06Juil, 2020
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Comment générer une fiche d’intervention PDF avec une application mobile ?

 

Eric DESQUIREZ

Directeur
FLUIDEQ
Logo de la société FLUIDEQ

Kizeo Forms

Une fiche d’intervention PDF !

Dans cette étude de cas, Eric DESQUIREZ, directeur de FLUIDEQ, nous explique les raisons qui ont motivées FLUIDEQ à choisir Kizeo Forms pour dématérialiser ses documents de travail en fiche d’intervention PDF.

L’air comprimé, leur spécialité !

Le groupe FLUIDEQ, fondé en 1990, est spécialisé dans l’air comprimé et l’hydraulique. Il guide les professionnels depuis l’étude de leurs projets jusqu’à leur concrétisation en passant par la fourniture d’une large gamme de produits et services. E. DESQUIREZ, gérant de la société, a dématérialisé en 2017 tous les bons d’interventions de FLUIDEQ. 100 % des actions de maintenance sont tracées sur des fiches d’interventions PDF et mobile. Quatre ans plus tard, il revient sur son expérience de digitalisation avec Kizeo Forms.

Une application mobile, des fiches d’interventions PDF. 

Eric DESQUIREZ a connu la solution Kizeo Forms en discutant avec ses confrères du réseau THOLEO. Séduit par leurs explications, il a rapidement commencé l’aventure Kizeo. Après un mois d’essai et quelques formulaires créés : 100 % des fiches d’interventions du groupe étaient dématérialisées.

J’ai trouvé l’application très agréable à utiliser et assez simple à prendre en main. Bien entendu, ça devient plus complexe quand on part sur des sujets pointus. Je pense aux calculs conditionnels. Néanmoins avec un peu de temps rien n’est bien sorcier.

Kizeo Forms a aussi prouvé sa flexibilité sur de nombreux usages. FLUIDEQ a réalisé, pendant la crise sanitaire, un formulaire de suivi des règles de prévention COVID 19. Un outil digital et personnalisé à l’attention de ses techniciens.

Fiche d’intervention PDF. 

Le personnel de maintenance intervient directement chez les clients. Les interventions se déroulent aussi bien sur trois heures qu’une journée ou plusieurs jours. Dès lors, il est plus raisonnable de regrouper géographiquement un maximum d’interventions de façon à ce que les techniciens n’aient pas à revenir continuellement en agence pour prendre les consignes. Ceci est d’autant plus vrai lorsque l’intervention initiale se situe à l’extrémité de la France.

Avant Kizeo Forms, on utilisait des rapports d’interventions papier. Je briefais mes équipes avant chaque départ. Ils prenaient les fiches papier puis ils partaient en intervention.

La difficulté était d’avoir suffisamment de fiches S.A.V quel que soit la durée et le nombre des interventions à venir

La simplicité au cœur du projet.

FLUIDEQ souhaitait mettre en place une solution digitale. Il était essentiel qu’elle soit intuitive. L’objectif n’était pas d’ajouter une charge de travail supplémentaire aux équipes de maintenance. L’idée était d’apporter un outil qui offrirait une plus grande réactivité. En résumé la volonté de la direction était simple : voir en temps réel le travail effectué sur le terrain.

Avec les formulaires papier les techniciens faisaient leurs rapports en fin de semaine voire le lundi qui suivait. Imaginez-vous, pratiquement 15 jours pouvaient s’écouler avant d’entamer le processus de réflexion.

L’utilisation de fiches d’interventions papier est à l’origine de nombreux désagréments. Comment donner aux clients un suivi clair et non discutable des heures passées en maintenance par les techniciens ? 

Avec Kizeo Forms, FLUIDEQ a pu facilement mettre en place une solution ! Un formulaire digital récapitulant tous les points essentiels des interventions. Une fois signé par la main du client celui-ci génère automatiquement une fiche d’intervention PDF.

Aujourd’hui, j’ai 100 % de mes rapports d’interventions qui sont dématérialisés. Avec Kizeo Forms, je réponds à toutes mes problématiques. Pour les nouveaux arrivants, j’ai simplement une information à leur faire concernant les règles à respecter et les points à vérifier. Le suivi des heures, est précis et transparent pour le client.

Cependant le dirigeant de la société FLUIDEQ estime que le gain financier pour sa société généré par l’utilisation de Kizeo Forms ne découle pas uniquement du temps économisé par ses techniciens du fait de l’utilisation de l’application.

Pour moi l’utilisation de Kizeo Forms ne me procure pas seulement un gain de temps, elle m’assure aussi un gain financier. Le technicien indique les pièces à changer et les maintenances à prévoir. Avec une fiche d’intervention précise on peut clairement identifier les devis à éditer. Avant un oubli me coûtait une commande.

 

En résumé les points forts de la solution sont pour moi :

  • Le travail en temps réel
  • Le champ des possibles offert par la solution
  • La création très rapide d’un formulaire en cas de besoin
  • Un outil à la portée de tous
  • Un gain financier intéressant
  • Les fiches d’interventions PDF
  • Une image de société en phase avec son temps chez les clients

 

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