12Mar, 2018
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3 raisons de dématérialiser la gestion de vos interventions !

 

On estime qu’en moyenne, une facture ou un bon de commande existe en au moins 5 exemplaires dans l’entreprise ! La dématérialisation réduit considérablement, voire élimine, les exemplaires papier en circulation entre les services. Elle évite les opérations de manipulation telles que photocopie, mise sous pli, impression… Cela a un impact important sur les coûts de traitement : 50% en moyenne !
 Autre avantage, puisqu’ils n’attendent plus d’être copiés ou acheminés vers le bureau qui traite l’étape suivante, les documents dématérialisés sont traités plus rapidement. Le logiciel signale à chaque opérateur les documents électroniques qui attendent son intervention. Et les traitements sont effectués conformément aux règles fixées par l’entreprise et en conformité avec les réglementations en vigueur. Enfin, moins de papier consommé, moins de courriers transportés, moins d’encre utilisée se traduisent par une contribution significative à la protection de l’environnement. La dématérialisation s’inscrit ainsi de façon positive dans le cadre du développement durable.Journal Le Figaro - Economie

De manière générale, la dématérialisation permet d’automatiser les processus internes de l’entreprise afin de gagner en temps, en efficacité et en productivité.

En numérisant la gestion de vos interventions (bons d’intervention, rapports, devis, factures, notes de frais, etc.) vous allez simplifier la diffusion de l’information en interne, auprès de vos clients ou partenaires et ainsi obtenir une meilleure traçabilité de vos documents.

Améliorez l’image de votre entreprise

Etat des lieux, suivi de chantier, visite commerciale ou suivi de prestation client, quel que soit votre secteur d’activité et votre métier, vous n’avez pas pu passer à côté de ce virage vers le numérique.
Dématérialiser la gestion de vos interventions terrain en adoptant le support numérique c’est automatiquement refléter l’apparence d’une entreprise moderne et améliorer votre image de marque auprès de vos clients.

Réduisez vos délais de facturation

Outre le fait que l’accessibilité de l’information et sa diffusion sont facilités, en passant au formulaire numérique vous allez réduire considérablement vos délais de facturation.
Par exemple, lors d’une intervention chez un client, votre collaborateur pourra utiliser son mobile ou tablette pour saisir le rapport d’intervention. La facture ou le bon de commande correspondant, sera généré et envoyé automatiquement au client en question mais également au service comptabilité.

Réduisez vos coûts de fonctionnement

En supprimant le support papier, vous allez automatiquement réduire vos coûts de fonctionnement internes.
D’après une étude du Cabinet de conseil Arthur D LITTLE, la dématérialisation engendre une réduction du coût de traitement « standard » d’une facture, de près de 50%. Sur l’ensemble des processus internes d’une entreprise, la réduction des coûts qui en découle n’est évidemment pas négligeable et est à prendre en considération.

 

Remplacez vos formulaires papier dès à présent !

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