Claves para una auditoría interna exitosa

La auditoría interna permite a las empresas identificar puntos de mejora. Encontrar maneras de adelantarse frente a posibles problemas y asegurar el cumplimiento de las normativas del sector. Si bien cada empresa y cada sector de actividad tiene unas necesidades concretas a la hora de realizar cualquier tipo de auditoría, hacer estas revisiones internas son un compromiso con la mejora continua y puede ser implementado en diversos procesos y departamentos dentro de tu empresa.

¿Qué es una auditoría interna?

Una auditoría interna examina los procedimientos y operaciones dentro de una organización para identificar áreas de mejora. Es una actividad que necesita una metodología específica, en la que se combina teoría y práctica. La ventaja de este enfoque concreto y claro es que permite arrojar luz y oportunidades de mejora de los procesos organizacionales. Además, al ser controles independientes, su alcance no está sesgado por el día a día de los procesos y consigue una perspectiva más amplia de qué debe optimizarse y por qué.  

¿Quién lleva a cabo una auditoría interna?

Las empresas pueden asignar al propio personal o pueden contratar un servicio de auditoría que venga a analizar sus procesos. Los auditores internos monitorean los riesgos y revisan el cumplimiento de políticas y procedimientos. Proporcionan recomendaciones que buscan no solo corregir irregularidades sino también mejorar la eficiencia operativa y la gestión de riesgos.

¿Cuál es la diferencia entre una auditoría interna y una externa?

Las auditorías internas y externas tienen objetivos y metodologías diferentes pero complementarias. Las auditorías internas se enfocan en mejorar los procesos y la eficiencia operativa, siendo realizadas por personal interno o contratado, y su frecuencia es continua o periódica. En cambio, las auditorías externas, realizadas por auditores independientes, se centran en evaluar la precisión de los estados financieros y el cumplimiento regulatorio, generalmente una vez al año. Los informes internos buscan optimizar operaciones, mientras que los externos aseguran la transparencia para inversores y reguladores.

¿Cómo hacer una auditoría interna de calidad?

La ejecución de auditorías internas destinadas al control de calidad desempeña un papel fundamental en la garantía de estándares óptimos en los procesos y productos de una empresa. Estos son algunos pasos clave para llevar a cabo una auditoría interna efectiva enfocada en el control de calidad:

Define objetivos y alcance de la auditoría

Antes de hacer la auditoría como tal, empieza por la planificación estableciendo claramente los objetivos y el alcance de la auditoría de calidad. Es esencial identificar las áreas específicas a evaluar, los estándares de calidad a verificar y los criterios de medición pertinentes.

Selecciona al equipo y programa de auditoría

Contar con auditores internos que conozcan a fondo el negocio, los procesos y los objetivos del mismo es esencial. Además, especifica los tiempos de la auditoría y prepara toda la documentación relevante, como procedimientos, especificaciones y registros de calidad que el equipo auditor necesitará.

Lleva a cabo la auditoría

Ahora sí, ¡manos a la obra! El equipo auditor debe hacer la revisión y evaluación minuciosa de los procesos, sistemas y controles de calidad establecidos. En esta fase usará metodologías que incluyen formularios de control, checklists, entrevistas, entre otros, para verificar la conformidad con estándares predefinidos e identificar posibles desviaciones o áreas de mejora. Integrar la tecnología en esta metodología será una gran ventaja a la hora de hacer análisis de datos y agilizar los informes finales de la auditoría.

Identifica no conformidades y acciones correctivas

En caso de detectar no conformidades o desviaciones respecto a los estándares de calidad, los auditores deben documentar adecuadamente y establecer acciones correctivas. Estas acciones buscan abordar las deficiencias identificadas y prevenir su recurrencia.

Realiza los reportes y establece el seguimiento

Elaborar un informe detallado de la auditoría es crucial. Este documento debe incluir hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Además, se debe detallar cómo será el seguimiento post-auditoría para verificar la implementación efectiva de acciones correctivas identificadas.

La auditoria interna ISO 9001

A diferencia de una auditoría interna de calidad, las auditorías internas de ISO 9001 están basadas en la normativa internacional ISO y tienen como objetivo evaluar la eficiencia del Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Las características que diferencian la auditoría interna de la norma ISO 9001 de una auditoría interna de calidad radican principalmente en su enfoque y alcance.

Simplifica el registro de auditorías internas con una app

Incorporar diversas tecnologías en las auditorías permite agilizar la recolección, análisis y presentación de datos, aumentando la precisión y profundidad de las evaluaciones de auditoría. Una herramienta como Kizeo Forms te permite crear y personalizar formularios digitales inteligentes que se adaptan a los requerimientos específicos de la auditoría interna. Gracias a nuestro software en la nube, que cuenta con plataforma web y app móvil, puedes simplificar los registros y contribuir a lograr auditorías exitosas. La app de Kizeo Forms proporciona a los auditores checklists, campos para fotos, comentarios, audios y más para centralizar en un único formato ¿Cómo funciona?