Digitaliser un rapport d’audit avec une application mobile

20Mar, 2024

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Un rapport d’audit représente un ensemble d’actions, telles que des évaluations, investigations, vérifications ou divers contrôles. Ce dernier peut être réalisé par un expert indépendant ou à des fins internes à une société. Ce processus conduit à l’émission d’un avis sur des aspects positifs et négatifs répondant à des obligations légales ou des standards établis.
La digitalisation transforme radicalement la manière dont les entreprises conduisent leurs audits. Or, aujourd’hui, un rapport d’audit efficace ne se limite plus à un simple document papier. Il s’agit d’une composante dynamique de la stratégie d’entreprise, essentielle notamment pour mener à bien une expertise.
Ainsi, cet article explore comment une application mobile révolutionne la rédaction, la gestion et l’optimisation des rapports d’audit.

Sommaire : 

1. Les différents types de rapports d’audit
2. Les défis d’un rapport d’audit sur le terrain
3. Pourquoi dématérialiser ses audits pour la réalisation de ses expertises ?
4. Comment optimiser la digitalisation de ses audits ?

1. Les différents types de rapports d’audit

Du rapport d’audit interne à l’étude de conformité, en passant par le compte rendu d’expertise, chaque type d’audit sert un objectif distinct. Il fournit des perspectives uniques sur les opérations d’une entreprise.

Avant de voir quelques exemples d’audits spécifiques, il est intéressant de distinguer l’audit interne, externe, et l’audit de certification. Chacun vise à améliorer différents aspects organisationnels :

• Audit interne : Vise à évaluer l’efficacité des processus de gestion des risques, des contrôles internes, et de la gouvernance pour aider l’entreprise à atteindre ses objectifs.
• Audit externe : Conduit par des auditeurs indépendants, cet audit certifie la véracité des informations financières publiées par l’entreprise, évalue les risques, et valide l’efficacité des audits internes.
• Audit de certification : Focalisé sur la conformité du système de gestion d’une entreprise avec des normes spécifiques, cet audit implique un examen approfondi des procédures et pratiques.

Par ailleurs, plusieurs catégories peuvent être représentées. Chacune répondant à des objectifs et des méthodologies spécifiques. Voici une exploration des principaux types d’audits utilisés dans les entreprises pour évaluer et améliorer leurs opérations et conformités :

• L’audit financier : Il consiste en l’examen approfondi des états financiers d’une organisation pour en vérifier l’exactitude et la fiabilité.
• L’audit de conformité : Son objectif principal est de vérifier si l’entreprise respecte les normes et réglementations en vigueur. Cela inclut l’identification des éventuelles non-conformités qui pourraient affecter l’entité auditée.
• L’audit d’investigation : Sollicité lors de la détection de situations problématiques spécifiques, comme des soupçons de non-respect des règles ou des lois, cet audit vise à creuser et clarifier les faits.
• L’audit opérationnel : Axé sur l’évaluation de l’efficacité et de l’efficience des opérations. Cet audit examine comment les ressources de l’entreprise sont utilisées pour atteindre ses objectifs et mener à bien ses missions.

Rapport d’audit

2. Les défis d’un rapport d’audit sur le terrain

Un audit est une évaluation systématique des données, des enregistrements et des opérations d’une entreprise ou d’un projet. Par conséquent, il permet de vérifier la conformité aux normes attendues, d’identifier les points positifs et les axes d’amélioration. Avec l’évolution technologique, la digitalisation des audits devient un levier crucial pour les entreprises souhaitant renforcer leur analyse de qualité et leur étude de conformité.

La gestion traditionnelle des audits, souvent basée sur le papier, se heurte à de multiples défis. La perte de temps, les risques d’erreurs, les difficultés de stockage et de partage des informations en sont les principaux. Ces obstacles soulignent l’importance de passer à une solution numérique pour optimiser l’efficacité et la précision des audits.

3. Pourquoi dématérialiser ses audits pour la réalisation de ses expertises ?

La gestion des audits pose d’importants défis pour les entreprises, notamment en termes de temps consommé, d’erreurs de saisie, de stockage et d’accès aux informations. De surcroît, ces obstacles sont accentués par la volumétrie des dossiers à gérer, rendant difficile l’accès rapide aux documents nécessaires lors de vérifications ou d’analyses ultérieures. De plus, le risque d’altération ou de perte de documents importants est significatif dans un environnement papier, mettant en péril la conformité réglementaire et la capacité d’audit interne.

Les erreurs de saisie, inhérentes à la gestion manuelle des données, peuvent entraîner des incohérences notables dans les rapports d’audit, compromettant leur fiabilité et leur précision. Ces inexactitudes peuvent affecter la prise de décision stratégique.

Le passage au numérique offre une solution efficace à ces problèmes. Il permet une collecte, un stockage et un partage plus rapide de données sécurisées. Les technologies numériques facilitent l’automatisation des processus d’audit, réduisant le potentiel d’erreur humaine et améliorant grandement l’efficacité opérationnelle.
De plus, les solutions numériques assurent une traçabilité complète des audits. Elle est essentielle pour répondre aux exigences de conformité et pour faciliter les révisions futures. Ainsi, l’adoption d’une solution digitale dans la gestion ses audits est devenue une nécessité pour les entreprises visant à optimiser leurs processus et à maintenir un avantage concurrentiel dans le paysage économique actuel.

Les professionnels recherchent de plus en plus une solution adaptable et innovante pour la digitalisation de leurs rapports. La capacité de l’outil à s’ajuster à divers secteurs d’activité grâce à une personnalisation avancée est aussi très importante. La digitalisation offre un gain de temps considérable. Elle minimise les erreurs de saisie, évite la ressaisie d’informations, justifie les rapports avec des photos rendant le processus d’audit plus fiable et efficace.

Top 10 des bénéfices d’un rapport d’audit digitalisé :

1. Gain de temps.
2. Réduit considérablement les erreurs de saisie, ô combien importantes, sur des données destinées à des expertises.
3. Évite la ressaisie d’information.
4. Justifie le rapport par des photos.
5. Les nombreuses autres fonctionnalités permettent aux équipes terrain de faciliter leurs saisies et de se concentrer sur leur cœur de métier.
6. Permet des signatures électroniques certifiées notamment en cas de litiges.
7. Automatise les rapports avec des e-mails personnalisés.
8. Transmet instantanément les données aux parties prenantes et améliore la collaboration.
9. Envoi de rapports personnalisés et automatisés.
10. Permet un archivage sécurisé pour retrouver facilement et rapidement toutes les données.

Rapport d’audit sur application mobile

4. Comment optimiser la digitalisation de ses audits ?

Guide pratique pour rédiger un rapport d’audit et digitaliser le formulaire étape par étape :

1. Transformer un audit existant (format papier ou autre) au format digital et mobile Kizeo Forms à l’aide des tutoriels en ligne, de l’équipe support et des webinaires.
2. Simplifier au maximum le formulaire pour gagner du temps lors de la saisie terrain et le rendre digeste aux équipes mobiles.
3. Réaliser des tests sur le formulaire avec un petit comité d’utilisateurs terrain pour l’améliorer, le faire évoluer et l’officialiser.
4. Déployer progressivement le formulaire auprès de toutes les équipes terrains. Effectuer des feedbacks pour continuer à faire vivre le formulaire et l’optimiser.

Témoignage de la success story de l’entreprise Le Coq Noir :

Le Coq Noir, une entreprise ayant embrassé Kizeo Forms pour ses audits, témoigne des améliorations significatives apportées à son processus d’audit. Grâce à la digitalisation, l’entreprise a pu réaliser des audits plus précis, plus rapides, et mieux documentés. Cela a eu un impact direct sur sa capacité à mener à bien ses missions d’expertise. Retrouvez ici l’intégralité du témoignage.

Pour conclure

La transition vers la digitalisation et l’automatisation des rapports d’audit est une étape vers une plus grande efficacité opérationnelle. C’est aussi un moyen de renforcer l’expertise et la qualité des analyses. Kizeo Forms se positionne comme un partenaire idéal pour accompagner les entreprises de tous secteurs dans cette transformation. Avec ses fonctionnalités avancées et sa facilité d’utilisation, Kizeo Forms est la solution par excellence pour moderniser la gestion de tout type d’audit.

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