes de trabajo

Paso 5. Gestionar del ciclo de los EPIs con el trabajador

Con nuestro software se puede llevar un registro digital y validarlo mediante firmas electrónicas de la entrega y devolución de EPIS, controlando datos imprescindibles como: 

  • ¿Qué EPI se entrega?
  • ¿Cuándo se entrega?
  • ¿A quién se entrega?
  • ¿En qué estado se entrega el EPI?
  • ¿Cuándo está prevista la devolución?

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Paso 6. Comprobar que los EPIs se estén utilizando correctamente

Una de las obligaciones de la empresa más difíciles de realizar correctamente es comprobar que, efectivamente, los empleados están usando los EPI correctamente

Kizeo Forms puede ser de gran ayuda también en este nivel de gestión, puesto que podremos crear un formulario en el que introducir información referente a inspecciones aleatorias que se realicen o a cualquier otra medida de control que se quiera realizar.

Acción específica COVID-19: tomar la temperatura 

La toma de temperatura periódica y frecuente a los trabajadores es algo muy común en prevención del COVID. Para la empresa, es obligatorio informar al trabajador de que esta acción se va a realizar así como comunicar que se van a guardar estos datos sensibles sobre su temperatura corporal. 

Para realizar esta comunicación correctamente la empresa necesitará el consentimiento explícito por parte del trabajador, acción que Kizeo Forms facilita enormemente a través de su funcionalidad de firma digital. 

formulario control temperatura

 

Por otro lado, los formularios son ideales para llevar un seguimiento diario de la temperatura del trabajador, conocer su estado de salud, así como activar protocolos diferentes en caso de que algún empleado tenga más temperatura de lo normal o sea positivo COVID. 

Podremos registrar de una manera sencilla la temperatura diaria registrada y consultar el histórico de la misma llegado el caso. Además, se podrán incluir activaciones de alertas, notificaciones al supervisor o determinados flujos de actuación en función del protocolo que se haya preestablecido. 

En definitiva, con Kizeo Forms es posible recopilar todo tipo de información y consultarla en tiempo real. Sus potentes funcionalidades, como la generación de informes, la firma digital o la programación de alertas, entre otros, lo posicionan como una App de gran efectividad para la gestión de una amplia tipología de datos del ámbito empresarial.

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