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L’automatisation des tâches révolutionne la gestion des processus d’entreprise. Elle transforme les flux de travail et réduit les temps d’exécution. Avec un logiciel Saas de collecte de données terrain doté d’une application mobile, l’automatisation offre une gestion efficace des actions récurrentes avec la saisie et la remontée de données numériques. Dans cet article, nous allons découvrir pourquoi et comment automatiser les processus terrain grâce à un outil flexible qui ne nécessite aucun codage informatique.

Sommaire : 

1. Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
2. Pourquoi automatiser ses tâches de travail ?
3. Comment automatiser ses tâches avec l’application mobile Kizeo Forms ?

1. Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?

L’automatisation des tâches englobe l’utilisation de technologies et divers outils pour exécuter des processus répétitifs sans intervention humaine. Cela augmente ainsi la précision et réduit les erreurs. Ces technologies facilitent des opérations sans faille et permettent une meilleure gestion des flux de travail et des ressources.

Pour toute intervention terrain, automatiser au maximum son travail constitue un gain de temps considérable. Cela permet à l’agent de se concentrer sur ses missions à forte valeur ajoutée et minimiser toutes les tâches administratives, cruciales pour son suivi, mais ô combien fastidieuses.

2. Pourquoi automatiser ses tâches de travail ?

La montée en puissance de l’intelligence artificielle, qui, parfois remplace ou facilite le travail manuel, illustre bien la volonté de l’homme à automatiser autant que possible son travail. De plus, la transition du format papier classique à la digitalisation des données ouvre très bien la voie à l’automatisation des tâches pour une entreprise souhaitant suivre ses activités terrain et la remontée de ses données.

Top 10 des avantages de l’automatisation de ses processus :

  1. La mise en place de workflows est facilitée : Un workflow est une série d’étapes pour traiter des données. Il utilise souvent des documents ou des rapports pour avancer. Dans la plupart des organisations, un workflow fournit aux personnes toutes les informations dont elles ont besoin pour valider quelque chose, avec des délais et des règles spécifiques. Ainsi, ils peuvent être contrôlés par des personnes, des systèmes, ou les deux.
  2. Facilité d’utilisation : Les fonctionnalités des formulaires numériques sont personnalisables et automatisables pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs.
  3. Gain de temps : Les processus automatisés fonctionnent sans interruption, accélérant les opérations.
  4. Amélioration de la précision : L’automatisation garantit une exécution sans erreur, réduisant ainsi les problèmes.
  5. Disponibilité en temps réel : Les données sont disponibles sur le cloud immédiatement, permettant des décisions rapides et informées.
  6. Amélioration de la collaboration : Facilite les échanges entre les équipes sur le terrain et les bureaux administratifs.
  7. Intégration avec d’autres systèmes : Les données peuvent être connectées à d’autres applications d’entreprise, simplifiant ainsi les flux de travail.
  8. Réduction des coûts : Diminue les coûts liés à la gestion de documents papier et le temps consacré aux tâches administratives.
  9. Conformité et traçabilité : Assure le respect des normes réglementaires et offre une traçabilité complète des actions.
  10. Sécurité des données améliorée : La digitalisation réduit les risques liés à la manipulation humaine des données. De plus, ces dernières sont stockées en lieu sûr dans le Cloud.

3. Comment automatiser ses tâches avec l’application mobile Kizeo Forms ?

La saisie et le suivi numérique des notes, documents et formulaires terrain présentent plusieurs avantages :

  • Temps réduit du traitement de la donnée :
    L’utilisation d’une application mobile de collecte de données fait économiser 70% du temps de travail lié à leur traitement.
  • Accès aux données en temps réel et meilleur partage de l’information :
    Grâce à la remontée immédiate de l’information provenant du terrain, les données sont accessibles et consultables par tous.
  • Réduction des erreurs :
    Toutes les équipes travaillent avec les mêmes formulaires numériques, sous les mêmes process. Avec des fonctionnalités automatisées telles que des bases de données, des calculs, des tableaux, etc. Le risque d’erreur de saisie est limité et cela facilite la récolte de l’information.

Focus sur les principales fonctionnalités qui automatisent des tâches répétitives :

  • Poussée automatique de données vers les formulaires mobiles des intervenants :
    Cela permet à la personne présente au bureau d’automatiser une poussée de données d’un formulaire vers un destinataire situé sur le terrain. Ainsi, les informations saisies dans le formulaire source sont copiées sur un ou plusieurs formulaires de destination. Plusieurs équipes reçoivent ainsi les instructions du jour, par exemple.
  • Gestion automatisée des interventions et des plannings :
    Permet d’envoyer en amont une liste d’interventions avec des informations sur chaque mission aux intervenants terrain. Ces dernières se retrouvent automatiquement sur le calendrier de l’application mobile.
  • Transfert Automatique des données :
    Permet de conditionner un transfert de données entre différents agents afin qu’ils n’aient pas à le faire manuellement. Le Transfert Automatique permet, entre autres, de mettre en place un système de validation pour des demandes de congés ou de télétravail, par exemple, ainsi qu’un retour à l’envoyeur.
  • Automatisation de nombreux documents grâce à des calculs automatiques :
    Exemple dans le domaine des Ressources Humaines avec la gestion des congés, des heures travaillées, ou encore dans le service Commercial avec la réalisation de devis, de bons de commande, de factures, etc.
  • La signature électronique simplifie la validation à distance de divers documents et rapports :
    La signature électronique sur application mobile est essentielle pour la validation instantanée de documents numériques. Cette méthode offre une grande flexibilité et accessibilité, particulièrement appréciée par ceux qui ont besoin de signer des contrats ou des documents importants lors de leurs déplacements.
  • Génération de rapports et d’e-mails personnalisés :
    Des e-mails et des rapports Word, Excel ou PDF personnalisés se génèrent automatiquement lors du remplissage d’un formulaire, supprimant ainsi des étapes administratives.

L’automatisation par la synchronisation à d’autres systèmes et les intégrations

  • L’API, également appelé Web Service :
    Permet une synchronisation avec des logiciels externes tels qu’un CRM, un ERP ou d’autres logiciels métier. Il est notamment possible de mettre à jour automatiquement une base de données ou encore de gérer ses stocks, par exemple.
  • Centralisation de tous types de documents avec le Serveur FTP :
    Cette plateforme centralise les documents et les données reçues, offre un environnement de dossier et fichiers structurés, qui aide à s’organiser.
  • Connexion avec Dropbox : Permet de stocker, classer et partager divers fichiers.
  • Les plateformes d’automatisation no-code, Zapier et Make :
    Ces solutions en ligne permettent de créer des connexions entre différentes applications très utilisées au quotidien. Il est entre autres possible de connecter Google Calendar à Kizeo Forms, de récupérer des médias d’une donnée et les déposer dans Google Drive, de regrouper les données dans un Google Sheets ou encore de récupérer automatiquement ses rapports. Synchroniser des données avec d’autres applications ou déclencher des actions en fonction des réponses des formulaires sont des atouts majeurs de ces 2 plateformes.

Conclusion

En résumé, l’automatisation des tâches à travers des applications mobiles comme Kizeo Forms transforme radicalement l’efficacité et la performance opérationnelle. Cela permet non seulement une mise en place et une exécution rapide des flux de travail, mais aussi un gain de temps considérable pour les entreprises.

Les avantages ne s’arrêtent pas là. En réduisant les coûts et en minimisant l’intervention humaine, ces outils maximisent l’efficacité tout en préservant les tâches essentielles qui requièrent une attention humaine. Ils sont une solution idéale pour automatiser les tâches répétitives qui peuvent souvent être perçues à faible valeur ajoutée. L’automatisation offre une opportunité inestimable d’augmenter la productivité tout en améliorant le service client.