01Sep, 2016
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Exporter ses données : le format Excel liste

L’ Excel liste est, comme son nom l’indique, un fichier Excel dans lequel vous retrouvez l’ensemble de vos données saisies pour une période définie. Les données se « compilent » dans un même fichier, en liste.

Par exemple, vous êtes une agence qui réalise des sondages pour vos clients. Afin de faciliter le tri de vos données, vous souhaiteriez pouvoir extraire vos saisies en un seul et même fichier Excel. Ceci est possible avec un Excel liste !

Récupérer vos données dans un Excel Liste

Extraire vos données via la page Exporter

menu-exporter-kizeo-forms

Une page avec l’ensemble de vos formulaires apparaît.

la page exporter kizeo forms

  • Recherchez le formulaire possédant les données que vous souhaitez exporter.
  • Sélectionnez la période désirée pour votre Excel liste.
  • Si vous souhaitez inclure les transferts en attente (due à un transfert entre utilisateur ou à un Push), cochez la case Inclure transferts en attente. Ils apparaîtront en grisé dans votre Excel liste.
  • Cliquez ensuite sur Excel liste.

exporter vos formulaires sous un excel liste

Vous avez récupéré vos données désirées. Dans notre exemple ci-dessous, nous avons coché la case Inclure transferts en attente.

présentation de l'excel liste

Extraire vos données via l’Historique (à privilégier)

  • Rendez-vous sur www.kizeoforms.com.
  • Dans l’onglet Données sélectionnez Historique puis le formulaire souhaité.
  • Une page avec l’ensemble de vos saisies apparaît.
  • Sélectionnez les données que vous souhaitez voir apparaître dans votre Excel liste ou dans votre Excel liste personnalisé en cliquant sur ces dernières.

excel liste depuis l'historique du back office

  • Cliquez ensuite sur Sélection puis Excel liste ou Excel liste personnalisé.

Nouveau : L’Excel liste et l’Excel liste personnalisé peuvent être exportés avec de « Grandes images « . C’est une taille plus grande que les miniatures, standard, permettant de travailler directement les photos en bonne qualité.

exports-listes-grandes-images

Personnaliser l’Excel liste depuis l’onglet Export.

Depuis les options de votre formulaire, onglet Export -> Excel liste, vous pouvez organiser l’affichage de votre Excel liste, rajouter de nouvelles colonnes et réaliser un Excel liste personnalisé.

Organiser l’affichage :

Organiser l’affichage de l'excel liste

 

  • « Ici vous pouvez choisir le type de fichier Excel que vous souhaitez exporter » : vous choisissez le type de fichier Excel que vous souhaitez exporter :
    – Le format xls est l’ancien format de fichier Excel utilisé depuis 1997 jusqu’à 2003.
    – Le format xlsx est le nouveau format depuis la version de 2007 (conseillé).
  • Afficher l’historique de chaque donnée dans votre fichier Excel : votre fichier Excel liste comportera une colonne supplémentaire « Historique » décrivant précisément l’historique de la donnée ; donnée enregistrée, transférée, modifiée, par quel utilisateur et à quelle date.

Afficher l’historique de chaque donnée dans votre fichier Excel

  • Afficher un identifiant unique : votre fichier Excel liste comportera une colonne supplémentaire « Identifiant unique ». C’est l’identifiant unique de la donnée chez Kizeo.

Afficher un identifiant unique

  • Afficher le numéro d’enregistrement : votre fichier Excel liste comportera une colonne supplémentaire « Numéro d’enregistrement ». Le numéro d’enregistrement est une numérotation propre à votre formulaire. Vous pouvez configurer son numéro de départ dans l’onglet Général.

Afficher le numéro d’enregistrement

  • Afficher les champs invisibles : vous permet d’afficher les données cachées.
  • Vous pouvez décider du comportement des cellules vides en sélectionnant : fusionner, dupliquer ou laisser vide dans la liste déroulante correspondante.

excel-reglages-cellules-vides

  • Vous pouvez également définir le comportement des listes et choix multiples en sélectionnant soit « Réunir en une seule colonne » ou « Séparer en plusieurs colonnes ».

excel-reglages-comportement-listes

Organiser l’affichage

Vous devez simplement faire glisser de gauche à droite les champs à faire apparaître sur votre export. Vous pouvez de plus, afficher l’entête des colonnes en cochant la case dédiée. Vous obtenez ainsi un Excel liste personnalisé.

Vous devez simplement faire glisser de gauche à droite les champs à faire apparaître sur votre export

  • Cliquez sur fermer et n’oubliez pas d’enregistrer !

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Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 8 commentaires

  • Idriss

    13 Juil, 2017

    Bonjour,
    J’ai une question urgente SVP, je suis en train développer un formulaire pour les techniciens, et je veux qu’à la fin, le fichier( un seul ) excel contient plusieurs FEUILLES ( spécifiques ), comment le faire????

    • Sarah Marivaux

      13 Juil, 2017

      Bonjour,
      L’Excel liste ne permet pas de créer plusieurs feuilles.
      Vous pouvez en revanche réaliser cela avec l’excel personnalisé. Il comportera cependant la saisie d’une seule donnée.

      Cordialement,

  • Dillerin

    30 Juin, 2017

    Bonjour,
    Est-il possible que mon Excel liste se mette à jour à chaque saisie (incremente les données par ligne afin d’avoir un historique, car actuellement, dès que je refais une saisie avec un formulaire, il y a création d’un nouvel Excel liste.
    Par avance merci

    • Jean-Didier Baculard

      30 Juin, 2017

      Bonjour

      Votre excel liste sera à jour si vous choisissez manuellement plusieurs enregistrements. Pour avoir un historique automatique (et je suppose que vous parlez de l’option email), nous n’avons pas d’option pour l’instant.

      Dans notre road map, il est prévu qu’on est un excel liste avancé qui affiche justement l’historique incrémenté mais je n’ai pas de date à vous communiquer.

      Cordialement

  • Agnès BEAUFOR

    03 Nov, 2016

    Bonjour,
    Est ‘il possible de fusionner dans un Excel liste les données de plusieurs formulaires ?

    • Amanda Colombeau

      03 Nov, 2016

      Bonjour Madame Beaufor,
      Le format Excel Liste ne reprend que les données d’un même formulaire.
      Bonne fin de journée.

  • LABOUCARIE Cyprien

    28 Oct, 2016

    Bonjour,
    Actuellement j’ai créer un formulaire , je voudrais lorsque j’effectue un excel list de mon historique , comment faire pour que mes codes barres soir aligné l’un en dessous de l’autre , et non l’un à côté de l’autre?

    Merci

    • Amanda Colombeau

      28 Oct, 2016

      Bonjour Monsieur LABOUCARIE,

      Pour que les codes-barres soient les uns en dessous des autres lorsque vous exportez vos données au format Excel liste, vous devez mettre votre champ code-barres dans un tableau.

      Restant à votre disposition.
      Bonne journée.

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